К сожалению, указанные вопросы довольно часто возникают перед сотрудниками кадровой службы.
Хотя в КЗоТ о смерти - ни слова, на самом деле, все ответы найдем именно там. А еще в некоторых документах из смежных сфер.
Трудовое законодательство Украины предусматривает лишь два варианта разрыва отношений между предприятием и работником, а именно:
- увольнение с работы;
- прекращения трудового договора.
На первый взгляд, это одно и тоже. Но на самом деле эти понятия не являются тождественными.
Трудовой договор отражает текущее состояние отношений между работником и предприятием, он может быть изменен, продолжен или прекращен.
Кадровый приказ касается личного трудового состояния сотрудника. Поэтому смерть работника является именно основанием прекращения трудового договора с ним, а не увольнения.
Итак, какие шаги должен осуществить отдел кадров в случае смерти работника, если речь не идет о несчастном случае на производстве?
Приказ о прекращении трудового договора с умершим
Первое, что должен сделать кадровик в случае смерти работника, - это подготовить приказ о прекращении трудового договора с умершим сотрудником.
Сделать это можно как по типовой форме (хорошо известна кадровикам форма № П-4, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 № 489), так и по так называемой произвольной или отличной от типовой формой. Последнюю делаем по установкам Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов, которые утвердил Минюст в 2015 году.
Образец приказа об увольнении в связи со смертью
Но прежде необходимо получить от родственников или близких умершего свидетельство о смерти, выданное органом ЗАГСа. Только оно является основанием для приказа о прекращении трудового договора.
Ни больничный лист покойника, ни даже врачебное свидетельство о смерти (форма №106/у) не могут служить основанием для документирования управленческого действия в нашем случае.
Копия свидетельства о смерти должна быть заверена печатью организации или отдела кадров и отметкой о заверении копии, которая должна содержать фразу: «Согласно оригиналу», название должности лица, заверяющего копию, и его личная подпись, расшифровка подписи, то есть инициалы и фамилия, дату заверения копии.
При создании проекта приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника, есть несколько деталей, которые стоит учесть.
Дата приказа не может, да и не должна совпадать с датой, указанной в свидетельстве о смерти. Приказ о прекращении трудового договора составляется именно тогда, когда предприятие получило документальное подтверждение смерти - свидетельство о смерти. Но сама дата прекращения трудового договора должна совпадать с датой смерти, независимо от того, работал он в этот день, находился в отпуске или на больничном.
Даже если человек умер в выходной день, именно этот день является датой прекращения трудовых отношений.
Если у умершего остались неиспользованные дни отпуска - ежегодного или «отпуска на детей», в приказе, конечно, должна быть информация о количестве дней, которые следует компенсировать деньгами. Эти средства должны быть выплачены наследникам.
А вот если умерший успел использовать отпуск сполна и заранее - авансом, взыскать выплаченные отпускные не получится. Во-первых, не с кого, во-вторых, законом это запрещено.
Приказ подписывает первый руководитель. Как положено, регистрируем его в Журнале регистрации приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения.
Поставим по приказу отметки о дате регистрации документа и регистрационный номер.
Хотя долговременная практическая ценность этого приказа весьма сомнительна, но по законодательству сохранять такой документ нужно до 75 лет.
Приказ о прекращении трудового договора с умершим работником необходимо приобщить к делу с приказами по кадровым вопросам длительного срока хранения.
Копию приказа передаем в бухгалтерию. В графе «Куда направлены копии (выписки)» Журнала регистрации запишем дату передачи копии приказа. Чтобы следы не потерялись, получаем подпись ответственного работника бухгалтерии.
Корректировка табеля учета рабочего времени
В бухгалтерию должен попасть еще один важный документ - уточненный табель учета рабочего времени.
Возможно, работник долго болел, отсутствовал на рабочем месте или родственники не сразу сообщили и передали на предприятие свидетельство о смерти. То есть, у предприятия не было основания для прекращения трудового договора и регистрации прогулов. Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью работника является именно той основанием, на которую опираться при внесении уточнений в формы П-5.
Личное дело умершего работника
Если на работника велось личное дело, его следует завершить. Информацию о смерти, реквизиты приказа укажем в приложении к личному листку. Закроем итоговой записью во внутренним описанием личного дела.
Процедурно различий в случае смерти работника будет больше на уровне карточки П-2, чем при закрытии личного дела.
В графе «Дата и причина увольнения (основание)» личной карточки работника, ведется по типовой форме № П-2, утвержденной приказом Госкомстата, Минобороны от 25.12.2009 №495/656, отмечаем дату смерти, пишем «смерть работника», дату и номер выданного приказа.
В графе личной карточки «Работник кадровой службы» ответственный за кадровое делопроизводство отмечает свою должность, фамилию и инициалы, ставит личную подпись. Графа «Подпись работника» карточки П-2 останется пустой.
В личной карточке целесообразно проставить отметку о получении трудовой книжки, если ее передали наследникам умершего работника.
Личную карточку умершего работника необходимо разместить в отделении картотеки, где хранятся личные карточки работников, уволенных в текущем календарном году.
Оформление больничных листов умершего работника
Возможно, до наступления смерти работник долго болел и находился на больничном. В этом случае начисление денежной компенсации по временной потере трудоспособности происходит по тем же правилам, что и для других сотрудников. Заполненный больничный умершего также передается в бухгалтерию.
Кому выдавать трудовую книжку умершего
Ближайшим родственникам под расписку. Можно отправить по почте - по требованию родственников.
Почтовое отправление оформляется заказным письмом с описью вложения.
Так как в Инструкции о порядке ведения трудовых книжек нет четкого определения термина «ближайший родственник», сотрудники кадровой службы должны самостоятельно определить круг лиц, кому можно было бы передать трудовую книжку.
Ближайший круг человека - это его семья. По Семейному кодексу Украины, семью составляют лица, которые совместно проживают, связаны общим бытом, имеют взаимные права и обязанности. Причем супруги считаются семьей и тогда, когда жена и муж в связи с обучением, работой, лечением, необходимостью ухода за родителями, детьми и по другим уважительным причинам не проживают совместно, а ребенок принадлежит к семье своих родителей и тогда , когда совместно с ними не проживает. Семья создается на основании брака, кровного родства, усыновления, а также на других основаниях, не запрещенных законом и не противоречащих моральным устоям общества.
То есть работодатель вправе передать трудовую книжку умершего работника членам его семьи (по предоставленным документам), его близким - жене (или мужу) и родственным - детям, родителям, братьям, сестрам, внукам.
Трудовая книжка передается вдове сотрудника, если у них нет детей, или они уже взрослые и живут отдельно. Если же у умершего остались несовершеннолетние дети, или дети до 23 лет, которые учатся на дневном отделении в школе, ПТУ, вузы, трудовую отдаем именно им. Без этого нельзя будет оформить пенсию по потере кормильца.
Это касается и детей от предыдущего брака.
По желанию детей или их законных представителей, трудовая книжка может вообще не выдаваться на руки. В этом случае ответственный работник предприятия сразу передает ее в отделение Пенсионного фонда Украины по месту регистрации организации.
Независимо от того, кому передали трудовую книжку, сотрудник кадровой службы должен получить подтверждение ее передачи.
Если трудовая попала в орган ПФУ, его представитель выдает уполномоченному лицу расписку установленного образца с перечнем полученных документов.
Если трудовая книжка выдана родственникам умершего, то оформляется заявление на выдачу трудовой книжки, к которой добавляют доказательные документы родства с умершим: паспорт, свидетельство о браке или рождении, и тому подобное. Кроме заявления, необходимо оформить расписку о получении трудовой книжки, в которой указывается факт получения, фамилия, имя и отчество, паспортные данные получателя и место его регистрации.
Заявление, копии документов, расписку целесообразно хранить в отдельном конверте. Если трудовая книжка была отправлена по почте, то сохраняются описание и квитанция с пометкой о получении. Конверт прикрепляется к внутренней стороне последней страницы обложки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Факт передачи трудовой книжки умершего работника необходимо зарегистрировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В графе «Дата и основание выдачи работнику трудовой книжки при увольнении» указываем дату выдачи ТК или почтового отправления.
В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» можно, например, сделать отметку: «Расписка от 27.05.2020», или с отметкой: «Отправлено по почте на основании заявления», указать дату получения трудовой книжки по почте.
Выплата пособия на погребение
Последний долг умершему - это выплата причитающихся ему сумм и пособия на погребение его родственникам.
По Гражданскому кодексу Украины суммы заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, возмещений в связи с увечьем или иным повреждением здоровья, которые принадлежали умершему работнику, но не были им получены при жизни, передаются членам его семьи, а при их отсутствии входят в состав наследства.
То есть четко не определяется, кому именно надо передать указанные начисления. Советуем выдать суммы, которые принадлежали умершему работнику, но не были им получены при жизни, также кому-то из членов семьи, кто обратится в организацию первым.
Если у умершего рабочего не было семьи, то всю сумму получит наследник. Документ, подтверждающий право наследника, - это свидетельство о праве на наследство, выданное согласно Закону Украины «О нотариате» от 02.09.1993 № 3425-ХII.
Денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодных отпусков, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка - инвалида с детства подгруппы А и группы, также выплачивается наследникам.
До того, как пойти в мир иной, человек работал, а следовательно был застрахованным в системе обязательного социального страхования лицом. Пособие на погребение за счет средств Фонда социального страхования выплачивается семье умершего или лицу, которое его похоронило.
Документы, необходимые для получения пособия на погребение человека, который до этого работал, - это только свидетельство о смерти.
Протокол передается в бухгалтерию организации для начисления и выплаты пособия на погребение членам семьи умершего (или лицу, осуществившему погребение). Средства, потраченные на выплату пособия на погребение, предприятию потом возместит соцстрах.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
