На жаль, означені питання доволі часто стають перед співробітниками кадрової служби.
Хоча в КЗпП про смерть — ані слова, насправді, всі відповіді знайдемо саме там. А ще в деяких документах із суміжних сфер.
Трудове законодавство України передбачає лише два варіанти розриву відносин між підприємством та працівником, а саме:
- звільнення з роботи;
- припинення трудового договору.
На перший погляд, це одне і теж. Але насправді ці поняття не є тотожними.
Трудовий договір відображає поточний стан відносин між працівником та підприємством, він може бути зміненим, продовженим або припиненим.
Кадровий наказ стосується особистого трудового стану співробітника. Тому смерть працівника є саме підставою припинення трудового договору із ним, а не звільнення.
Отже, які кроки має здійснити відділ кадрів у разі смерті працівника, якщо не йдеться про нещасний випадок на виробництві?
Наказ про припинення трудового договору з померлим
Перше, що повинен зробити кадровик в разі смерті працівника, — це підготувати наказ про припинення трудового договору з померлим співробітником.
Зробити це можна як за типовою формою (добре відома кадровикам форма № П-4, що затверджена наказом Держстату від 05.12.2008 № 489), так і за так званою довільною, або відмінною від типової формою. Останню робимо за настановами Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, що їх затвердив Мін’юст у 2015 році.
Зразок наказу про звільнення у зв’язку зі смертю
Але насамперед необхідно отримати від родичів або близьких померлого свідоцтво про смерть, видане органом РАЦС. Лише воно є підставою для наказу про припинення трудового договору.
Ані лікарняний лист небіжчика, ані навіть лікарське свідоцтво про смерть (форма №106/о) не можуть слугувати підставою для документування управлінської дії у нашому випадку.
Копія свідоцтва про смерть повинна бути засвідчена печаткою організації або відділу кадрів та відміткою про засвідчення копії, яка повинна містити фразу: «Згідно з оригіналом», назву посади особи, яка завіряє копію, та її особистий підпис, розшифрування підпису, себто ініціали та прізвище, дату засвідчення копії.
При створенні проекту наказу про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника, дещо варто врахувати.
Дата наказу не може, та й не повинна збігатися із датою, зазначеної у свідоцтві про смерть. Наказ про припинення трудового договору складається саме тоді, коли підприємство отримало документальне підтвердження смерті — свідоцтво про смерть. Але сама дата припинення трудового договору має співпадати із датою смерті, незалежно від того, чи працював він цього дня, перебував у відпустці або на лікарняному.
Навіть якщо людина померла у вихідний день, саме цей день буде датою припинення трудових відносин.
Якщо в померлого залишилися невикористані дні відпустки — щорічної або «відпустки на дітей», в наказі, звісно, має бути інформація про кількість днів, що слід компенсувати грошима. Ці кошти мають бути виплачені спадкоємцям.
А ось якщо померлий встиг використати відпустку сповна і наперед — авансом, стягнути виплачені відпускні не вийде. По-перше, нема із кого, по-друге, законом це заборонено.
Наказ підписує перший керівник. Як належить, реєструємо його в Журналі реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.
Поставимо на наказу відмітки про дату реєстрації документа та реєстраційний індекс.
Хоча довготривала практична цінність цього наказу й вельми сумнівна, але за законодавством зберігати такий документ потрібно аж 75 років
Наказ про припинення трудового договору із померлим працівником необхідно долучити до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання.
Копію наказу передаємо в бухгалтерію. В графі «Куди направлено копії (витяги)» Журналу реєстрації запишемо дату передання копії наказу. Щоб сліди не загубились, отримуємо підпис відповідального працівника бухгалтерії.
Коригування табеля обліку робочого часу
До бухгалтерії повинен потрапити ще один важливий документ — уточнений табель обліку робочого часу.
Можливо, працівник довго хворів, був відсутній на робочому місці або родичі не одразу повідомили та передали на підприємство свідоцтво про смерть. Тобто, у підприємства не було підстави для припинення трудового договору та реєстрації прогулів. Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника є саме тою підставою, на яку спиратимемося при внесенні уточнень до форми П-5.
Особова справа померлого працівника
Якщо на працівника велася особова справа, її слід завершити. Інформацію про смерть, реквізити наказу вкажемо у додатку до особового листка. Закриємо підсумковим записом внутрішній опис особової справи.
Процедурно відмінностей у разі смерті працівника буде більше на рівні картки П-2, аніж при закритті особової справи.
У графі «Дата і причина звільнення (підстава)» особової картки працівника, яка ведеться за типовою формою №П-2 , затвердженою наказом Держкомстату, Міноборони від 25.12.2009 №495/656, зазначаємо дату смерті, пишемо «смерть працівника», дату і номер виданого наказу.
У графі особової картки «Працівник кадрової служби» відповідальний за кадрове діловодство зазначає свою посаду, прізвище та ініціали, ставить особистий підпис. Графа «Підпис працівника» картки П-2 залишиться порожньою…
В особовій картці доцільно проставити відмітку про отримання трудової книжки, якщо її передали спадкоємцям померлого робітника.
Особову картку померлого працівника необхідно розмістити у відділенні картотеки, де зберігаються особові картки працівників, звільнених в поточному календарному році.
Оформлення листків непрацездатності померлого працівника
Можливо, до настання смерті працівник довго хворів і перебував на лікарняному. У цьому випадку нарахування грошової компенсації з тимчасової втрати працездатності відбувається за тими ж правилами, що і для інших співробітників. Заповнений лікарняний померлого також передається до бухгалтерії.
Кому видавати трудову книжку померлого
Найближчим родичам під розписку. Можна надіслати поштою — на вимогу родичів.
Поштове відправлення оформлюється рекомендованим листом з описом вкладення.
Так як в Інструкції про порядок ведення трудових книжок немає чіткого визначення терміну «найближчий родич», співробітники кадрової служби повинні самостійно окреслити коло осіб, кому можна було б передати трудову книжку.
Найближче коло людини — це його сім’я. За Сімейним кодексом України, сім’ю складають особи, які спільно проживають, пов’язані спільним побутом, мають взаємні права та обов’язки. Причому подружжя вважається сім’єю і тоді, коли дружина та чоловік у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин не проживають спільно, а дитина належить до сім’ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає. Сім’я створюється на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, а також на інших підставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать моральним засадам суспільства.
Тобто роботодавець має право передати трудову книжку померлого працівника членам його сім’ї (за наданими документами), його близьким — дружині (або чоловіку) та спорідненим — дітям, батькам, братам, сестрам, онукам.
Трудова книжка передається вдові співробітника, якщо у них немає дітей, або вони вже дорослі та мешкають окремо. Якщо ж у померлого залишилися неповнолітні діти, або діти до 23 років, які навчаються на денному відділенні в школі, ПТУ, виші, трудову віддаємо саме їм. Без цього не можна буде оформити пенсію по втраті годувальника.
Це стосується і дітей від попереднього шлюбу.
За бажанням дітей або їх законних представників, трудова книжка може взагалі не видаватися на руки. У цьому випадку відповідальний працівник підприємства одразу передає її до відділення Пенсійного фонду України за місцем реєстрації організації.
Незалежно від того, кому передали трудову книжку, співробітник кадрової служби повинен отримати підтвердження її передачі.
Якщо трудова потрапила до органу ПФУ, його представник видає уповноваженій особі розписку встановленого зразка з переліком отриманих документів.
Якщо трудова книжка видана родичам померлого, то оформлюється заява на видачу трудової книжки, до якої додають доказові документи спорідненості з померлим: паспорт, свідоцтво про шлюб або народження, тощо. Крім заяви, необхідно оформити розписку про отримання трудової книжки, в якій вказується факт отримання, прізвище, ім’я та по батькові, паспортні дані одержувача і місце його реєстрації.
Заяву, копії документів, розписку доцільно зберігати в окремому конверті. Якщо трудова книжка була відправлена поштою, то зберігаються опис та квитанція з поміткою про отримання. Конверт прикріплюється до внутрішнього боку останньої сторінки обкладинки Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Факт передачі трудової книжки померлого працівника необхідно зареєструвати у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
У графі «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні» зазначаємо дату видачі ТК або поштового відправлення.
У графі «Розписка працівника в отриманні трудової книжки» можна, наприклад, зробити відмітку: «Розписка від 27.08.2016»., або з відміткою: «Відправлено поштою на підставі заяви», зазначити дату отримання трудової книжки поштою.
Виплата допомоги на поховання
Остання шана померлому — це виплата належних йому сум та допомоги на поховання його родичам.
За Цивільним кодексом України суми заробітної плати, допомог у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відшкодувань у зв’язку з каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я, які належали померлому працівникові, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім’ї, а за їх відсутності входять до складу спадщини.
Тобто чітко не визначається, кому саме треба передати зазначені нарахування. Радимо видати суми, які належали померлому працівнику, але не були ним одержані за життя, тому з членів сім’ї, хто звернеться до організації першим.
Якщо у померлого робітника не було сім’ї, то всю суму отримає спадкоємець. Документ, що підтверджує право спадкоємця, — це свідоцтво про право на спадщину, видане відповідно до Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 № 3425-ХІІ.
Грошова компенсація за всі невикористані дні щорічних відпусток, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — інваліда з дитинства підгрупи А І групи, також виплачується спадкоємцям.
До того, як піти у засвіти, людина працювала, а отже була застрахованою у системі обов’язкового соціального страхування особою. Допомога на поховання за рахунок коштів Фонду соціального страхування виплачується сім’ї померлого або особі, яка його поховала.
Документи, які потрібні для отримання допомоги на поховання людини, яка до цього працювала, — це тільки свідоцтво про смерть.
Протокол передається до бухгалтерії організації для нарахування та виплати допомоги на поховання членам сім’ї померлого (або особі, яка здійснила поховання). Кошти, витрачені на виплату допомоги на поховання, підприємству потім відшкодує соцстрах.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
