Гарантійний лист складають, щоб підтвердити фінансово-розрахункові зобов’язання або певні угоди, умови.
Призначення гарантійного листа
Гарантійні листи використовують для:
- підтвердження оплати;
- гарантування, що своєчасно та якісно виконають роботи;
- гарантування надання послуг;
- гарантування постачання товарів.
Що вказувати в гарантійному листі
Гарантійний лист має бути точним, лаконічним, чітким та однозначним у формулюваннях.
Розпочніть текст гарантійного листа з викладення наданих адресату гарантій.
Також гарантійний лист може містити прохання:
- виконати роботи,
- постачати обладнання або товар,
- надати послуги тощо.
У такому разі юридично важлива формула
Усталені формулювання у ключовій фразі гарантійного листа
Загалом вимоги щодо оформлення гарантійного листа не відрізняються від загальних вимог до службових листів, хоча й мають певні особливості.
Гарантійний лист оформлюють на бланку для листів, форму якого затверджує локальний нормативний акт підприємства — Інструкція з діловодства.
Реквізити гарантійного листа
Гарантійний лист має містити наступні реквізити:
| 1 | назва підприємства вищого рівня — за її наявності |
| 2 | назва підприємства-автора документа |
| 3 | довідкові дані про підприємство, які містять поштову адресу, номери телефонів, факсів, адресу електронної пошти, код за ЄДРПОУ, номери рахунків (ІВ) у банку (не обов’язково) |
| 4 | дата і реєстраційний індекс документа |
| 5 | посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, — якщо такий документ є |
| 6 | адресат |
| 7 | заголовок до тексту документа |
| 8 | текст документа |
| 9 | підпис |
| 10 | відбиток печатки — за наявності |
| 11 | власне ім’я та прізвище виконавця та номер його телефона |
Зразок гарантійного листа щодо виконання робіт
Зразок гарантійного листа щодо постачання продукції
