Гарантийное письмо составляют, чтобы подтвердить финансово-расчетные обязательства или определенные соглашения, условия.
Назначение гарантийного письма
Гарантийные письма используют для:
- подтверждение оплаты;
- гарантии своевременного и качественного выполнения работы;
- гарантии предоставления услуг;
- гарантии поставки товаров.
Что указывать в гарантийном письме
Гарантийное письмо должно быть точным, лаконичным, четким и однозначным в формулировках.
Начните текст гарантийного письма с изложения предоставленных адресату гарантий.
Также гарантийное письмо может содержать просьбу:
- выполнить работы,
- поставить оборудование или товар,
- предоставить услуги и тому подобное.
В таком случае юридически важна формула
Устоявшиеся формулировки в ключевой фразе гарантийного письма
В общем требования по оформлению гарантийного письма не отличаются от общих требований к служебных писем, хотя и имеют некоторые особенности.
Гарантийное письмо оформляется на бланке для писем, форму которого утверждает локальный нормативный акт предприятия - Инструкция по делопроизводству.
Реквизиты гарантийного письма
Гарантийное письмо должно содержать следующие реквизиты:
| 1 | название предприятия высшего уровня - при его наличии |
| 2 | наименование предприятия-автора документа |
| 3 | справочные данные о предприятии, содержащие почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, код ЕГРПОУ, номера счетов (IB) в банке (не обязательно) |
| 4 | дата и регистрационный номер документа |
| 5 | ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дают ответ, - если такой документ |
| 6 | адресат |
| 7 | заголовок к тексту документа |
| 8 | текст документа |
| 9 | подпись |
| 10 | оттиск печати - при наличии |
| 11 | собственное имя и фамилия исполнителя и номер его телефона |
Образец гарантийного письма по выполнению работ
Образец гарантийного письма по поставкам продукции
