Должностная инструкция секретаря руководителя

RU UA
Должностная инструкция наряду с трудовым договором является основным нормативным документом, регулирующим трудовую деятельность секретаря.

Основанием для составления должностной инструкции секретаря руководителя (как и остальных должностных инструкций) является положение (устав) организации. В отдельном пункте этого учредительного документа должно быть предусмотрено следующее требование:

...Должностные лица осуществляют трудовую деятельность в организации на основе должностных инструкций.

При составлении должностной инструкции секретаря руководителя, кроме СКХП, пользуются методическими пособиями и справочниками в сфере делопроизводства и административного управления.

Секретарь должен выполнять задания, предусмотренные должностной инструкцией.

10 фраз, нельзя говорить боссу

Существует определенный порядок подготовки, утверждения и обработки должностных инструкций, например:

В организации есть должностная инструкция работника

В организации нет должностной инструкции работника

Инструкцию регулярно актуализируют: вносятся изменения и дополнения в зависимости от круга обязанностей, выполняемых секретарем.
Изменения и дополнения вносятся в должностную инструкцию на основании распорядительного документа руководителя

Обычно проект инструкции составляет секретарь. Поэтому, его подписывает руководитель структурного подразделения (если секретарь руководителя по штатному расписанию числится в службе делопроизводства или другом структурном подразделении), согласовывает юрист и утверждает руководитель организации

Типовое содержание разделов должностной инструкции:

  • «Общие положения»;
  • «Характеристика работ»;
  • «Права»;
  • «Ответственность»;
  • «Должен знать»;
  • «Квалификационные требования»;
  • «Взаимоотношения (связи) по должности».

Рассмотрим информационную составляющую каждого раздела должностной инструкции секретаря.

Должностная инструкция секретаря руководителя
(скачать)

Посадова інструкція секретаря керівника

Раздел «Общие положения»

Раздел «Общие положения» содержит типовую информацию о должности, порядок назначения на должность и увольнения с нее, непосредственную подчиненность, порядок замещения секретаря, других работников службы делопроизводства (канцелярии, секретариата и т.д.) в течение срока их временного отсутствия (отпуск, болезнь, другие уважительные причины).

Посадова інструкція секретаря керівника Читайте также: Секретарь — председатель комиссии по социальному страхованию: зона ответственности

Раздел «Должностные обязанности»

Один из важнейших разделов должностной инструкции секретаря — «Должностные обязанности», ведь именно в нем определяют круг деятельности секретаря — перечень выполняемых им работ и функций.

Каждый вид работ в должностной инструкции секретаря следует указывать с учетом их организационно-юридической признаки, например: «осуществляет», «организует», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает», «контролирует», «участвует» и др.

Если должностные обязанности секретаря руководителя, изложенные в СКХП, условно разделить на 16 пунктов, то становится очевидным, что 13 из них полностью или частично посвящены работе с документами.

Должностная инструкция секретаря не должна представлять собой кальку соответствующей части СКХП. В справочнике обязанности секретаря изложены обобщенно. В должностной инструкции они нуждаются в конкретизации в зависимости от специфики деятельности организации, ее структуры, функций секретаря и требований к этому работника на конкретном месте работы.

В таблице ниже приведен обзор обязанностей секретаря руководителя, предусмотренных СКХП, а также даны рекомендации по их формулировке и уточнению в должностной инструкции. Особый акцент сделан на «делопроизводственных» обязанностях.

Подарочный доступ к журналу «Справочник секретаря и офис менеджера»

Общий перечень должностных обязанностей секретаря руководителя

№ п/п

Формулировка задачи (обязанностей) секретаря в СКХП

Анализ и комментарии

1

Осуществляет организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации

Этот пункт содержит общую формулировку основных задач секретаря. В других пунктах эти задачи конкретизируют

2

Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителю, передает ее, согласно принятому решению, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов

Эти функции секретарь осуществляет при отсутствии службы делопроизводства. Ключевой является фраза по передаче корреспонденции «согласно принятому решению, в структурные подразделения или конкретным исполнителям». Соответствующие действия секретаря нуждаются в уточнении в должностной инструкции. Секретарь сначала классифицирует документы:

  • важнейшие документы передает на рассмотрение руководителю или его заместителям в соответствии с распределением функциональных обязанностей в организации;
  • документы, которые адресованы руководителям подразделений или выполнение которых относится к компетенции подразделений — в структурные подразделения.

После рассмотрения документов руководством организации секретарь передает их на выполнение конкретным исполнителям, указанным в резолюциях

3

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений

Понятие «ведение делопроизводства» в данном контексте имеет слишком общий характер. Если в организации отсутствует служба делопроизводства, секретарь осуществляет:

  • регистрацию документов;
  • ведение информационно-разъяснительной работы по документам;
  • подготовку документов к отправке;
  • контроль за сроками исполнения документов;
  • обеспечение хранения дел и оперативное использование документной информации;
  • разработка номенклатуры дел и тому подобное.

Эти и другие делопроизводственные функции фиксируют в должностной инструкции секретаря. Важно учитывать, что правильным является терминологический оборот «организация делопроизводства»

4

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителем организации

Пункт требует уточнения в должностной инструкции секретаря — в частности, указания групп документов, которые принимает секретарь

5

Готовит документы и материалы, необходимые руководителю для работы

Как правило, проекты документов и материалы для руководителя готовят структурные подразделения. Непосредственно секретарь обычно составляет для руководителя справочно-информационные материалы

6

Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование

Вызывает удивление фраза про редактирование секретарем руководителя документов. Это — обязанность исполнителей или руководителей структурных подразделений, где созданы документы. Секретарь может только выявить и, если возможно, исправить ошибки в оформлении реквизитов документов. Контроль за своевременным рассмотрением и предоставлением на подпись документов — также прерогатива исполнителей и руководителей структурных подразделений

7

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефакс, телекс и т.д.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи

Организация и проведение телефонных переговоров, планирование и регистрация телефонных звонков — важные задачи секретаря, выполнение которых требует навыков общения и подробного знания телефонного этикета. В этой сфере с делопроизводственной работой связаны только прием и передача телефонограмм. Если в организации есть служба делопроизводства, то прием и передача телефонограмм может вменяться в обязанности этой службы

8

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем

Действительно, в отдельных случаях секретарь составляет инициативные письма и ответы на входящие письма по поручению руководителя. Однако написание писем — прежде всего задача исполнителей. Ведь даже при наличии опыта работы квалификации секретаря обычно недостаточно для выполнения этой обязанности. Немало писем касаются узкопрофильной деятельности подразделений, и именно их работники способны составить компетентные ответы или инициативные письма

9

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения мероприятия, повестка дня, ведение их регистрации), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний

Организация и сопровождение деловых мероприятий — важная часть работы секретаря, а ведение и оформление протоколов — одна из обязательных секретарских делопроизводственных функций, которую необходимо предусмотреть в должностной инструкции секретаря

10

Осуществляет контроль за выполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых под контроль

Контроль за выполнением распорядительных документов (приказов, распоряжений), а также устных указаний и поручений руководителя можно отнести к функциям секретаря в небольшой организации, где отсутствует служба делопроизводства. В крупных организациях для выполнения этой работы целесообразно создать специальную службу или назначить ответственных лиц, в том числе в составе службы делопроизводства

11

Ведет регистрационно-контрольную картотеку

Если в организации есть служба делопроизводства, то секретарь эту функцию не выполняет

12

Если в организации есть служба делопроизводства, то секретарь эту функцию не выполняет

Организация рабочего места руководителя не предусматривает никаких делопроизводственных операций и относится к чисто секретарским обязательным функциям

13

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных

Печать текущих материалов относят к функциям секретаря при отсутствии в организации машинописного бюро или компьютерного центра. Следует учитывать, что эта работа поглощает значительную часть рабочего времени

14

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений

Организация приема граждан (запись по телефону, ведение учетных карточек или журналов, представление посетителей руководителю) — одна из ключевых обязанностей секретаря, которая требует значительных затрат рабочего времени

15

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки передает в архив

Составление номенклатуры дел, формирование дел, обеспечение сохранности дел и передача их в архив возлагается на секретаря при отсутствии в организации службы делопроизводства и архива. Для выполнения этих работ секретарь должен знать нормативно-правовые акты в сфере архивного дела

16

Копирует документы на персональном ксероксе

Для ускорения работы с документами копирования документов может быть отнесено к функциям секретаря даже при наличии централизованной копировальной службы

Как показывает анализ, круг обязанностей секретаря зависит от наличия в организации службы делопроизводства и архива, поскольку эти службы освобождают секретаря от выполнения многих делопроизводственных операций и дают возможность сосредоточиться на непосредственных секретарских обязанностях.

В задачи секретаря, не связанных с делопроизводственными функциями, часто относят еще и такие:

  • подготовка командировок;
  • организация презентаций и специальных приемов;
  • стенографирование;
  • сбор материалов для докладов и выступлений руководителя;
  • сбор деловой информации и ее реферирование по поручению руководителя;
  • ведение плана-графика работы руководителя.

Во многих организациях должностная инструкция секретаря содержит пункт, расширяющий круг деятельности секретаря до неограниченных размеров:

...Секретарь выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Такой обязанности в СКХП за секретарем руководителя не закреплено. С одной стороны, включение этого пункта в перечень должностных обязанностей секретаря зачастую приводит к конфликтным ситуациям между секретарем и руководством организации. С другой — руководитель, безусловно, имеет право давать секретарю отдельные поручения, в т.ч. по работе с документами. Решить эту непростую ситуацию можно следующим образом:

  • секретарь выполняет разовые поручения руководителя, не предусмотренные должностной инструкцией;
  • если определенные поручения, в частности по работе с документами, приобретают постоянный характер, их относят к функциональным обязанностям секретаря и закрепляют за секретарем документально — путем внесения дополнений в должностной инструкции или издания распорядительного документа.

На усмотрение руководителя, выполнение дополнительных поручений может стимулироваться материально.

Раздел «Права»

В разделе «Права» определяют и перечисляют делегированные секретарю права, с помощью которых обеспечивается выполнение возложенных на него задач и обязанностей. В частности, секретарю руководителя могут быть предоставлены следующие права:

  • не воспринимать для передачи руководителю на подпись служебные документы, подготовленные с нарушением действующих стандартов;
  • отвечать на телефонные звонки, адресованные руководителю, в пределах своей компетенции и полномочий — с целью более эффективного использования рабочего времени руководителя;
  • знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности секретаря;
  • вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением обязанностей и задач, предусмотренных должностной инструкцией секретаря;
  • сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению — в пределах своей компетенции;
  • обращаться в структурные подразделения с запросами о предоставлении необходимых материалов, а также объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;
  • лично или по поручению руководства обращаться в структурные подразделения и к специалистам по запросам предоставить информацию или документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей руководителя.

Раздел «Ответственность»

Раздел «Ответственность» содержит показатели личной ответственности секретаря за выполнение работ в процессе деятельности.

Положения настоящего раздела могут быть изложены обобщенно. Например:

Секретарь несет ответственность:

  • за выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией — в пределах, определенных трудовым законодательством Украины;
  • за правонарушения в процессе деятельности — в пределах, определенных административным и гражданским законодательством Украины;
  • за причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Украины.

А могут конкретизироваться:

Секретарь несет ответственность:

  • за неправильное оформлению документов, представляемых руководству на подпись, их несоответствие установленным требованиям...

Раздел «Должен знать»

В разделе «Должен знать» подают перечень нормативно-правовых актов, стандартов и методических документов, которыми секретарь должен руководствоваться в работе, а также отмечают объем знаний, определенный в СКХП. В частности, секретарь должен знать:

  • структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
  • принципы организации делопроизводства;
  • методы обработки и оформления документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила эксплуатации вычислительной техники, приемно-переговорных устройств, технических средств обработки документов, устной и письменной документной информации;
  • стандарты системы организационно-распорядительной документации;
  • правила составления деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • основы административного права и законодательства о труде, а также дополнительные, по сравнению с квалификационной характеристикой, требования к знаниям, умениям, мастерству.

Как упростить делопроизводственные процессы?

Раздел «Квалификационные требования»

Квалификационные требования к секретарю отмечают согласно СКХП: «Полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве. Без предъявления требований к стажу работы».

Организация может выдвигать к секретарю руководителя другие квалификационные требования. Сегодня эти требования постоянно повышаются, и все чаще работодатели хотят иметь секретарей с гуманитарной высшим образованием по направлению «Документоведение и информационная деятельность».

Раздел «Взаимоотношения (связи) по должности»

В разделе «Взаимоотношения (связи) по должности» приводят перечень должностных лиц и подразделений, с которыми секретарь непосредственно контактирует в процессе работы и которым адресует запросы о предоставлении документов и информации.

Надеемся, наши рекомендации помогут вам составить актуальную версию должностной инструкции секретаря, приобрести навыки по созданию должностных инструкций, а также определить пути профессионального развития и роста.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, Юлія Видиборець. У програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам.  Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді