Основанием для составления должностной инструкции секретаря руководителя (как и остальных должностных инструкций) является положение (устав) организации. В отдельном пункте этого учредительного документа должно быть предусмотрено следующее требование:
...Должностные лица осуществляют трудовую деятельность в организации на основе должностных инструкций.
При составлении должностной инструкции секретаря руководителя, кроме СКХП, пользуются методическими пособиями и справочниками в сфере делопроизводства и административного управления.
Секретарь должен выполнять задания, предусмотренные должностной инструкцией.
Существует определенный порядок подготовки, утверждения и обработки должностных инструкций, например:
В организации есть должностная инструкция работника | В организации нет должностной инструкции работника |
Инструкцию регулярно актуализируют: вносятся изменения и дополнения в зависимости от круга обязанностей, выполняемых секретарем. Изменения и дополнения вносятся в должностную инструкцию на основании распорядительного документа руководителя | Обычно проект инструкции составляет секретарь. Поэтому, его подписывает руководитель структурного подразделения (если секретарь руководителя по штатному расписанию числится в службе делопроизводства или другом структурном подразделении), согласовывает юрист и утверждает руководитель организации |
Типовое содержание разделов должностной инструкции:
- «Общие положения»;
- «Характеристика работ»;
- «Права»;
- «Ответственность»;
- «Должен знать»;
- «Квалификационные требования»;
- «Взаимоотношения (связи) по должности».
Рассмотрим информационную составляющую каждого раздела должностной инструкции секретаря.
Должностная инструкция секретаря руководителя
(скачать)
Раздел «Общие положения»
Раздел «Общие положения» содержит типовую информацию о должности, порядок назначения на должность и увольнения с нее, непосредственную подчиненность, порядок замещения секретаря, других работников службы делопроизводства (канцелярии, секретариата и т.д.) в течение срока их временного отсутствия (отпуск, болезнь, другие уважительные причины).
Раздел «Должностные обязанности»
Один из важнейших разделов должностной инструкции секретаря — «Должностные обязанности», ведь именно в нем определяют круг деятельности секретаря — перечень выполняемых им работ и функций.
Каждый вид работ в должностной инструкции секретаря следует указывать с учетом их организационно-юридической признаки, например: «осуществляет», «организует», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает», «контролирует», «участвует» и др.
Если должностные обязанности секретаря руководителя, изложенные в СКХП, условно разделить на 16 пунктов, то становится очевидным, что 13 из них полностью или частично посвящены работе с документами.
Должностная инструкция секретаря не должна представлять собой кальку соответствующей части СКХП. В справочнике обязанности секретаря изложены обобщенно. В должностной инструкции они нуждаются в конкретизации в зависимости от специфики деятельности организации, ее структуры, функций секретаря и требований к этому работника на конкретном месте работы.
В таблице ниже приведен обзор обязанностей секретаря руководителя, предусмотренных СКХП, а также даны рекомендации по их формулировке и уточнению в должностной инструкции. Особый акцент сделан на «делопроизводственных» обязанностях.
Общий перечень должностных обязанностей секретаря руководителя
№ п/п | Формулировка задачи (обязанностей) секретаря в СКХП | Анализ и комментарии |
|---|---|---|
1 | Осуществляет организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации | Этот пункт содержит общую формулировку основных задач секретаря. В других пунктах эти задачи конкретизируют |
2 | Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителю, передает ее, согласно принятому решению, в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов | Эти функции секретарь осуществляет при отсутствии службы делопроизводства. Ключевой является фраза по передаче корреспонденции «согласно принятому решению, в структурные подразделения или конкретным исполнителям». Соответствующие действия секретаря нуждаются в уточнении в должностной инструкции. Секретарь сначала классифицирует документы:
После рассмотрения документов руководством организации секретарь передает их на выполнение конкретным исполнителям, указанным в резолюциях |
3 | Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации при подготовке и принятии решений | Понятие «ведение делопроизводства» в данном контексте имеет слишком общий характер. Если в организации отсутствует служба делопроизводства, секретарь осуществляет:
Эти и другие делопроизводственные функции фиксируют в должностной инструкции секретаря. Важно учитывать, что правильным является терминологический оборот «организация делопроизводства» |
4 | Принимает документы и личные заявления на подпись руководителем организации | Пункт требует уточнения в должностной инструкции секретаря — в частности, указания групп документов, которые принимает секретарь |
5 | Готовит документы и материалы, необходимые руководителю для работы | Как правило, проекты документов и материалы для руководителя готовят структурные подразделения. Непосредственно секретарь обычно составляет для руководителя справочно-информационные материалы |
6 | Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступающих на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование | Вызывает удивление фраза про редактирование секретарем руководителя документов. Это — обязанность исполнителей или руководителей структурных подразделений, где созданы документы. Секретарь может только выявить и, если возможно, исправить ошибки в оформлении реквизитов документов. Контроль за своевременным рассмотрением и предоставлением на подпись документов — также прерогатива исполнителей и руководителей структурных подразделений |
7 | Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефакс, телекс и т.д.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи | Организация и проведение телефонных переговоров, планирование и регистрация телефонных звонков — важные задачи секретаря, выполнение которых требует навыков общения и подробного знания телефонного этикета. В этой сфере с делопроизводственной работой связаны только прием и передача телефонограмм. Если в организации есть служба делопроизводства, то прием и передача телефонограмм может вменяться в обязанности этой службы |
8 | По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем | Действительно, в отдельных случаях секретарь составляет инициативные письма и ответы на входящие письма по поручению руководителя. Однако написание писем — прежде всего задача исполнителей. Ведь даже при наличии опыта работы квалификации секретаря обычно недостаточно для выполнения этой обязанности. Немало писем касаются узкопрофильной деятельности подразделений, и именно их работники способны составить компетентные ответы или инициативные письма |
9 | Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения мероприятия, повестка дня, ведение их регистрации), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний | Организация и сопровождение деловых мероприятий — важная часть работы секретаря, а ведение и оформление протоколов — одна из обязательных секретарских делопроизводственных функций, которую необходимо предусмотреть в должностной инструкции секретаря |
10 | Осуществляет контроль за выполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых под контроль | Контроль за выполнением распорядительных документов (приказов, распоряжений), а также устных указаний и поручений руководителя можно отнести к функциям секретаря в небольшой организации, где отсутствует служба делопроизводства. В крупных организациях для выполнения этой работы целесообразно создать специальную службу или назначить ответственных лиц, в том числе в составе службы делопроизводства |
11 | Ведет регистрационно-контрольную картотеку | Если в организации есть служба делопроизводства, то секретарь эту функцию не выполняет |
12 | Если в организации есть служба делопроизводства, то секретарь эту функцию не выполняет | Организация рабочего места руководителя не предусматривает никаких делопроизводственных операций и относится к чисто секретарским обязательным функциям |
13 | Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных | Печать текущих материалов относят к функциям секретаря при отсутствии в организации машинописного бюро или компьютерного центра. Следует учитывать, что эта работа поглощает значительную часть рабочего времени |
14 | Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений | Организация приема граждан (запись по телефону, ведение учетных карточек или журналов, представление посетителей руководителю) — одна из ключевых обязанностей секретаря, которая требует значительных затрат рабочего времени |
15 | Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки передает в архив | Составление номенклатуры дел, формирование дел, обеспечение сохранности дел и передача их в архив возлагается на секретаря при отсутствии в организации службы делопроизводства и архива. Для выполнения этих работ секретарь должен знать нормативно-правовые акты в сфере архивного дела |
16 | Копирует документы на персональном ксероксе | Для ускорения работы с документами копирования документов может быть отнесено к функциям секретаря даже при наличии централизованной копировальной службы |
Как показывает анализ, круг обязанностей секретаря зависит от наличия в организации службы делопроизводства и архива, поскольку эти службы освобождают секретаря от выполнения многих делопроизводственных операций и дают возможность сосредоточиться на непосредственных секретарских обязанностях.
В задачи секретаря, не связанных с делопроизводственными функциями, часто относят еще и такие:
- подготовка командировок;
- организация презентаций и специальных приемов;
- стенографирование;
- сбор материалов для докладов и выступлений руководителя;
- сбор деловой информации и ее реферирование по поручению руководителя;
- ведение плана-графика работы руководителя.
Во многих организациях должностная инструкция секретаря содержит пункт, расширяющий круг деятельности секретаря до неограниченных размеров:
...Секретарь выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
Такой обязанности в СКХП за секретарем руководителя не закреплено. С одной стороны, включение этого пункта в перечень должностных обязанностей секретаря зачастую приводит к конфликтным ситуациям между секретарем и руководством организации. С другой — руководитель, безусловно, имеет право давать секретарю отдельные поручения, в т.ч. по работе с документами. Решить эту непростую ситуацию можно следующим образом:
- секретарь выполняет разовые поручения руководителя, не предусмотренные должностной инструкцией;
- если определенные поручения, в частности по работе с документами, приобретают постоянный характер, их относят к функциональным обязанностям секретаря и закрепляют за секретарем документально — путем внесения дополнений в должностной инструкции или издания распорядительного документа.
На усмотрение руководителя, выполнение дополнительных поручений может стимулироваться материально.
Раздел «Права»
В разделе «Права» определяют и перечисляют делегированные секретарю права, с помощью которых обеспечивается выполнение возложенных на него задач и обязанностей. В частности, секретарю руководителя могут быть предоставлены следующие права:
- не воспринимать для передачи руководителю на подпись служебные документы, подготовленные с нарушением действующих стандартов;
- отвечать на телефонные звонки, адресованные руководителю, в пределах своей компетенции и полномочий — с целью более эффективного использования рабочего времени руководителя;
- знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности секретаря;
- вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением обязанностей и задач, предусмотренных должностной инструкцией секретаря;
- сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению — в пределах своей компетенции;
- обращаться в структурные подразделения с запросами о предоставлении необходимых материалов, а также объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;
- лично или по поручению руководства обращаться в структурные подразделения и к специалистам по запросам предоставить информацию или документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей руководителя.
Раздел «Ответственность»
Раздел «Ответственность» содержит показатели личной ответственности секретаря за выполнение работ в процессе деятельности.
Положения настоящего раздела могут быть изложены обобщенно. Например:
Секретарь несет ответственность:
- за выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией — в пределах, определенных трудовым законодательством Украины;
- за правонарушения в процессе деятельности — в пределах, определенных административным и гражданским законодательством Украины;
- за причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Украины.
А могут конкретизироваться:
Секретарь несет ответственность:
- за неправильное оформлению документов, представляемых руководству на подпись, их несоответствие установленным требованиям...
Раздел «Должен знать»
В разделе «Должен знать» подают перечень нормативно-правовых актов, стандартов и методических документов, которыми секретарь должен руководствоваться в работе, а также отмечают объем знаний, определенный в СКХП. В частности, секретарь должен знать:
- структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
- принципы организации делопроизводства;
- методы обработки и оформления документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила эксплуатации вычислительной техники, приемно-переговорных устройств, технических средств обработки документов, устной и письменной документной информации;
- стандарты системы организационно-распорядительной документации;
- правила составления деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- основы административного права и законодательства о труде, а также дополнительные, по сравнению с квалификационной характеристикой, требования к знаниям, умениям, мастерству.
Раздел «Квалификационные требования»
Квалификационные требования к секретарю отмечают согласно СКХП: «Полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве. Без предъявления требований к стажу работы».
Организация может выдвигать к секретарю руководителя другие квалификационные требования. Сегодня эти требования постоянно повышаются, и все чаще работодатели хотят иметь секретарей с гуманитарной высшим образованием по направлению «Документоведение и информационная деятельность».
<
Раздел «Взаимоотношения (связи) по должности»
В разделе «Взаимоотношения (связи) по должности» приводят перечень должностных лиц и подразделений, с которыми секретарь непосредственно контактирует в процессе работы и которым адресует запросы о предоставлении документов и информации.
Надеемся, наши рекомендации помогут вам составить актуальную версию должностной инструкции секретаря, приобрести навыки по созданию должностных инструкций, а также определить пути профессионального развития и роста.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
