Правовою підставою для складання посадової інструкції секретаря керівника (як і решти посадових інструкцій) є положення (статут) організації. В окремому пункті цього установчого документа має бути передбачено таку вимогу:
…Посадові особи здійснюють трудову діяльність в організації на основі посадових інструкцій.
Під час складання посадової інструкції секретаря керівника, крім ДКХП, послуговуються методичними посібниками й довідниками в сфері діловодства й адміністративного менеджменту.
Секретар має виконувати завдання, передбачені посадовою інструкцією.
10 фраз, що не можна говорити босу
Існує певний порядок підготовки, затвердження та опрацювання посадових інструкцій, наприклад:
В організації наявна | В організації відсутня |
Інструкцію регулярно актуалізують: вносять зміни й доповнення залежно від кола обов’язків, виконуваних секретарем. Зміни й доповнення вносять до посадової інструкції на підставі розпорядчого документа керівника | Зазвичай проект інструкції складає секретар. Відтак його підписує керівник структурного підрозділу (якщо секретар керівника за штатним розкладом значиться в службі діловодства або іншому структурному підрозділі), погоджує юрист і затверджує керівник організації |
Посадова інструкція секретаря директора
Типовий склад розділів посадової інструкції:
- «Загальні положення»;
- «Завдання та обов’язки»;
- «Права»;
- «Відповідальність»;
- «Повинен знати»;
- «Кваліфікаційні вимоги»;
- «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».
Розгляньмо інформаційну складову кожного розділу посадової інструкції секретаря.
Посадова інструкція секретаря керівника
Розділ «Загальні положення»
Розділ «Загальні положення» містить типову інформацію про посаду, порядок призначення на посаду та звільнення з неї, безпосередню підпорядкованість, порядок заміщення секретаря, інших працівників служби діловодства (канцелярії, секретаріату тощо) протягом строку їх тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини).
Розділ «Завдання та обов’язки»
Один із найважливіших розділів посадової інструкції секретаря — «Завдання та обов’язки», адже саме в ньому визначають коло діяльності секретаря — перелік виконуваних ним робіт і функцій.
Кожен вид робіт у посадовій інструкції секретаря слід зазначати з урахуванням їх організаційно-юридичної ознаки, наприклад: «здійснює», «організовує», «розглядає», «виконує», «забезпечує», «контролює», «бере участь» тощо
Якщо посадові обов’язки секретаря керівника, викладені у ДКХП, умовно розділити на 16 пунктів, з’ясуємо, що 13 із них повністю або частково присвячено роботі з документами.
Посадова інструкція секретаря не має являти собою кальку відповідної частини ДКХП. У довіднику обов’язки секретаря викладено узагальнено. У посадовій інструкції вони потребують конкретизації залежно від специфіки діяльності організації, її структури, функцій секретаря та вимог до цього працівника на конкретному місці роботи
У Таблиці наведено огляд обов’язків секретаря керівника, передбачених ДКХП, а також подано рекомендації щодо їх формулювання та уточнення в посадовій інструкції. Особливий акцент зроблено на «діловодних» обов’язках.
Загальний перелік посадових обов’язків секретаря керівника
№ з/п | Формулювання завдання (обов’язків) секретаря у ДКХП | Аналіз і коментарі |
|---|---|---|
1 | Здійснює організаційнотехнічне забезпечення адміністративнорозпорядчої діяльності керівника організації | Цей пункт містить загальне формулювання основних завдань секретаря. В інших пунктах ці завдання конкретизують |
2 | Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові, передає її, згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей | Ці функції секретар здійснює за відсутності служби діловодства. Ключовою є фраза щодо передавання кореспонденції «згідно з прийнятим рішенням, до структурних підрозділів або конкретним виконавцям». Відповідні дії секретаря потребують уточнення в посадовій інструкції. Секретар спочатку класифікує документи: найважливіші документи передає на розгляд керівнику або його заступникам згідно з розподілом функціональних обов’язків в організації; документи, які адресовано керівникам підрозділів або виконання яких належить до компетенцій підрозділів, — у структурні підрозділи. Після розгляду документів керівництвом організації секретар передає їх на виконання конкретним виконавцям, зазначеним у резолюціях |
3 | Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення і подання інформації для підготовки і прийняття рішень | Поняття «ведення діловодства» у даному контексті має надто загальний характер. Якщо в організації відсутня служба діловодства, секретар здійснює: реєстрацію документів; ведення інформаційнодовідкової роботи за документами; підготовку документів до відправлення; контроль за строками виконання документів; забезпечення зберігання справ і оперативне використання документної інформації; розроблення номенклатури справ тощо. Ці та інші діловодні функції і фіксують у посадовій інструкції секретаря. Важливо враховувати, що правильним є термінологічний зворот «організація діловодства» |
4 | Приймає документи й особисті заяви на підпис керівником організації | Пункт потребує уточнення в посадовій інструкції секретаря — зокрема, зазначення груп документів, які приймає секретар |
5 | Готує документи й матеріали, необхідні керівникові для роботи | Як правило, проекти документів і матеріали для керівника готують структурні підрозділи. Безпосередньо секретар зазвичай складає для керівника довідковоінформаційні матеріали |
6 | Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються керівнику на підпис, забезпечує якісне їх редагування | Викликає здивування фраза про редагування секретарем керівника документів. Це — обов’язок виконавців або керівників структурних підрозділів, де створено документи. Секретар може лише виявити та, якщо можливо, виправити помилки в оформленні реквізитів документів. Контроль за своєчасним розглядом і поданням на підпис документів — також прерогатива виконавців і керівників структурних підрозділів |
7 | Організовує проведення телефонних переговорів керівника, записує за його відсутності одержану інформацію і доводить до його відома її зміст, передає і приймає інформацію по приймальнопереговорних пристроях (телефакс, телекс тощо), а також телефонограми, своєчасно доводить до його відома інформацію, одержану по каналах зв’язку | Організація та проведення телефонних переговорів, планування та реєстрація телефонних дзвінків — важливі завдання секретаря, виконання яких потребує навичок спілкування й докладного знання телефонного етикету. У цій сфері з діловодною роботою пов’язані лише прийом і передавання телефонограм. Якщо в організації є служба діловодства, то прийом і передавання телефонограм може покладатися на цю службу |
8 | За дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів | Дійсно, в окремих випадках секретар складає ініціативні листи та відповіді на вхідні листи за дорученням керівника. Однак написання листів — передусім завдання виконавців. Адже навіть за наявності досвіду роботи кваліфікації секретаря зазвичай недостатньо для виконання цього обов’язку. Чимало листів стосуються вузькопрофільної діяльності підрозділів, й саме їх працівники спроможні скласти компетентні відповіді чи ініціативні листи |
9 | Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення заходу, порядок денний, ведення їх реєстрації), веде і оформляє протоколи засідань і нарад | Організація та супровід ділових заходів — важлива частина роботи секретаря, а ведення та оформлення протоколів — одна з обов’язкових секретарських діловодних функцій, яку необхідно передбачити в посадовій інструкції секретаря |
10 | Здійснює контроль за виконанням працівниками організації виданих наказів та розпоряджень, а також за додержанням термінів виконання вказівок і доручень керівника організації, що взяті на контроль | Контроль за виконанням розпорядчих документів (наказів, розпоряджень), а також усних вказівок і доручень керівника можна віднести до функцій секретаря в невеликій організації, де відсутня служба діловодства. У великих організаціях для виконання цієї роботи доцільно створити спеціальну службу або призначити відповідальних осіб, зокрема у складі служби діловодства |
11 | Веде реєстраційноконтрольну картотеку | Якщо в організації є служба діловодства, то секретар цю функцію не виконує |
12 | Забезпечує робоче місце керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створює умови, що сприяють його ефективній роботі | Організація робочого місця керівника не передбачає жодних діловодних операцій і належить до суто секретарських обов’язкових функцій |
13 | Друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи, або вводить поточну інформацію в банк даних | Друкування поточних матеріалів відносять до функцій секретаря за відсутності в організації машинописного бюро або комп’ютерного центра. Варто враховувати, що ця робота поглинає значну частину робочого часу |
14 | Організовує приймання відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій | Організація прийому громадян (запис по телефону, ведення облікових карток або журналів, представлення відвідувачів керівнику) — один із ключових обов’язків секретаря, що потребує значних затрат робочого часу |
15 | Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки передає до архіву | Складання номенклатури справ, формування справ, забезпечення збереженості справ і передавання їх в архів покладають на секретаря за відсутності в організації служби діловодства й архіву. Для виконання цих робіт секретар має знати нормативноправові акти в сфері архівної справи |
16 | Копіює документи на персональному ксероксі | Для прискорення роботи з документами копіювання документів може бути віднесене до функцій секретаря навіть за наявності централізованої копіювальної служби |
Як засвідчує аналіз, коло обов’язків секретаря залежить від наявності в організації служби діловодства та архіву, оскільки ці служби звільняють секретаря від виконання багатьох діловодних операцій і дають можливість зосередитися на безпосередніх секретарських обов’язках.
До завдань секретаря, не пов’язаних із діловодними функціями, часто відносять ще й такі:
- підготовка відряджень;
- організація презентацій і спеціальних прийомів;
- стенографування;
- збір матеріалів для доповідей і виступів керівника;
- збір ділової інформації та її реферування за дорученням керівника;
- ведення плану-графіка роботи керівника.
У багатьох організаціях посадова інструкція секретаря містить пункт, що розширює коло діяльності секретаря до необмежених розмірів:
…Секретар виконує окремі службові доручення керівника.
Такого обов’язку у ДКХП за секретарем керівника не закріплено. З одного боку, включення цього пункту до переліку посадових обов’язків секретаря найчастіше призводить до конфліктних ситуацій між секретарем і керівництвом організації. З іншого — керівник, безумовно, має право давати секретареві окремі доручення, у т.ч. стосовно роботи з документами. Розв’язати цю непросту ситуацію можна в такий спосіб:
- секретар виконує разові доручення керівника, не передбачені посадовою інструкцією;
- якщо певні доручення, зокрема щодо роботи з документами, набувають постійного характеру, їх відносять до функціональних обов’язків секретаря та закріплюють за секретарем документально — шляхом внесення доповнень до посадової інструкції або видання розпорядчого документа.
На розсуд керівника, виконання додаткових доручень може стимулюватися матеріально.
Розділ «Права»
У розділі «Права» визначають і наводять делеговані секретареві права, за допомогою яких забезпечується виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Зокрема, секретарю керівника можуть бути надані такі права:
- не приймати для передавання керівнику на підпис службові документи, підготовлені з порушенням чинних стандартів;
- відповідати на телефонні дзвінки, адресовані керівнику, у межах своєї компетенції та повноважень — з метою ефективнішого використання робочого часу керівника;
- ознайомлюватися з проектами рішень керівництва, що стосуються діяльності секретаря;
- вносити пропозиції з удосконалення роботи, пов’язаної з виконанням обов’язків і завдань, передбачених посадовою інструкцією секретаря;
- повідомляти безпосереднього керівника про всі недоліки, виявлені в процесі виконання посадових обов’язків, і вносити пропозиції з їх усунення — у межах своєї компетенції;
- звертатися до структурних підрозділів із запитами про надання необхідних матеріалів, а також пояснень щодо причин затримки виконання завдань і доручень керівництва;
- особисто або за дорученням керівництва звертатися до структурних підрозділів та фахівців із запитами надати інформацію чи документи, необхідні для виконання посадових обов’язків керівника.
Розділ «Відповідальність»
Розділ «Відповідальність» містить показники особистої відповідальності секретаря за виконання робіт у процесі діяльності.
Положення цього розділу можуть бути викладені узагальнено. Наприклад:
Секретар несе відповідальність:
- за виконання своїх посадових обов’язків, передбачених посадовою інструкцією, — у межах, визначених трудовим законодавством України;
- за правопорушення в процесі діяльності — у межах, визначених адміністративним і цивільним законодавством України;
- за заподіяння матеріального збитку — у межах, визначених трудовим і цивільним законодавством України.
А можуть конкретизуватися:
Секретар несе відповідальність:
- за неправильне оформлювання документів, що подаються керівництву на підпис, їх невідповідність встановленим вимогам…
Розділ «Повинен знати»
У розділі «Повинен знати» подають перелік нормативно-правових актів, стандартів і методичних документів, якими секретар має керуватися в роботі, а також зазначають обсяг знань, визначений у ДКХП. Зокрема, секретар повинен знати:
- структуру і керівний склад організації та її підрозділів;
- принципи організації діловодства;
- методи оброблення і оформлення документів;
- архівну справу;
- машинопис;
- правила експлуатації обчислювальної техніки, приймально-переговорних пристроїв, технічних засобів оброблення документів, усної та писемної документної інформації;
- стандарти системи організаційно-розпорядчої документації;
- правила складання ділових листів з використанням типових форм;
- основи етики й естетики;
- правила ділового спілкування;
- основи організації праці й управління;
- основи адміністративного права й законодавства про працю, а також додаткові, порівняно з кваліфікаційною характеристикою, вимоги до знань, умінь, майстерності.
Розділ «Кваліфікаційні вимоги»
Кваліфікаційні вимоги до секретаря зазначають згідно з ДКХП: «Повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта та професійна підготовка на виробництві. Без вимог до стажу роботи».
Організація може висувати до секретаря керівника інші кваліфікаційні вимоги. Сьогодні ці вимоги постійно підвищуються, і все частіше роботодавці хочуть мати секретарів з гуманітарною вищою освітою за напрямом «Документознавство та інформаційна діяльність».
Розділ «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою»
У розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» наводять перелік посадових осіб і підрозділів, з якими секретар безпосередньо контактує в процесі роботи та яким адресує запити щодо надання документів та інформації.
Сподіваємося, наші рекомендації допоможуть вам скласти актуальну версію посадової інструкції секретаря, набути навичок зі створення посадових інструкцій, а також визначити шляхи професійного розвитку та зростання.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
