Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документів

Внутрішній опис документів відображає відомості про склад документів особової справи працівника. Якщо у внутрішньому описі закінчилося місце для внесення записів про нові документи, його слід продовжити. Як правильно це зробити — розповідаємо.

Документом, що регламентує порядок формування особових справ в організаціях, є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), якими встановлено, що в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в організації, документи групуються у хронологічному порядку в міру їх поповнення.

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документівЧитайте також: Склад документів особової справи працівника

Однією із важливих складових особової справи працівника є внутрішній опис документів, що містяться у ній (додаток 16 до Правил 1000/5). Внутрішній опис відображає включення документів до справи. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні справи. Вимоги до складання внутрішнього опису визначено пунктом 6 глави 2 розділу VІ Правил № 1000/5.

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документів
Скачати бланк внутрішнього опису документів особової справи

Якщо в уміщеному до особової справи працівника внутрішньому описі документів немає місця для внесення записів про нові документи, що формуються до особової справи, необхідно доповнити цей внутрішній опис додатковим аркушем, що містить графи, аналогічні тим, що має раніше вміщений внутрішній опис. Нумерація переліку видів документів, що вміщуються до особової справи, на додаткових аркушах опису є валовою, тобто на наступних аркушах вона продовжується.

Приклад

Якщо попередній аркуш внутрішнього опису закінчено порядковим номером 24, то порядковий номер першого запису на наступному аркуші внутрішнього опису особової справи буде 25.

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документівЧитайте також: Документуємо нестачу особових справ

Відповідно до вимог архівного законодавства, аркуші внутрішнього опису особової справи нумеруються окремо від аркушів інших документів, уміщених до цієї справи.

В особовій справі працівника повинен міститися лише один внутрішній опис її документів. Якщо ж до особової справи вміщується додатковий аркуш внутрішнього опису документів, нумерація його повинна продовжуватися від номера попереднього аркуша.

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документівВам стане у пригоді: Журнал обліку особових справ працівників: рекомендована форма

Якщо ж у попередньо уміщеному описі міститься підсумковий запис, у якому наведено кількість документів (цифрами та літерами), що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису, то цей запис акуратно закреслюється, а під ним оформлюється запис про те, що внутрішній опис має продовження. Тут же бажано зазначити порядковий номер, з якого розпочинається нумерація записів на аркуші, що є продовженням внутрішнього опису.

Приклад

Внутрішній опис документів особової справи продовжено з № 25.

У верхній частині аркуша, що є продовженням внутрішнього опису, доцільно оформити напис про те, що цей аркуш є продовженням внутрішнього опису.

Приклад

Продовження внутрішнього опису документів особової справи Запашного Т. Б.

Після завершення ведення особової справи робиться кінцевий підсумковий запис, у якому цифрами та літерами зазначається кількість документів, включених до опису та загальна кількість аркушів внутрішнього опису. Цей запис підписує укладач внутрішнього опису з проставлянням дати.

Продовження внутрішнього опису особової справи та нумерації документів Дізнайтеся, як виправити на обкладинці особової справи прізвище, змінене після одруження

Слід мати на увазі, що під час ведення особової справи окремі документи можуть бути вилучені. Під час підготовки особової справи для передавання на зберігання до архіву установи, повинні бути вилучені довідки, що мають трирічний строк зберігання. Про вилучення документів з особової справи робляться відповідні записи у графі «Примітка» внутрішнього опису.

Увага!

У підсумковому записі зазначається кількість фактично включених до особової справи документів, а не кількість записів (порядкових номерів), зроблених під час ведення особової справи.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві», який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді