Документом, що регламентує порядок формування особових справ в організаціях, є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), якими встановлено, що в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи посадової особи в організації, документи групуються у хронологічному порядку в міру їх поповнення.
Однією із важливих складових особової справи працівника є внутрішній опис документів, що містяться у ній (додаток 16 до Правил 1000/5). Внутрішній опис відображає включення документів до справи. Внутрішній опис заповнює кадровик при первинному оформленні справи. Вимоги до складання внутрішнього опису визначено пунктом 6 глави 2 розділу VІ Правил № 1000/5.
Скачати бланк внутрішнього опису документів особової справи
Якщо в уміщеному до особової справи працівника внутрішньому описі документів немає місця для внесення записів про нові документи, що формуються до особової справи, необхідно доповнити цей внутрішній опис додатковим аркушем, що містить графи, аналогічні тим, що має раніше вміщений внутрішній опис. Нумерація переліку видів документів, що вміщуються до особової справи, на додаткових аркушах опису є валовою, тобто на наступних аркушах вона продовжується.
Відповідно до вимог архівного законодавства, аркуші внутрішнього опису особової справи нумеруються окремо від аркушів інших документів, уміщених до цієї справи.
В особовій справі працівника повинен міститися лише один внутрішній опис її документів. Якщо ж до особової справи вміщується додатковий аркуш внутрішнього опису документів, нумерація його повинна продовжуватися від номера попереднього аркуша.
Якщо ж у попередньо уміщеному описі міститься підсумковий запис, у якому наведено кількість документів (цифрами та літерами), що включені до опису, та кількість аркушів внутрішнього опису, то цей запис акуратно закреслюється, а під ним оформлюється запис про те, що внутрішній опис має продовження. Тут же бажано зазначити порядковий номер, з якого розпочинається нумерація записів на аркуші, що є продовженням внутрішнього опису.
У верхній частині аркуша, що є продовженням внутрішнього опису, доцільно оформити напис про те, що цей аркуш є продовженням внутрішнього опису.
Після завершення ведення особової справи робиться кінцевий підсумковий запис, у якому цифрами та літерами зазначається кількість документів, включених до опису та загальна кількість аркушів внутрішнього опису. Цей запис підписує укладач внутрішнього опису з проставлянням дати.
Слід мати на увазі, що під час ведення особової справи окремі документи можуть бути вилучені. Під час підготовки особової справи для передавання на зберігання до архіву установи, повинні бути вилучені довідки, що мають трирічний строк зберігання. Про вилучення документів з особової справи робляться відповідні записи у графі «Примітка» внутрішнього опису.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
