Нормативными актами, устанавливающими, в частности, правила заполнения трудовой книжки, являются:
- Кодекс законов о труде Украины (КЗоТ);
- постановление КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.1993 № 301 (далее — Постановление № 301);
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты Украины от 29.07.1993 № 58 (далее — Инструкция № 58).
В день оформления трудовых взаимоотношений работник предоставляет работодателю надлежаще оформленную трудовую книжку. Без трудовой книжки принимают на работу только тех лиц, для которых это будет первое место работы. Об этом речь пойдет дальше.
После того, как работник предоставляет трудовую книжку, ее обязательно регистрируют в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Из пункта 1.1 Инструкции № 58 следует, что для работников, которые трудоустраиваются впервые, оформить трудовую книжку необходимо на шестой день работы. Для «начинающих работников» срок оформления трудовой книжки меньше.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, ее дополняют вкладышем. Вкладыш к трудовой книжки вшивает, заполняет и ведет собственник или уполномоченный им орган по основному месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка (п. 3.1 Инструкции № 58).
Внесение записи о приеме на работу при оформлении трудовой книжки
Пунктом 2.14 Инструкции № 58 предусмотрено внесение в графу 3 трудовой книжки записи о приеме на работу с указанием наименования подразделения (цеха, отдела, участка, производства), а также должности (профессии) и присвоенного разряда.
Указание в трудовой книжке других условий трудового договора (продолжительность рабочего времени, график работы, условия оплаты труда, наличие/отсутствие полной материальной ответственности и тому подобное) и условий принятия на работу (по срочному трудовому договору, по контракту, наличие/отсутствие испытания и т. п.) Инструкцией № 58 не предусмотрено.
Следовательно, при заполнении трудовой книжки при приеме на работу, в ней могут быть отражены только сведения, определенные Инструкцией № 58.
С записью о приеме на работу работника знакомят под подпись в личной карточке П-2, в которой повторяется соответствующая запись из трудовой книжки (п. 2.5 Инструкции № 58).
Ответственность за оформление трудовых книжек
Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации.
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях другую ответственность.
Порядок оформления трудовой книжки при первом трудоустройстве
Расскажем, как действовать кадровику, которому придется оформлять трудовую книжку для работника, который трудоустраивается впервые.
Направляем работника в кассу бухгалтерии для уплаты стоимости бланка трудовой книжки
При выписывании трудовой книжки, вкладыша к ней или дубликата трудовой книжки владелец или уполномоченный им орган взимает с работника соответствующую сумму (п. 6.1 Инструкции № 58).
Работник кадровой службы, либо специально уполномоченное лицо должно направить работника, которому трудовая книжка оформляется впервые, в кассу бухгалтерии для уплаты стоимости бланка трудовой книжки. Документом об уплате стоимости бланка трудовой книжки служит приходный кассовый ордер, оформленный в установленном порядке. Этот кассовый ордер является основанием для списания под отчет ответственному лицу кадровой службы бланков трудовых книжек, полученных в бухгалтерии. Порядок представления отчетности об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и списания их из-под отчета работника кадровой службы устанавливается локальными нормативными актами предприятия (учреждения, организации; далее — организация).
Делаем отметку о серию и номер бланка трудовой книжки на приходном кассовом ордере
После получения от работника приходного кассового ордера об уплате стоимости бланка трудовой книжки работник кадровой службы делает на ордере отметку о серию и номер бланка трудовой книжки, которую будет оформлено работнику.
Заполняем титульный лист трудовой книжки
Сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении (п. 2.11, 2.12, 3.1 Инструкции № 58).
Получаем подпись работника на титульном листе трудовой книжки
После указания кадровиком даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений (п. 2.12, 3.1 Инструкции № 58).
Подписываем титульный лист трудовой книжки, удостоверяем печатью
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого проставляется оттиск печати организации (или печати отдела кадров), на котором впервые заполняется трудовая книжка (п. 2.11, 2.12, 3.1 Инструкции № 58).
Регистрируем трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, обеспечиваем сохранность приходного кассового ордера
Регистрируем изданную впервые трудовую книжку в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная приказом Минстата «Об утверждении типовых форм первичного учета личного состава» от 27.10.1995 № 277).
Приходный кассовый ордер об уплате стоимости бланка трудовой книжки должен храниться у лица, ответственного за оформление трудовых книжек, до момента представления отчета в бухгалтерию об использовании бланков и сверки остатков бланков в кадровой службе. Эти кассовые ордера удобно хранить в конверте, который прикрепляется к внутренней стороне обложки Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
