Слово редактора
Січень-батюшка рік починає, зиму величає
Січень — це прекрасний старт для нових можливостей! Що робити взимку, особливо після новорічних свят? Будуйте нові плани, відкривайте свої перспективи, учіться жити яскраво та незабутньо. З чого ми пропонуємо почати 2019 рік?
Складаємо документи
Реквізити
Підписи з В. о.: хто, коли та як оформляє
Головне про підписи з «в. о.»: хто має право; на підставі яких документів; яка структура підпису.
Формування справ
Як унести до номенклатури справи під резервними номерами
Новий рік ставить нові завдання. Тож у діловодстві підрозділів можуть з’явитися документи, для яких вони не передбачили справ у номенклатурах. Підрозділи повинні фіксувати нові справи в номенклатурах, а служба діловодства — контролювати цей процес. Створіть регламент. Поінформуйте підрозділи, як уносити нові справи до чинних номенклатур. Для цього скористайтеся настановами й алгоритмом зі статті
Плани
План роботи комісії із соцстраху: складіть у січні
Сплануйте: дати засідань; терміни повідомлення про відмову в оплаті лікарняних; щоквартальний аналіз використання коштів ФСС; контрольно-перевірні заходи.
Листи
Дізнайтеся: у яких листах звертання обов’язкові; як утворювати форми кличного відмінка; які є етикетні форми звертання; коли застосовувати звертання недоречно.
Організовуємо документообіг
Назва посади організатора діловодства
Кому доручити організацію діловодства
Новостворене підприємство потребує працівника, що організовуватиме діловодство, розроблятиме інструкції з діловодства, інші інструкції та положення, вестиме документацію. Як назвати посаду?
Архів
Як обладнати приміщення архіву на підприємстві
Дізнайтеся: де розміщувати архів; які вимоги має задовольняти архівосховище; які режими зберігання документів і утримання приміщень; як обладнати архівосховище.
Ділова українська мова
Складні прізвища працівників: правопис і відмінювання
Продовжуємо практикум з відмінювання прізвищ. Дізнайтеся, коли писати складні прізвища разом, а коли окремо або через дефіс. Попрактикуйтеся відтворювати українською іншомовні прізвища.
Ділова англійська
Мистецтво small talk — зустрічаємо іноземних партнерів компанії
Обговорюємо: як вітати іноземного гостя; як використовувати small talk у розмові; як правильно робити компліменти іноземцю; як доречно прощатися з гостями компанії
Практикум
Перевірте, чи знаєте ви діловодні терміни
Перед вами — шість діловодних термінів та їх визначення, подані в довільному порядку. Чи зможете ви за три хвилини встановити правильні відповідності між термінами та визначеннями? Прочитайте визначення. Впишіть у пронумерований блок букву терміна, який, на вашу думку, відповідає цьому тлумаченню.
Заголовки справ. Тест для секретаря і діловода
Заголовки в узагальненій формі відображають склад і зміст уміщених у справи документів. Правильно складені заголовки справ сприяють швидкому пошуку документів. Перевірте, чи знаєте норми та правила, які стосуються заголовків. Виконайте тест. Перевірте відповіді — у ключі до тесту. Прочитайте норми та правила. Визначте свій рівень знань за шкалою
Взірцева колекція
Рекомендована форма аркуша ознайомлення
Форма для моніторингу урочистих дат
Форма для запису зборів на подарунки
Забезпечуємо роботу офісу
Додаткові відпустки
На яку додаткову відпустку за особливий характер праці мають право офісні працівники
З листа до редакції: «Чи мають право офісні працівники (секретар, офіс-менеджер) на додаткову відпустку за особливий характер праці — за роботу з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням і за ненормований робочий день?»
Офісна кухня
Як вибрати кавоварку або кавомашину в офіс
Зі статті довідаєтеся: які є типи кавоварок і кавових машин; за якими критеріями вибирати кавомашину; які кавоварки прийнятні для офісу; яку кавоварку обрати для приймальні або кабінету керівника
Секретар і керівник
Переговори
Як домовитися з керівником: прийоми ефективних переговорів
Дізнайтеся: які складнощі в переговорах для секретаря; у яких ситуаціях секретар веде переговори з керівником; які прийоми використовувати; як вести переговори з представниками інших організацій
Ділові заходи
Що брати із собою помічнику на виїзну зустріч
Якщо ви часто супроводжуєте керівника на виїзних зустрічах, то ця стаття — для вас. Зберіть необхідні речі за списком
Корисні речі, що треба взяти на зустріч
Робочий графік
Ваш керівник — працелюб: 8 способів взаємодії
Взаємодія
Як зрозуміти, що мав на увазі керівник
Практична психологія
П’ять порад, як виконувати завдання своєчасно і планувати своє життя
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
