Реєстраційні індекси — не тільки формальна ознака видання документів, а й засіб їх ідентифікації та пошуку як у поточному діловодстві, так і в архіві.
Два кроки, щоб зареєструвати документ:
- Унесіть відомості про документ до реєстраційної форми — журналу, книги, реєстраційно-контрольної картки.
- Поставте на документі реєстраційний індекс (п. 1 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5*).
З чого складається реєстраційний індекс?
Реєстраційний індекс кожного документа має бути унікальним. Він складається з порядкового номера документа у межах певної групи та додаткових індексів, застосовуваних на підприємстві, — індекси за номенклатурою справ, внутрішніми класифікаторами структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо (п. 5 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).
Реєстраційні індекси наказів
Правила № 1000/5 рекомендують особливу індексацію для розпорядчих документів
Реєстраційний індекс наказу = Порядковий номер за журналом реєстрації + Літерний індекс, що показує належність до певної тематичної групи
Накази реєструють у різних реєстраційних формах залежно від видів та строків зберігання документів. Щороку на підприємстві має бути оформлено щонайменше чотири Журнали реєстрації наказів.
Реєстраційні індекси вхідних листів
Вхідні листи вже мають реєстраційний індекс відправника. Секретар фіксує цей індекс, але ставить і свою позначку — відмітку про надходження.
Зафіксуйте індекс, дату листа та інші облікові відомості в журналі реєстрації вхідних листів, а на самому листі проставте відмітку про надходження (п. 5.31 ДСТУ 4163-2003).
Реєстраційний індекс договору
Підприємство самостійно визначає порядок присвоєння договорам реєстраційних індексів у локальному нормативному акті, наприклад, в індивідуальній інструкції з діловодства або Положенні про порядок ведення договірної роботи. Утім, є загальні рекомендації присвоєння реєстраційних індексів договорам, яких слід дотримуватися.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
