Правила присвоєння реєстраційних номерів документам

Лиш зареєстрований документ має юридичну силу. В іншому разі — підприємство не несе відповідальності за документ та не може контролювати його виконання. Про правила реєстрації та присвоєння реєстраційних індексів документам, — у статті.

Реєстраційні індекси — не тільки формальна ознака видання документів, а й засіб їх ідентифікації та пошуку як у поточному діловодстві, так і в архіві.

Два кроки, щоб зареєструвати документ:

  1. Унесіть відомості про документ до реєстраційної форми — журналу, книги, реєстраційно-контрольної картки.
  2. Поставте на документі реєстраційний індекс (п. 1 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5*).

Як складати реєстраційні номери. 5 міні-кейсів ➦ СКАЧАТИ

З чого складається реєстраційний індекс?

Реєстраційний індекс кожного документа має бути унікальним. Він складається з порядкового номера документа у межах певної групи та додаткових індексів, застосовуваних на підприємстві, — індекси за номенклатурою справ, внутрішніми класифікаторами структурних підрозділів, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документи, виконавців, питань діяльності тощо (п. 5 гл. 3 розд. III Правил № 1000/5).

Скачати ➦ приклад Класифікатора підрозділів

Реєстраційні індекси наказів

Правила № 1000/5 рекомендують особливу індексацію для розпорядчих документів

Реєстраційний індекс наказу = Порядковий номер за журналом реєстрації + Літерний індекс, що показує належність до певної тематичної групи

Накази реєструють у різних реєстраційних формах залежно від видів та строків зберігання документів. Щороку на підприємстві має бути оформлено щонайменше чотири Журнали реєстрації наказів.

Реєстраційні індекси вхідних листів

Вхідні листи вже мають реєстраційний індекс відправника. Секретар фіксує цей індекс, але ставить і свою позначку — відмітку про надходження.

Зафіксуйте індекс, дату листа та інші облікові відомості в журналі реєстрації вхідних листів, а на самому листі проставте відмітку про надходження (п. 5.31 ДСТУ 4163-2003).

Приклад реєстраційного індексу листа

Реєстраційний індекс договору

Підприємство самостійно визначає порядок присвоєння договорам реєстраційних індексів у локальному нормативному акті, наприклад, в індивідуальній інструкції з діловодства або Положенні про порядок ведення договірної роботи. Утім, є загальні рекомендації присвоєння реєстраційних індексів договорам, яких слід дотримуватися.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до Дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, а також Юлія Видиборець з інформацією про новий мобілізаційний закон — головні зміни. Ще у програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам. Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді