Мета наради має бути зрозумілою
Для забезпечення ефективності будь-якої наради варто визначити її мету. Мета наради має бути зрозумілою як організаторам, так і кожному запрошеному. Отже, потурбуйтеся про те, щоб формулювання були конкретними і чіткими, уникайте подвійного тлумачення понять.
Наради без продуманого порядку денного нерідко перетворюються на поверхове обговорення теми, внаслідок чого важко зосередитися на ключових питаннях, виробити та ухвалити конструктивні рішення. Учасники непідготовлених нарад нерідко вимушені гаяти час на очікування запитуваної інформації, що негативно впливає на ритм обговорення, а отже, й на його результативність.
Порядок денний наради доцільніше складати у письмовій формі. Наданий заздалегідь план заходу дає можливість зосередитися на тому, що необхідно зробити: до наради, під час наради і після неї.
Як відбувається формування порядку денного? Це залежить від цілей, які ставить керівництво: довести ухвалені рішення до відома учасників чи обговорити порядок денний наради щодо стану виконавчої дисципліни.
Всі формулювання порядку денного можна розподілити на дві групи: формулювання у термінах проблеми («Про роботу компанії в умовах змін ринкової ситуації») і формулювання в термінах завдання («Нові стратегії продажів в умовах змін ринкової ситуації та скорочення витрат»). У першому випадку проблему тільки накреслено, тоді як у другому в загальному вигляді вже міститься рішення. Тобто цей варіант доцільно використовувати тоді, коли рішення вже прийнято і мета наради зводиться до інформування учасників.
Формулювання в термінах проблеми дають учасникам можливість більш вільно і відкрито висловлювати свої ідеї, пропозиції, викладати своє бачення порушуваних питань і в результаті обговорення ухвалювати відповідні рішення. Складаючи, наприклад, порядок денний наради щодо стану виконавчої дисципліни, треба враховувати ще один момент: заплановані питання можна узагальнити чи деталізувати. Не варто боятися великого порядку денного за умови, що його обсяг — результат ретельного аналізу кожного питання.
У питаннях — кожне речення з прийменника «про»
В якій послідовності розташовувати питання порядку денного для обговорення? Існують два протилежних погляди. Перший: спочатку розглядати більш важливі та складні питання, оскільки присутні ще не втомилися й активніше включаються в обговорення. Протилежна позиція — питання, що потребують широких дискусій і ретельнішого опрацювання, варто розглядати в середині наради, а на початку і наприкінці пропонувати легкі питання (на їх обговорення не витрачатиметься багато часу для ухвалення рішень).
На практиці частіше дотримуються другого варіанту: починати нараду з простих питань, які об’єднують учасників. Потім можна перейти до обговорення головного пункту порядку денного і, плавно долаючи період послаблення уваги (що настає після 20–30 хвилин наради), розглянути питання, що не потребує напружених дискусій.
Позначаючи кожен пункт порядку денного відповідною приміткою (наприклад, для інформування, обговорення, вироблення рішення), ви зорієнтуєте запрошених на те, як поставитися до того чи іншого питання: брати до уваги, висловити свою думку, подати пропозиції тощо.
Порядок денний має містити таку інформацію: тема й мета наради; час початку і закінчення наради; місце, де відбуватиметься нарада; перелік обговорюваних питань; прізвища і посади доповідачів, що виступають з основних питань; час, відведений на обговорення кожного питання.
Пункти порядку денного доцільно нумерувати. Формулюючи питання, починайте кожне речення з прийменника «про». Наприклад:
- Про затвердження кошторису витрат на реконструкцію складів.
- Про дотримання планів реалізації готової продукції.
Не рекомендується вносити окремим пунктом порядку денного «Різне».
Складений порядок денний наради затверджує керівник. Правила оформлення порядку денного зазвичай закріплюють в докальному акті щодо підготовки та супровіду нарад і засідань. Такий внутрішній документ на практиці часто називають, приміром, Регламент з проведення нарад, Інструкція з підготовки виробничих нарад, Інструкція із організації і супроводу засідань.
На завершення розмови про формування порядку денного — корисна порада: не варто розглядати затверджений порядок денний робочої наради як щось непорушне. Цей документ — не догма, а керівництво до дії. Якщо під час підготовки наради отримано оперативну інформацію, що змінює пріоритети розглядуваних питань, порядок денний доцільно змінювати. У такому разі рекомендуємо розробити процедуру коригування порядку денного після його затвердження, що має знайти своє відображення в Регламенті з проведення нарад. Якщо Регламент не розроблено, тоді це питання треба погодити з керівником.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
