Службові листи: у різних звернень і правила різні

Видів службових листів існує чимало. І щодо кожного передбачено особливу систему правил написання. За характером інформації листи поділяють на:

• інформаційні
• листи-повідомлення
• супровідні
• гарантійні
• ініціативні
• листи-відповіді
• рекламні
• претензійні (рекламаційні)
• листи-запрошення
• листи-запити
• листи-підтвердження
• листи-нагадування
• листи-прохання
• листи-вітання тощо.

Розглянемо правила оформлення службових листів

Інформаційні, гарантійні, претензійні…

Інформаційні листи розсилаються органами вищого рівня підвідомчим організаціям або організаціям певного типу. У них дослівно цитують окремі положення нормативно­правових актів, викладають рекомендації, роз’яснення, пропозиції щодо застосування тих чи тих нормативних документів, правил поведінки в певних умовах. Іноді ці листи називають методичними.

У гарантійних листах фіксують зобов’язання або підтвердження певних умов співпраці. Гарантії та підтвердження зазвичай стосуються умов оплати, якості або постачання продукції, надання послуг, оренди, строків виконання робіт чи замовлень тощо. Якщо гарантується оплата, автор повинен повідомити свої банківські реквізити. Гарантійні листи підписують дві особи: директор і голов­ний бухгалтер. Їх підписи засвідчують гербовою (основною) печаткою підприємства, установи, організації.

Претензійні (рекламаційні) листи свідчать про невідповідність товару або послуг вимогам, заявленим у договорі. Мета — відшкодувати збитки, отримані в результаті порушення умов договору.

Претензія (рекламація) має містити конкретні вимоги, підстави для висування претензії (посилання на договір, укладений між сторонами, гарантійний лист або інші зобов’язання), посилання на документи, що підтверджують порушення домовленостей.

Корисно для кадровика

• Фахові заходи
• Підвищення кваліфікації: оберіть свій варіант

Пропозиції, повідомлення, сповіщення

Листи-­пропозиції надсилають потенційним партнерам з метою висвітлення та пропонування товарів, послуг, співпраці тощо. Пропозиція може бути надіслана з ініціативи організації­ автора (продавця) або у відповідь на лист­-запит. Якщо вона надсилається вперше, лист має містити й інформацію про організацію ­автора.

У листах­-повідомленнях адресатів інформують про певні події, факти, що становлять взаємний інтерес. Вони може бути написані з ініціативи автора або ж у відповідь на лист­прохання чи лист­-запит. Зазвичай листи­-повідомлення має невеликий обсяг — одне-­два речення.

Листи-­сповіщення покликані інформувати про публічні заходи — конкурси, наради, семінари, виставки, конференції тощо. За стилем вони подібні до листів­-запрошень та інформаційних листів. Як правило, їх розсилають широкому колу організацій із метою залучення до участі в заходах. У разі потреби до листів-­сповіщень оформлюють додатки (карти й анкети учасників, програми заходів та інші інформаційні матеріали).

Як вести табель

Ольга Догадіна керівник експертної групи «Експертус Кадри»

Визначте, кому доцільно доручити табельний облік, адаптуйте форму табеля під потреби підприємства, заповніть табель без помилок, навіть якщо працівники працюють за режимом, відмінним від звичайного, та правильно оберіть позначки для неявок

Перейти до оформлення

Прохання, підтвердження, нагадування

Лист-­прохання — діловий лист, метою якого є одержання інформації, послуг, товарів, ініціювання певних дій, необхідних організації ­автору. Значна кількість управлінських ситуацій є приводом для написання таких прохань.

Лист-­підтвердження є повідомленням про одержання відомостей, документів або інших мате­ріалів, виконання раніше досягнутих домовленостей, намірів тощо. У них стисло характеризують одержані матеріали або предмет, щодо якого досягнуто згоди (скажімо, викладають суть попередньої домовленості). За потреби лист­-підтвердження завершують проханням, пропозицією, побажанням.

Листи-­нагадування містить інформацію про наближення чи закінчення терміну виконання зобов’язань, домовленостей, проведення заходів, завдань тощо. Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав’язливим. У жодному разі не варто звинувачувати адресата, адже затримку виконання зобов’язань можуть зумовити поважні причини.

Заявки, запити, вимоги

Лист-­заявку складають, якщо організація бажає взяти участь у заході або одержати послуги, які проводить (надає) інша структура. Такий лист може використовуватись і як первинний документ, на підставі якого попередньо розглядається питання, оформлятиметься замовлення або укладатиметься договір. Різновидом заявок є документи, які надаються органам державної влади або структурам із сфери управління з метою реєстрації певних прав, одержання дозволів, ліцензій тощо.

Лист­-запит направляють із метою одержання певних офіційних відомостей або документів. У тексті викладають прохання та обгрунтовують необхідність надання відомостей або матеріалів. Обов’язково посилаються на нормативно ­правові акти й організаційно­-правові документи, адже організації не мають права запитувати відомості, не обумовлені їх функціональною діяльністю.

Лист-­вимогу направляють, щоб примусити адресата до виконання зобов’язань, за умови серйозного порушення домовленостей і безрезультатності неодноразових нагадувань про це. При цьому вказують умови укладених домовленостей, посилання на конкретні документи, суть проблемної ситуації, застереження про вжиття адекватних заходів (якщо зобов’язання не буде виконано).

Запрошення, вітання, подяки, вибачення

Листи-­запрошення можна складати на аркушах нестандартних форматів, у тому числі кольорових. Вони адресуються конкретним особам, а тому мають розпочинатися з персоніфікованих звертань, обов’язкові елементи яких — слова «шановний», «шановні». Наприкінці звертання ставлять знак оклику.

Листи-­вітання надсилають у зв’язку з урочистими подіями: з нагоди свят, ювілеїв, днів народження, обрання на посаду, успішного завершення справи тощо. Текстам притаманні урочистий, піднесений стиль, вживання поетичних зворотів, гумористичних натяків. Їх складають у довільній формі.

Листи-­подяки надсилають організаціям, посадовим особам або громадянам з метою засвідчення почуття вдячності за послугу, допомогу, підтримку, надіслане запрошення тощо. Подяки, як правило, дозволяється складати у більш довільній формі, аніж інші листи.

У листах-вибаченнях висловлюють прохання вибачити за певну провину: несвоєчасне виконання замовлення, запізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо. Досягнути потрібного ефекту дають змогу такі типові звороти: «Просимо вибачення за затримку в постачанні товарів», «Прошу вибачити, що завдав Вам прикрощів…».

Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"