Особова справа та особова картка в електронному вигляді: чи допустимо?

Рік у рік збільшується кількість підприємств, установ, організацій (далі — організація), що впроваджують у практику системи електронного документообігу (інформаційні автоматизовані системи — ІАС) або планують відповідні заходи.

На загальнодержавному рівні діє нормативно-правовий акт, що регламентує всі аспекти роботи з електронними документами (технічні, технологічні, діловодні). Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5 (далі — Порядок № 1886/5).

Настановами Порядку № 1886/5 треба керуватися на етапі створення технічного завдання на розроблення (модернізацію) ІАС, під час організації та провадження електронного документообігу, при складанні локальних нормативних актів відповідного спрямування — у кадровій службі, канцелярії, службі інформаційних технологій.

Чи можна виключити з обігу «паперові» документи у разі впровадження електронного документообігу?

Згідно з пунктом 4 розділу 1 Порядку 1886/5 організації зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання у двох формах: паперовій та електронній. Адже нині не існує технологій, які забезпечували б збереженість соціально значущих електронних документів протягом десятиліть і навіть століть.

Відповідно до статей 493-в, 495, 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5), особові справи та особові картки мають зберігатися в архіві організації протягом 75 років після звільнення працівників, а отже — належать до документів тривалого строку зберігання, на які поширюється вимога пункту 4 розділу 1 Порядку № 1886/5.

Вимоги до файлів і XML-схем

Створення особових справ та особових карток в електронній формі (тобто у формі електронних документів) має відповідати положенням, викладеним в інших розділах Порядку № 1886/5, а також ще в цілій низці окремих нормативно-правових актів, затверджених одночасно із Порядком № 1886/5. Це стосується й оформлення реквізитів документів, що становлять особову справу. Так, відповідно до Переліку форматів даних електронних документів постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання для створення текстових електронних документів, до яких, зокрема, й належать особові справи та особові картки, доцільно використовувати спеціальний текстово-графічний формат для довгострокового зберігання електронних документів — PDF/A-1 (Portable Document Format/Archival-1) з розширенням *.pdf.

Робота з електронними особовими справами та особовими картками, їх подальша підготовка до передачі на зберігання в архів організації, зокрема, складання описів справ із кадрових питань, мають відповідати вимогам, визначеними окремими нормативно-правовими актами у сфері електронного документообігу, які є обов’язковими для застосування усіма організаціями незалежно від форми власності. Це, зокрема, вимоги до:

• структури та змісту XML-схеми архівних електронних документів;
• найменування файлів електронних документів;
• найменування файлів електронних облікових документів;
• найменування файлів архівних електронних документів;
• структури та змісту XML-схеми електронного примірника описів справ постійного зберігання;
• структури та змісту XML-схеми обкладинок архівних електрон¬них справ;
• найменування файлів обкладинок архівних електронних справ.

Таким чином, повністю відмовитись від паперового документообігу в кадровій службі нині не вдасться. Прийняття рішення про створення і ведення особових справ та особових карток в електронній формі потребуватиме одночасного нормативного урегулювання таких важливих діловодних процесів, як формування особових справ працівників, проведення інформаційно-пошукової та довідкової роботи з електронними документами, забезпечення їх архівного зберігання.