Изменение окладов в штатном расписании

Некоторым категориям работников устанавливается минимальная заработная плата. Размер ее может меняться несколько раз в год. Как правильно вносить в штатное расписание подобные изменения и знакомить с обновленным штатным расписанием работников?

Минимальная заработная плата — это законодательно установленный размер заработной платы за простой, неквалифицированный труд, ниже которого не может производиться оплата за выполненную работником месячную, а также почасовую норму труда (объем работ). В минимальную заработную плату не включают доплаты, надбавки, поощрительные и компенсационные выплаты. Минимальная заработная плата является государственной социальной гарантией, обязательной на всей территории Украины для предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности и хозяйствования и физических лиц (ст. 95 Кодекса законов о труде Украины; КЗоТ).

Установление на уровне минимальной заработной платы тарифных ставок (должностных окладов) для работников, которые выполняют квалифицированную работу (работу, которая требует определенных навыков или образования), является нарушением требований законодательства о труде.

Вам пригодится также: Образец штатного расписания

Когда необходимы изменения в штатное расписание: как определить?

Если штатным расписанием вашей организации для должностей специалистов, технических служащих, квалифицированных рабочих предусмотрены должностные оклады (тарифные ставки) в размере минимальной заработной платы, следует издать приказ о внесении изменений в штатное расписание с целью устранения нарушений в оплате труда отдельных работников.

Если в штатном расписании организации фигурирует минимальная заработная плата, то в случае ее повышения также следует внести изменения в штатное расписание.

Во многих организациях система оплаты труда «привязана» к размеру минимальной заработной платы установлением междолжностных коэффициентов. В этом случае увеличение минимального размера заработной платы влечет за собой кратное увеличение должностных окладов работников. Поскольку изменения претерпевают все позиции штатного расписания, целесообразно утверждать его в новой редакции.

Если же система оплаты труда в организации построена таким образом, что повышение минимального размера заработной платы не влечет за собой увеличение должностных окладов по другим должностям, увеличивать их не обязательно.

​Вам пригодится также: Образец приказа об утверждении штатного расписания

Проект приказа о внесении изменений в штатное расписание

Сначала определяем, к какому виду относится приказ о внесении изменений в штатное расписание (от этого будет зависеть порядок его обработки).

Так, приказы об утверждении штатного расписания, внесение изменений в штатное расписание относятся к:

• приказов по основной деятельности — в организациях, которые создают документы Национального архивного фонда;
• приказов по кадровым вопросам длительного (75 лет) срока хранения — в других организациях (Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5).

Далее готовим проект приказа.

Образец приказа о внесении изменений в штатное расписание в связи с повышением минимальной заработной платы

Проект приказа согласовывается с ответственными должностными лицами организации

Нормативно-правовыми актами по делопроизводству не предусмотрена обязанность по ознакомлению работников с приказами по основной деятельности. Такие приказы проходят внутреннее согласование (визирование) должностными лицами организации согласно установленного в организации порядка согласования документов. Как правило, в приказе об утверждении штатного расписания в новой редакции (внесения изменений в штатное расписание) предоставляется поручение руководителю кадровой службы подготовить индивидуальные приказы об изменении должностных окладов конкретным работникам.

Индивидуальные приказы по кадровым вопросам о повышении зарплаты готовим конкретным работникам

Такие индивидуальные приказы будут принадлежать к группе приказов по кадровым вопросам длительного срока хранения. С приказом по кадровым вопросам работника, относительно которого происходит соответствующее управленческое воздействие, следует ознакомить под личную подпись. Именно на основании этого приказа работнику будет начисляться заработная плата в новом размере, а не на основании штатного расписания.

Образец приказа о повышении должностного оклада конкретному работнику

Правила делопроизводства позволяют оформлять в одном приказе по кадровым вопросам управленческие действия в отношении нескольких работников (главное, чтобы для соответствующих вопросов был предусмотрен одинаковый срок хранения). Следовательно, если в организации размеры заработной платы работников не составляют коммерческой тайны (не определены как информация с ограниченным доступом), повышение должностных окладов отдельным работникам можно регламентировать и одним сводным приказом по кадровым вопросам (гл. 9 разд. II Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5).