Внесення змін до штатного розпису у зв’язку з підвищенням мінімальної зарплати

Мінімальна заробітна плата — це законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, некваліфіковану працю, нижче якого не може провадитися оплата за виконану працівником місячну, а також погодинну норму праці (обсяг робіт). До мінімальної заробітної плати не включають доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати. Мінімальна заробітна плата є державною соціальною гарантією, обов’язковою на всій території України для підприємств, установ, організацій усіх форм власності і господарювання та фізичних осіб (ст. 95 Кодексу законів про працю України; далі — КЗпП).

Установлення на рівні мінімальної заробітної плати тарифних ставок (посадових окладів) для працівників, які виконують кваліфіковану працю (роботу, що потребує певних навичок або освіти), є порушенням вимог законодавства про працю.

Читайте також — Посади надомних працівників у штатному розписі

Чи необхідні зміни до штатного розпису: як визначити

Якщо штатним розписом вашої організації для посад фахівців, технічних службовців, кваліфікованих робітників передбачено посадові оклади (тарифні ставки) у розмірі мінімальної заробітної плати, варто видати наказ про внесення змін до штатного розпису з метою усунення порушень в оплаті праці окремих працівників.

Якщо у штатному розписі організації фігурує мінімальна заробітна плата, то у разі її підвищення також слід внести зміни до штатного розпису.

Читайте також — Доплата до мінімальної зарплати у штатному розписі: як відобразити

У багатьох організаціях система оплати праці «прив’язана» до розміру мінімальної заробітної плати встановленням міжпосадових коефіцієнтів. У цьому разі збільшення мінімального розміру заробітної плати тягне за собою кратне збільшення посадових окладів працівників. Оскільки змін зазнають усі позиції штатного розпису, доцільно затверджувати його у новій редакції.

Якщо ж система оплати праці в організації побудована у такий спосіб, що підвищення мінімального розміру заробітної плати не тягне за собою збільшення посадових окладів за іншими посадами, збільшувати їх не обов’язково.

Проект наказу про внесення змін до штатного розпису

Спочатку визначаємо, до якого виду належить наказ про внесення змін до штатного розпису (від цього залежатиме порядок його опрацювання).

Так, накази про затвердження штатного розпису, внесення змін до штатного розпису належать до:

• наказів з основної діяльності — в організаціях, які створюють документи Національного архівного фонду;
• наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання — в інших організаціях (Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).

Далі готуємо проект наказу.

Зразок наказу про внесення змін до штатного розпису у зв’язку з підвищенням мінімальної заробітної плати

Проект наказу погоджуємо з відповідальними посадовими особами організації

Нормативно-правовими актами з діловодства не передбачено обов’язку щодо ознайомлення працівників з наказами з основної діяльності. Такі накази проходять внутрішнє погодження (візування) посадовими особами організації відповідно до встановленого в організації порядку погодження документів. Як правило, у наказі про затвердження штатного розпису у новій редакції (внесення змін до штатного розпису) надається доручення керівнику кадрової служби підготувати індивідуальні накази про зміни посадових окладів конкретним працівникам.

Читайте також — Копійки у штатному розписі: заокруглювати чи ні

Індивідуальні накази з кадрових питань про підвищення зарплати готуємо конкретним працівникам

Такі індивідуальні накази належатимуть до групи наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання. З наказом з кадрових питань працівника, щодо якого відбувається відповідна управлінська дія, слід ознайомити під особистий підпис. Саме на підставі цього наказу працівнику нараховуватиметься заробітна плата у новому розмірі, а не на підставі штатного розпису.

Зразок наказу про підвищення посадового окладу конкретному працівнику

Правила діловодства дозволяють оформлювати в одному наказі з кадрових питань управлінські дії щодо кількох працівників (головне, аби для відповідних питань було передбачено однаковий строк зберігання). Отже, якщо в організації розміри заробітної плати працівників не становлять комерційної таємниці (не визначені як інформація з обмеженим доступом), підвищення посадових окладів окремим працівникам можна регламентувати й одним зведеним наказом з кадрових питань (гл. 9 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях , затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).