Сведения о работнике вносятся в личную карточку на основании оригиналов личных документов, предоставленных при заключении трудового договора.
Заполнения раздела І «Общие сведения»
Так, на основании паспорта заполняют пункты 1-3, 12 раздела І «Общие сведения» личной карточки (фамилия, имя, отчество, дата рождения, гражданство, место жительства за государственной регистрацией, паспортные данные). Пункты 4-5 (сведения об образовании) заполняем на основании документов об образовании, а пункты 6-8 — на основании трудовой книжки. Сведения пункта 9 вносим на основании пенсионного удостоверения.
Отдельные сведения могут быть внесены в личную карточку со слов работника (например, сведения о фактическом месте проживания, контактный телефон). Также со слов работника можно указать сведения о семейном положении и членах семьи, но только в том случае, если работник не претендует на льготы, связанные с семейным положением и наличием детей, которых отнесены к определенным («льготных») категорий.
Информация, которая указывается в пунктах 10-12 раздела І «Общие сведения» личной карточки, со временем может меняться. Для удобства внесения исправлений в эти сведения соответствующие записи лучше делать карандашом.
Раздел II «Сведения о воинском учете»
Раздел II «Сведения о воинском учете» заполняют в личных карточках только тех работников, которые являются военнообязанными или призывниками, на основании военно-учетных документов, предоставленных работниками. Это:
- военный билет или временное удостоверение, которое выдают вместо военного билета — для военнообязанных;
- удостоверение о приписке к призывному участку — для призывников.
Раздел III «Профессиональное образование на производстве (за счет организации-работодателя)»
Информацию к Разделу III «Профессиональное образование на производстве (за счет организации-работодателя)» вносят на основании документов о профессиональном обучении работников (формальное и неформальное).
Согласно статье 6 Закона Украины «О профессиональном развитии работников» от 12.01.2012 № 4312-VI и пункта 2.1 Положения о профессиональном обучении работников на производстве, утвержденное приказом Минтруда и Минобразования Украины от 26.03.2001 № 127/151 работодатель может осуществлять формальное и неформальное профессиональное обучение работников.
По результатам неформального обучения выдается справка, в которой указываются профессия (специальность), по которой осуществлялось обучение, направление повышения квалификации, сроки обучения.
Результаты неформального обучения по рабочим профессиям подтверждаются в установленном законодательством порядке (Порядок подтверждения результатов неформального профессионального обучения лиц по рабочим профессиям утверждены постановлением КМУ от 15.05.2013 № 340).
Раздел IV «Назначение и переводы»
Раздел IV «Назначение и перевод» (обратная сторона личной карточки заполняют в соответствии с приказом о приеме на работу. В графе «Дата» указываем дату принятия на работу. В графе «Профессия, должность» указываем название профессии и ее код согласно Национального классификатора Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий». В случае перевода работника на другую должность указываем необходимые сведения со ссылкой на приказ о переводе, а в графе «Дата» указываем дату перевода.
Изменение названия должности работника, например, в связи с приведением наименований должностей в штатном расписании в соответствие с Классификатором профессий, также должна быть отражена в личной карточке.
Не забывайте, что согласно пункта 2.5 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58, владелец или уполномоченный им орган обязан ознакомить работника под подпись в личной карточке с каждой записью, которая заносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о назначении на работу, перевода и увольнения.
С записями о приеме и переводе необходимо ознакомить работника в соответствующей графе раздела «Назначение и перевод». А вот сведения об увольнении в этот раздел вносить не нужно. Для этого в личной карточке предусмотрено отдельную графу «Дата и причина увольнения (основание)».
После внесения записи об увольнении работник кадровой службы указывает в специальной графе свою должность, инициалы, фамилию, поставляет подпись.
В графе «Дополнительные сведения», размещенной на оборотной стороне карточки, целесообразно указать, принадлежит ли работник к определенных особых категорий (инвалиды, чернобыльцы, одинокие матери и др.), указать документы, подтверждающие определенный статус, дают право на льготы (наименование документа, его серия, номер, дата выдачи). Впрочем, если на предприятии внедрен отдельный учет работников особых категорий, то сведения о документах, подтверждающих право на льготы, можно отмечать в личной карточке, а в соответствующих учетных формах.
Последнюю графу личной карточки — «Подпись работника» — заполняют только при увольнении. Подписью в этой графе работник подтверждает факт ознакомления с записью об увольнении.
Впрочем, согласно пункта 7.1 Инструкции № 58, в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник также должен расписаться в личной карточке. Формами личной карточки, действовавшие ранее, было предусмотрено отдельное ознакомление работника под роспись с записью об увольнении и удостоверения факта получения трудовой книжки с указанием даты получения, что соответствовало требованиям Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников.
В типовой форме № П-2 нет графы для заверения факта получения трудовой книжки. Однако, по мнению экспертов, ознакомления с датой и причиной увольнения не свидетельствует, что трудовую книжку получил в день увольнения, как это предусмотрено статьей 47 Кодекса законов о труде Украины. Так, в личных карточках, где нет графы о получении трудовой книжки, целесообразно указывать соответствующую информацию.
Если работник не согласен с увольнением и отказался от получения трудовой книжки, уместно сделать запись об этом на нижнем берегу обратной стороны личной карточки (ниже графы, предусмотренной для подписи работника) со ссылкой на дату и номер акта об отказе от ознакомления с приказом об увольнении и получения трудовой книжки.
В случае если трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, указание сведений об увольнении и получения трудовой книжки будет иметь определенные особенности.
Личную карточку умершего работника размещают в отделении картотеки, где хранят личные карточки работников, уволенных в текущем календарном году.
Образец заполнения личной карточки работника
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
