Мін’юст України наказом від 02.06.2014 № 864/5 затвердив Типове положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду.
Відповідно до Типового положення, архівна установа сільської, селищної, міської ради (далі — Трудовий архів) створюється для тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юросіб і фізосіб - підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.
Трудовий архів створюється за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.
У Трудовому архіві зберігаються:
• документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) і тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб — підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території;
• виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
• документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;
• довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з відповідним архівним відділом районної, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, архівним відділом міської ради та затверджується керівником Трудового архіву.
Наказ № 864/5 набирає чинності з дня офіційного опублікування.
