Державна служба статистики України листом від 13.01.2016 № 17.4-12/1 надала роз’яснення щодо заповнення форми державного статистичного спостереження № 9-ДС (річна) «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування».
Джерелами інформації для показників форми № 9-ДС є дані первинного обліку службовців:
- наказ (розпорядження) про прийняття на роботу (форма № П-1);
- особова картка працівника (форма № П-2ДС);
- наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (форма № П-4);
- табель обліку використання робочого часу (форма № П-5);
- розрахунково-платіжна відомість працівника (форма № П-6);
- розрахунково-платіжна відомість (зведена) (форма № П-7);
- інші документи бухгалтерського обліку та фінансової звітності, передбачені чинним законодавством.
Визначення показників форми № 9-ДС здійснюється відповідно до глав 2 і 3 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (далі — Інструкція № 286), та глави 2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5).
Професійно-кваліфікаційні характеристики посад державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування містяться в посадових інструкціях (положеннях).
Інформація щодо категорій посад визначена у статті 25 Закону України «Про державну службу» від 16.12.1993 № 3723-XII (далі — Закон № 3723), статті 14 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» від 07.06.2001 № 2493-III (далі — Закон № 2493) та інших нормативно-правових актах.
Розподіл державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування за статтю, віковими групами, стажем і рівнем освіти
Розділи I та II форми № 9-ДС (річна) містять дані щодо всіх працівників, які перебувають в обліковому складі установи на кінець звітного року і обіймають посади керівників та спеціалістів, відповідно до Законів № 3723 та № 2493, у тому числі жінок, які перебувають у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та у відпустках без збереження заробітної плати для догляду за дитиною більшої тривалості.
Розділ I містить дані щодо розподілу зазначених працівників за статтю і віковими групами.
Графи 1-7 розділу II містять дані щодо розподілу працівників відповідно до стажу державної служби або служби в органах місцевого самоврядування, відповідно до статті 22 Закону № 2493 і Порядку обчислення стажу державної служби, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 03.05.1994 № 283.
Графа 8 містить дані щодо працівників з неповною або базовою вищою освітою, які закінчили коледж, технікум, училище або інший прирівняний до них вищий навчальний заклад з освітньо-кваліфікаційним рівнем «молодший спеціаліст» або «бакалавр» і мають документ, який засвідчує здобуття відповідної освіти.
Графа 9 містить дані щодо працівників з повною вищою освітою, які закінчили університет, академію, інститут, консерваторію або інший прирівняний до них вищий навчальний заклад з освітньо-кваліфікаційним рівнем «спеціаліст» або «магістр» і мають документ, який засвідчує здобуття відповідної освіти.
Графа 10 містить дані щодо кількості працівників із граф 8 і 9, які мають вищу освіту в галузі знань «Державне управління».
Графа 11 містить дані щодо працівників, які мають науковий ступінь (кандидати і доктори наук).
Графа 12 містить дані щодо кількості докторів наук.
Графа 13 містить дані щодо працівників, які мають вчене звання (старший науковий співробітник, доцент, професор).
Графа 14 містить дані щодо кількості професорів.
Рух кадрів
Графи 1-5 розділу III містять дані щодо кількості керівників і спеціалістів, які були прийняті на роботу в установу за певною процедурою впродовж звітного року з 1 січня по 31 грудня включно.
Графа 6 містить дані щодо кількості працівників, яким при призначенні на посаду було встановлено випробувальний термін.
Графа 7 містить дані щодо кількості працівників, які до прийняття на посаду вже мали статус державного службовця чи посадової особи місцевого самоврядування, тобто прийняті на державну службу чи службу в органах місцевого самоврядування не вперше, незалежно від того, прийняті вони у порядку переведення з іншої установи або на момент призначення не перебували на посадах державних службовців чи посадових осіб місцевого самоврядування.
Графи 8-16 містять дані щодо кількості керівників і спеціалістів, які вибули з установи у звітному календарному році з певної причини, крім тих, які були звільнені 31 грудня або в останній робочий день звітного року. Інформація про останніх міститься у звіті за наступний рік.
Графа 9 містить дані щодо кількості працівників, які вибули з установи з причин плинності кадрів:
- за власним бажанням (за винятком випадків, коли заява про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу);
- у зв’язку з відставкою (державні службовці першої або другої категорії);
- за угодою сторін;
- через прогул або інші порушення трудової дисципліни;
- порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції" від 14.10.2014 № 1700-VII;
- виявлену невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі;
- систематичне невиконання працівником покладених на нього обов’язків без поважних причин.
Графа 10 містить дані щодо кількості працівників, які вибули з установи у зв’язку з виходом на пенсію до досягнення граничного віку перебування на державній службі.
Графа 13 містить дані щодо кількості державних службовців або посадових осіб місцевого самоврядування, призначених на посаду на певний строк (крім призначених на посаду працівника, який перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку або у відпустці без збереження заробітної плати для догляду за дитиною більшої тривалості), які вибули з установи у зв’язку із закінченням повноважень або достроковим їх припиненням.
Графа 16 містить дані щодо кількості працівників, які вибули з установи з підстав, не перелічених у графах 9-15, наприклад, через переїзд на нове місце проживання, переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість, вступ до навчального закладу, неможливість проживання у цій місцевості, підтверджена медичним висновком, вагітність та пологи, догляд за дитиною до досягнення нею чотирнадцятирічного віку або дитиною-інвалідом, догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або інвалідом I групи, прийняття на іншу роботу за конкурсом. Також графа 16 містить дані щодо кількості звільнених працівників, що працювали на посадах працівників, які перебували у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку або у відпустках без збереження заробітної плати для догляду за дитиною більшої тривалості.
Відповідно до статті 38 Кодексу законів про працю, статті 15 Закону № 3723 і Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58, підставою для відображення руху кадрів для установи у разі її реорганізації є заяви працівників на звільнення за власним бажанням та про прийом у новостворену установу, а також проведення відповідної процедури, передбаченої чинним законодавством (наприклад, конкурсу), із занесенням відповідного запису в трудову книжку працівника.
Підготовка та підвищення кваліфікації працівників
Графа 1 містить дані щодо загальної кількості державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які здобули неповну, базову або повну вищу освіту, другу вищу освіту за рахунок коштів державного бюджету або за власний рахунок та отримали відповідний документ державного зразка у звітному році, без урахування тих, які закінчили вищий навчальний заклад у звітному році та були прийняті на посади державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування.
Графа 2 містить дані щодо кількості працівників, які за звітний період здобули освітньо-кваліфікаційний рівень магістра у галузі знань «Державне управління» в Національній академії державного управління при Президентові України та регіональних інститутах державного управління і отримали відповідний документ державного зразка.
Графа 3 містить дані щодо кількості працівників, які за звітний період здобули освітньо-кваліфікаційний рівень магістра у галузі знань «Державне управління» в магістратурах інших вищих навчальних закладів і отримали відповідний документ державного зразка.
Графа 4 містить дані щодо загальної кількості працівників, які підвищили кваліфікацію за направленнями в Україні та за кордоном протягом звітного року відповідно до Положення про систему підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців і посадових осіб місцевого самоврядування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 07.07.2010 № 564 (далі — Положення № 564), незалежно від кількості разів підвищення кваліфікації.
Графи 11-13 містять дані усіх витрачених коштів на підвищення кваліфікації працівників із графи 4.
Графа 5 містить дані щодо загальної кількості працівників, які підвищили кваліфікацію за направленнями в Україні з будь-яких питань, незалежно від кількості разів підвищення кваліфікації.
Графи 6-8 містять дані щодо кількості працівників із графи 5, які підвищили кваліфікацію в Україні з питань державного управління, таких як українське ділове мовлення, державне управління та державна служба, соціально-економічний стан та розвиток регіонів, інвестиційна та інноваційна діяльність, управління якістю, запобігання та протидія корупції, правові питання, державні закупівлі (проведення тендерів), гендерна політика, євроінтеграція, за наявності підтвердження відповідним свідоцтвом установленого зразка, а за програмами тематичних семінарів — наказом про направлення працівників на семінар та документом, що підтверджує проходження семінару (свідоцтво, сертифікат, диплом, довідка), та з урахуванням кількості випадків та видів навчання.
Графа 9 містить дані щодо загальної кількості працівників, які пройшли стажування за кордоном за програмами, проектами або угодами відповідно до Положення, незалежно від кількості разів підвищення кваліфікації.
Графа 10 містить дані щодо кількості фахівців, які підвищували кваліфікацію за кордоном, витрати на навчання яких (цілком або основну частину) взяла на себе міжнародна організація чи інша приймаюча сторона в порядку надання міжнародної технічної допомоги відповідно до Положення про порядок формування навчальних груп для підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів за рахунок міжнародної технічної допомоги, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 10.11.1995 № 901.
Графа 11 містить дані щодо витрат на підвищення кваліфікації службовців, які пройшли навчання в Україні та враховані у графі 5.
Графа 12 містить дані щодо витрат на всі відрядження працівників, пов’язані з підвищенням кваліфікації в Україні.
Графа 13 містить дані щодо витрат на підвищення кваліфікації працівників за кордоном, що були здійснені установою відповідно до Положення про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.03.1996 № 287, в національній валюті за курсом Національного банку України на дату оплати.
Оплата праці
Рядок 501 містить дані щодо середньооблікової кількості штатних працівників установи, на яких поширюється дія Законів № 3723 та № 2493, за звітний рік, визначеної відповідно до Інструкції № 286.
Рядки 502, 503 містять дані щодо сум фонду оплати праці та фонду основної заробітної плати за звітний рік, нарахованих відповідно до Інструкції № 5 державним службовцям або посадовим особам місцевого самоврядування.
Підготувала Ольга Савченко,
експерт Експертус Кадри
