З метою забезпечення права особи спростовувати недостовірну інформацію про себе наказом Міністерства юстиції України від 28.08.2015 № 1612/5 затверджено новий порядок долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в цих документах (далі — Порядок).
Відповідно до Порядку особа, яка вимагає спростування недостовірних, на її думку, відомостей про себе, що містяться в архівних документах (далі — заявник), подає до архівної установи заяву, в якій зазначає, які саме відомості і в яких документах (із зазначенням їх назв (заголовків) і пошукових даних (номери фонду, опису, справи, аркуша, номер одиниці зберігання (одиниці обліку) аудіовізуальних документів)) є недостовірними. До заяви додаються оригінали або засвідчені копії документів, що містять підстави для спростування зазначених у заяві відомостей чи доповнення недостовірних, на думку заявника, відомостей інформацією, що їх спростовує.
Експертна комісія архівної установи за результатами розгляду заяви та доданих до неї документів приймає одне з таких рішень:
- про долучення поданих документів до відповідного архівного фонду;
- про визнання заяви про долучення поданих документів необгрунтованою.
У разі прийняття рішення про долучення поданих документів до архівного фонду, в якому зберігаються недостовірні відомості про особу, зазначені документи у місячний строк долучаються до цього архівного фонду. Рішення про долучення поданих документів оформлюється наказом (розпорядженням) керівника архівної установи.
Заявник повідомляється про долучення наданих ним документів до відповідного архівного фонду шляхом надсилання листа із зазначенням архівного шифру справи з долученими документами.
При визнанні заяви про долучення документів необгрунтованою заявнику надсилається лист, до якого додаються витяг з протоколу засідання комісії та оригінали документів, надані заявником.
Копії зазначених документів залишаються в архівній установі разом з копією повідомлення заявникові і підшиваються до справи фонду, в якому, на думку заявника, зберігаються недостовірні відомості.
Порядком передбачено наступні підстави для відмови заявнику у долученні поданих ним документів:
- вимога спростування відомостей не належить до повноважень архівних установ;
- наявність спростування відомостей, які спростовуються заявником, в інших документах, які перебувають на зберіганні в цій або іншій архівній установі і доступ до яких не обмежено;
- заява про спростування відомостей, що не є відомостями про особу або які містять оціночні судження: критику, оцінку дій, вживання мовних засобів тощо;
- подання заявником документів, які містять явні ознаки підроблення;
- відмова заявника надати у разі необхідності оригінали документів або додаткові пояснення щодо наданих документів.
Підготувала Ольга Савченко,
редактор-експерт «Експертус Кадри»
