ПФУ постановою Правління від 12.03.2021 № 11-1 затвердив Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 11-1). Порядок № 11-1 діє з 23.07.2021.
Як перейти на електронні трудові книжки
Відомості про трудову діяльність працівника подають до ПФУ через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі. Обов’язкова умова — кваліфікований електронний підпис страхувальника або працівника, які подають інформацію. Способи передавання інформації на портал ПФУ:
- у вигляді сканованих копій документів;
- в оцифрованому вигляді — створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ, до якого додають скановані копії документів, на підставі яких створено запис.
Порядок № 11-1 визначає вимоги до скан-копії трудових книжок, які роботодавець або сам працівник передаватиме на портал ПФУ.
Електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:
- найменування роботодавця або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та (або) номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
- переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
- найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
- причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
- вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесли запис про початок та (або) припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
Якщо електронний запис створили з помилками та відправили, необхідно формувати новий електронний запис.
Подані відомості про трудову діяльність працівника повинні містити повну та достовірну інформацію.
Що означають зміни для кадровика:
- вже потрібно передавати сканкопії трудових книжок на портал ПФУ;
- вимоги до сканів офіційно визначені;
- згоду на обробку персональних даних у працівників більше не беремо.
За матеріалами «Експертус Кадри»
