В якій справі слід зберігати декларації державних службовців

Державні службовці та посадові особи, що здійснюють організаційно-розпорядчі функції, подають до кадрових служб декларації про доходи. Чи потрібно зберігати ці декларації в особових справах чи слід сформувати окрему справу? Якщо декларації мають формуватися окремо, то який строк зберігання маємо встановити для такої справи?

Згідно з Порядком зберігання документів і використання відомостей, зазначених у декларації про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру, та відомостей щодо відкриття валютного рахунка в установі банку-нерезидента, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 11.01.2012 № 16* (далі — Порядок № 16), декларації зберігаються у кадрових підрозділах відповідних державних органів або органів місцевого самоврядування, юридичних осіб публічного права в особових справах державних службовців та інших посадових осіб, перелік яких зазначено у пункті 1 та підпункті «а» пункту 2 частини першої статті 4 Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» від 07.04.2011 № 3206-VI.

Зазначена вимога Порядку № 16 врахована у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (зареєстровано в Мін’юсті 17.04.2012 за № 571/20884).

Так, статтею 493 вказаного Переліку визначено, що декларації повинні включатися до складу особової справи. Відповідно, й строк зберігання декларацій збігається зі строком зберігання особової справи. Як правило, особові справи державних службовців, інших посадових осіб зберігаються 75 років. Водночас слід мати на увазі, що особові справи керівників організацій, а також членів творчих спілок, осіб, що мають найвищі ступені відзнаки та почесні звання, в організаціях, що належать до джерел формування Національного архівного фонду, зберігаються постійно.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до Дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, а також Юлія Видиборець з інформацією про новий мобілізаційний закон — головні зміни. Ще у програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам. Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді