Если не хотите пережить мытарства от мытарей, придерживайтесь норм Кодекса законов о труде Украины. Согласно части 3 статьи 24 КЗоТ работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа, и сообщения центрального органа исполнительной власти по вопросам обеспечения формирования и реализации государственной политики по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование о принятии работника на работу в порядке, установленном Кабинетом Министров Украины.
Во исполнение этой нормы Кабинет Министров Украины утвердил постановлением от 17.06.2015 № 413 Порядок сообщения Государственной фискальной службе и ее территориальным органам о принятии работника на работу.
Способы подачи уведомления о приеме работника
Уведомление о принятии на работу подает собственник предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган (лицо) или физическое лицо (далее — организация) в территориальные органы ГФС по месту учета их как плательщика единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование по форме согласно приложению до начала работы работника по заключенному трудовому договору. Подать уведомление о вновь принятого работника можно одним из следующих способов:
- средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц согласно требованиям законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи;
- на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;
- на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.
Уведомление о принятии на работу работников в ГФС подают через электронную бухгалтерскую программу для представления отчетности. Конечно, это можно делать, если электронная программа предусматривает возможность использования электронной цифровой подписи.
Порядком № 413 предусмотрено сообщение ГФС о принятых работниках средствами электронной связи с использованием электронной цифровой подписи ответственных лиц согласно требованиям законодательства в сфере электронного документооборота и электронной подписи.
Внимание! Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — вид электронной подписи, полученной по результатам криптографического преобразования набора электронных данных, который прилагается к этому набору или логически с ним сочетается и позволяет подтвердить его целостность и идентифицировать подписчика. ЭЦП накладывается личным ключом и проверяется с помощью открытого ключа.
Форма уведомления о приеме на работу
Форма предусматривает:
- тип уведомления (начальное, отменяющее);
- фамилия, имя, отчество застрахованного лица;
- регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серию и номер паспорта (для физических лиц, которые через свои религиозные убеждения отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
- номер и дату приказа (распоряжения) о приеме на работу;
- дату начала работы;
- категорию лица (с трудовой книжкой, без трудовой книжки) и тому подобное.
Отменяющее уведомление
Отменяющее уведомление о приеме на работу следует подавать в ГФС, если принятый работник не приступил к работе.
Уведомление о приеме на работу работника с отметкой в графе 2 «отменяющее» советуем направлять по почте (подавать лично или курьерской службой) с сопроводительным письмом, в котором целесообразно указать дату первичного уведомления о приеме работника на работу и причину отмены поданного уведомления.
Законодательством не определены сроки для подачи отменяющего уведомления. Подавать такое уведомление в ГФС следует после отмены приказа о принятии на работу.
Информацию, содержащуюся в уведомлении о принятии на работу, необходимо внести в реестр страхователей и реестр застрахованных лиц согласно Закону Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.
Сроки подачи уведомления о приеме на работу
В соответствии с частью третьей статьи 24 КЗоТ «работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора и уведомления...». Часть вторая порядка № 413 сформулирована более однозначно: «уведомление о приеме работника на работу подается ... до начала работы работника по заключенному трудовому договору...».
Поскольку в сообщении предусмотрено указывать только дату формирования сообщения, и в ГФС на штампе, который ставится как отметка о представлении отчетности, также не предусмотрено указание, в котором часу было принято отчет, уведомления о принятых работников следует подавать до даты, с которой работник приступил к работе. То есть о принятии работника по 25.07.2018 организация должна уведомить ДФС не позднее 24.07.2018.
Подавать ли уведомление на лиц, выполняющих работу по договору подряда?
Трудовой договор — это соглашение между работником и организацией, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную этим соглашением, с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон (ч. 1 ст. 21 КЗоТ).
Порядок заключения гражданско-правовых договоров регулируется нормами не трудового, а гражданского законодательства. Согласно статье 837 Гражданского кодекса Украины по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется на свой риск выполнить определенную работу по заданию второй стороны (заказчика), а заказчик обязуется принять и оплатить выполненную работу.
В статье 24 КЗоТ речь идет именно о лицах, работающих по трудовому договору. Следовательно, уведомление о приеме на работу подрядчиков не подают.
Подавать ли уведомление на работников, принятых временно или по срочному трудовому договору?
Так, поскольку организация заключает с такими лицами трудовые договоры.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
