Номенклатура справ — обов’язкова облікова форма відділу кадрів для всіх підприємств: державних, акціонерних, ТОВ тощо.
Номенклатуру справ на 2020 рік відділ кадрів має скласти до 15 листопада поточного року (п. 8 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Номенклатура справ 2020 складається у формі документа-таблиця, що містить:
- перелік заголовків справ, які формує та зберігає відділ;
- строки зберігання справ.
На обкладинки справ кадровики переносять заголовки з номенклатури.
За правилами діловодства, справами вважаються як паперові теки з документами, так і окремі облікові форми, наприклад — журнали.
В Додатку 11 до Правил № 1000/5 внормована Типова форма номенклатури справ підрозділу.
Індекс справи
Кожній справі в номенклатурі відповідає певний індекс.
Складові індексу:
Наприклад:
- 05-10, де 05 — індекс відділу кадрів за класифікатором підрозділів підприємства, а 10 — порядковий номер справи;
- 04.1-08, де 04.1 — індекс відділу кадрів у складі Адміністративного управління, а 08 — порядковий номер справи.
Зверніть увагу!
Хоча відповідно до глави 1 розділу IV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Правил № 1000/5 принципи складання номенклатур — єдині для всіх підрозділів, відмінності для відділу кадрів все ж існують. Трудові книжки, особові справи, особові картки, письмові трудові договори зазначайте в номенклатурі:
- за видами;
- під окремими індексами для кожного виду.
Зразок номенклатури справ 2020
Примірна номенклатура справ відділу кадрів 2020 від експертів журналу «Кадровик-01» та експертно-правової системи «Експертус Кадри» — це орієнтир для вас. Частини справ на вашому підприємстві не буде, натомість будуть інші справи, зумовлені специфікою роботи та завданнями відділу. Наприклад, справи з документами щодо управління персоналом.
Якщо підприємство — джерело формування Національного архівного фонду (НАФ), звертайте увагу на примітки в графі 5.
Справи, які обов’язково мають бути у відділі кадрів, позначені «*». Вам залишилось скачати зразок.
Зверніть увагу, якщо складаєте номенклатуру вперше:
Позначка в номенклатурі | Що означає |
Доки не мине потреба | Такий строк вказуйте в номенклатурі для справ, сформованих із тиражованих копій документів — незалежно від строку зберігання оригіналів. Не робіть посилання на статтю відповідного переліку документів із зазначенням строків зберігання (п. 13 розд. 1 глави IV Правил № 1000/5) |
ЕПК | Рішення про внесення до НАФ, тобто про встановлення строку зберігання «Постійно», або про знищення документів для організацій — джерел формування НАФ ухвалюють експертно-перевірні комісії державного архіву (п. 2.8 Переліку № 578/5) |
ЕК | Строк зберігання визначає експертна комісія підприємства |
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
