Типова номенклатура справ для галузі в цілому розробляється міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірною комісією (далі — ЦЕПК) Держархіву України, затверджується керівництвом відповідного міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади та керівництвом Держархіву України і підлягає державній реєстрації в Міністерстві юстиції України.
Види номенклатур справ
Загалом виділяють три види номенклатур справ:
- типова;
- примірна;
- індивідуальна.
Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для організацій, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Примірні номенклатури справ, розроблені міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, схвалюються ЦЕПК Держархіву України та затверджуються керівником організації.
Примірні номенклатури справ, розроблені місцевими органами виконавчої влади, погоджуються ЕПК відповідного державного архіву та затверджуються керівником організації.
Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна організація повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.
Зведена індивідуальна номенклатура справ організації складається, як правило, з номенклатур справ структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють в організації.
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням інших фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з керівником архіву організації (посадовою особою, відповідальною за архів). Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності (відповідно до глави 1 розділу ІV «Складання номенклатури справ» Правил 1000/5).
Коли складати номенклатуру справ
Усі підрозділи підприємства, зокрема кадрова служба, розробляють номенклатуру щороку — до 15 листопада поточного року на наступний рік (п. 8 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Складіть номенклатуру справ до 15 листопада поточного року |
Якщо підприємство утворене наприкінці календарного року, номенклатуру справ доречно складати на наступний рік. Якщо на початку року або всередині — розробіть номенклатуру на поточний рік. Під кінець року перегляньте розроблену номенклатуру і складіть номенклатуру справ на наступний рік.
Хто візує і підписує номенклатуру справ відділу кадрів
Що включати і не включати до номенклатури справ
Форма номенклатури справ
Номенклатура — це документ-таблиця, що містить:
- перелік заголовків справ, які формує та зберігає відділ;
- строки зберігання справ.
На обкладинки справ кадровики переносять заголовки з номенклатури.
Типова форма номенклатури підрозділу внормована в Додатку 11 до Правил № 1000/5.
Номенклатура справ структурного підрозділу (типова форма)
Чи можна протягом року доповнювати номенклатуру справ?
Зведена номенклатура справ підприємства (типова форма)
