У практичній роботі використовують витяг зі зведеної номенклатури, який може різнитися від поданого до служби діловодства початкового варіанта. Зокрема, у витягу може бути уточнено заголовки справ, пересистематизовано справи згідно з уніфікованою системою та за рекомендаціями держархіву, органу вищого рівня.
Служба діловодства реєструє одержані примірники номенклатур справ структурних підрозділів у журналі (картотеці) внутрішніх документів. Перед реєстрацією перевіряють наявність підписів та віз на обох примірниках номенклатури справ структурного підрозділу.
Зведену номенклатуру справ складає служба діловодства за методичної підтримки архіву підприємства або посадової особи, відповідальної за архів:
- у грудні;
- за уніфікованою формою.
Форма зведеної номенклатури
Структура зведеної номенклатури справ
Залежить від того, чи є на підприємстві поділ на підрозділи.
Структурний принцип
За чіткої оргструктури із поділом на підрозділи зведену номенклатуру будують за структурним принципом, об’єднуючи в ній усі підписані й завізовані примірники номенклатур справ підрозділів.
Заголовками розділів зведеної номенклатури в цьому разі є назви підрозділів (канцелярія, плановий відділ, відділ кадрів, відділ маркетингу тощо).
Перший розділ зведеної номенклатури, складеної за структурним принципом, відводять для справ служби діловодства. Наступні розділи подають у послідовності згідно зі штатним розписом чи класифікатором підрозділів — з урахуванням відокремлених структурних підрозділів, які не мають статусу юридичної особи. Наприкінці зазначають справи постійних і тимчасових колегіальних органів — колегій, рад, комісій, творчих груп тощо.
Функціональний принцип
На безструктурних підприємствах, де основні функції (напрями діяльності) розподілено між працівниками, застосовують функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ.
У цьому разі розділи номенклатури відповідають напрямам діяльності підприємства (планування, фінансування, прогнозування тощо). Їх розташовують за ступенями важливості.
У зведеній номенклатурі, побудованій за функціональним принципом, заголовок справи зі зведеною номенклатурою розміщують першим у розділі «Розпорядча діяльність. Документаційне забезпечення управління та організація зберігання документів».
За виробничої потреби можна поєднати обидва принципи побудови номенклатури справ.
Наприкінці зведеної номенклатури завжди передбачають резервні номери для додатково сформованих справ.
Зведену номенклатуру:
- підписує керівник служби діловодства;
- візує керівник архіву (посадова особа, відповідальна за архів);
- схвалює експертна комісія (ЕК) підприємства;
- погоджує експертно-перевірна комісія (ЕПК) відповідного державного архіву (ЕК органу вищого рівня);
- затверджує директор (після внесення уточнень і передрукування).
Належно оформлену зведену номенклатуру справ реєструють під унікальним номером.
Підприємства, що належать до джерел формування Національного архівного фонду (НАФ), створюють зведені номенклатури справ у чотирьох примірниках:
- перший (недоторканний) зберігається у службі діловодства;
- другий — використовується службою діловодства як робочий;
- третій — передається до архіву підприємства для контролю за формуванням справ у підрозділах;
- четвертий — надсилається до відповідної державної архівної установи.
Підприємства, що не є джерелами формування НАФ, створюють три примірники зведеної номенклатури справ (за відсутності органу вищого рівня). Номенклатури справ підрозділів складають у двох примірниках, один із яких передають службі діловодства.
Погоджену та затверджену зведену номенклатуру вводять у дію з 1 січня нового року.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
