Звучне слово «портфоліо» ми традиційно асоціюємо з представниками творчих професій: фотографами, дизайнерами, журналістами. Однак, портфоліо — річ, безсумнівно, корисна для будь-якого професіонала, у т. ч. для секретарів, вчителів, лікарів.
Зазвичай портфоліо послуговуються під час пошуку нової роботи. Утім, воно може відіграти вирішальну роль і на поточному місці роботи, у разі корпоративних змін і ротацій. З портфоліо керівник дізнається про ваші таланти й досягнення. Відтак перед вами можуть постати нові перспективи.
Портфоліо — це збірка напрацювань, свідчень професійних досягнень, документів про освіту та підвищення кваліфікації.
Портфоліо: приклад з життя
Гадаєте, на поточному місці роботи портфоліо вже не знадобиться? Адже керівник та кадровики вже склали для себе ваш професійний портрет. Це не зовсім так. Будь-де й будь-коли портфоліо може виявитися «двигуном кар’єри». Наприклад, якщо керівник вирішує, кому доручити організацію заходу, кого відрядити для участі у виставці (конференції), зробити керівником відділу діловодства тощо.
Як приклад наведемо історію Ірини С. Талановита студентка економічного факультету працювала помічником завідувача однієї з кафедр. Викладачі пророкували їй блискучу кар’єру, однак на 4-му курсі Ірина вийшла заміж, а після захисту диплома народила дитину та взяла відпустку для догляду за дитиною до 3-х років.
Після трирічної відпустки Ірина влаштувалася на роботу секретарем. Спочатку було складно, але з часом повернулася впевненість у власних силах: відновився колишній діловий ритм, дитина адаптувалася до садочка й почала менше хворіти.
Однак секретарська робота не давала змоги Ірині повною мірою виявити свої таланти. Приємні колеги, зручний графік — усе це подобалося й влаштовувало, проте дівчина прагнула більшої самореалізації. Вона пригадала, що в університеті її цінували за аналітичні здібності та знання англійської мови. Ірина підготувала портфоліо. До його складу увійшли:
- характеристика з попереднього місця роботи;
- свідоцтво з курсів іноземних мов;
- анотація та відгуки до дипломної роботи з економіки;
- відгук керівника виробничої практики;
- сертифікат англомовного онлайн-курсу з корпоративних фінансів.
Ірина показала портфоліо керівнику, зауваживши, що готова працювати більше, але за відповідну плату.
Портфоліо справило враження. Ірину включили до групи, яка працювала над реалізацією міжнародного проекту. Одночасно з виконанням обов’язків секретаря Ірина почала аналізувати документи від зарубіжних партнерів. За це їй нараховували доплату. Робота над проектом допомогла підтримати належний рівень володіння англійською та налагодити зв’язки з працівниками інших підрозділів. І авторитет, і рівень прибутку Ірини підвищилися. І все — завдяки портфоліо.
Приклад Ірини засвідчує: не варто чекати, коли керівництво помітить, оцінить, запропонує підвищення. Складіть портфоліо, яке розповість про вас і ваші таланти те, що допоки залишається прихованим від колег.
Склад портфоліо
До портфоліо доцільно включити всі документи, які підтверджують досвід, засвідчують досягнення тощо. Деякі напевне наявні у вас на цей час, а деякі доведеться збирати.
Персональний перелік завдань і досягнень із прикладами
Складіть для портфоліо перелік найважливіших завдань, які виконували, документів, які розробляли, заходів, які організовували, тощо.
Наприклад, ви є автором локальних нормативних актів компанії: індивідуальної інструкції з діловодства, інструкції щодо роботи з документами, які містять службову інформацію, корпоративного кодексу. Складіть міні-каталог цих документів — із анотаціями, базовими реквізитами, коментарями та витягами.
Копії документів, що відбивають внесок у роботу компанії
Портфоліо має віддзеркалювати участь у кожному масштабному проекті чи важливому заході з літопису компанії. Упровадження системи електронного документообігу, участь у міжнародній виставці, організація конференцій, нарад — варіантів чимало. Підтвердженням слугуватимуть накази з дорученнями керівника вам особисто, програми заходів, витяги зі звітів і наказів про преміювання тощо.
Рекомендаційні листи
Попросіть керівників підрозділів написати рекомендаційні листи щодо того, які завдання ви виконували спільно та як ви зарекомендували себе в командній роботі.
Листи від посадових осіб бажано оформити на фірмових бланках. Рядові працівники можуть скласти їх на простих аркушах паперу. В будь-якому разі рекомендаційні листи мають бути підписані. Доцільний реквізит — контактні дані укладача.
Рекомендаційні листи відтворюють характер ваших відносин із колегами.
Якщо є можливість, зверніться за характеристиками до колег із попередньої роботи, навіть якщо після звільнення минуло кілька років.
Сертифікати, свідоцтва, грамоти
Підготуйте для портфоліо добірку документів, що засвідчують підвищення кваліфікації, одержання додаткової освіти, опанування суміжних професій, набуття професійно значимих навичок і знань. Сертифікати, свідоцтва, грамоти й дипломи мають посісти належне місце в портфоліо.
Фотографії
Портфоліо збагатять світлини, що ілюструють вашу професійну діяльність та участь у корпоративних заходах — фотохроніки виставок, відряджень, конференцій, нарад.
Слово укладача
Розпочати портфоліо доцільно зі слова укладача — стислої розповіді про себе у довільній формі.
Оформлення портфоліо
Єдиного стандарту щодо оформлення портфоліо не існує. Дотримуйтеся ділового стилю, правил і норм у сфері діловодства.
Вдалий дизайн портфоліо секретаря — стилістична єдність, простий і зручний шрифт, елегантне та строге оформлення.
Надрукуйте ім’я та прізвище. Розташуйте цей надпис на першій сторінці обкладинки, титульному аркуші або корінці теки. Додайте портретну фотографію доброї якості.
Визначте структуру портфоліо та послідовність матеріалів. Портфоліо секретаря може містити такі розділи:
- підготовка документів;
- організація діловодних процесів та контроль за станом діловодства;
- робота з кадровими й бухгалтерськими документами;
- робота з системою електронного документообігу;
- архівна справа;
- робота з комерційними пропозиціями;
- робота з персоналом, відвідувачами, клієнтами;
- організація відряджень;
- організація ділових заходів;
- підготовка до участі у виставках.
До обов’язкових належать розділи «Освіта», «Додаткова освіта» та «Досягнення».
Сертифікати, свідоцтва, грамоти й дипломи можна розмістити або в тематичних розділах, або наприкінці портфоліо як додатки.
Пронумеруйте аркуші. Складіть зміст. Розташуйте документи, фото- й інформаційні матеріали відповідно до змісту.
Зразок оформлення змісту портфоліо секретаря
Розпочніть портфоліо зі звертання до читача, розповіді про себе.
Варіант блока даних «Про себе» у портфоліо
Доцільно створити 2 версії портфоліо — електронну й на папері.
Завжди тримайте портфоліо напоготові, щоб не втратити нагоду пред’явити його керівнику, коли трапиться слушна мить. У вас немає портфоліо? Розпочніть складати його вже сьогодні.
Актуалізація портфоліо
Щокварталу переглядайте портфоліо й додавайте нові матеріали. Вилучайте документи, які втратили актуальність. Пильнуйте, щоб ваше портфоліо не набуло страхітливих обсягів. Максимум 30 документів! Стільки, щоб витрачати на ознайомлення щонайбільше 7 хвилин. Цього досить, аби скласти уявлення про вас і вашу роботу.
Правильно сформоване портфоліо допоможе в кар’єрі. Успіхів вам на професійному шляху!
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
