Учет дел на предприятии ведется по сводной номенклатуре дел — обязательный для каждой организации систематизированный и проиндексированный список названий дел с указанием сроков их хранения.
Сводная номенклатура дел организации состоит из номенклатур дел структурных подразделений и содержит заголовки всех дел, заведенных в организации. Номенклатура дел кадровой службы является частью сводной номенклатуры дел.
Учет личных дел работников
Учет всех дел, формирующихся в деятельности кадровой службы, ведется именно по номенклатуре дел. Но личные дела работников составляют исключение — их включают в номенклатуру дел кадровой службы под одним индексом, а учитываются не по номенклатуре дел, а по специальной учетной форме — Журнале (или Книге) учета личных дел.
Форму Журнала учета личных дел организация определяет самостоятельно.
Вашему вниманию рекомендована экспертами журнала «Кадровик-01» форма Журнала учета личных дел.
Нумерация в Журнале учета личных дел должна быть сквозной: начинают с начала деятельности организации и с момента первой регистрации личного дела и продолжают по нарастающей за все время существования организации.
После регистрации в Журнале учета целесообразно ввести индексацию личных де
Например, так: индекс личного дела работника — 03-26/136, где 03-26 — индекс личных дел согласно номенклатуры дел кадровой службы, 136 — номер личного дела работника за Журналом учета личных дел.
Хранение личных дел
Личные дела содержат важные сведения о работнике и его трудовой деятельности, в том числе персональные данные работника (сведения или совокупность сведений о физическом лице, по которым она может быть идентифицирована).
Персональные данные являются объектом защиты (ст. 5 Закона Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 № 2297-VI).
Организация, обрабатывающая персональные данные работников, должна обеспечить защиту этих данных.
С учетом требований законодательства о защите персональных данных и правил общего делопроизводства личные дела работников должны храниться в кадровой службе отдельно от других дел. Ответственность за их сохранность возлагается на руководителя кадровой службы.
Личные дела работников должны храниться в вертикальном положении в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах, которые закрываются.
Как правило, личные дела располагаются в алфавитном порядке.
Доступ к личным делам должен быть ограничен. Его позволяют только работникам кадровой службы.
После завершения срока текущего хранения личные дела работников, уволенных в определенном году, формируют в сводное дело, оправляют в твердую обложку, передают на хранение в архивное подразделение организации. На практике это делают в начале делопроизводст
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
