Облік справ на підприємстві ведеться за зведеною номенклатурою справ — обов’язковий для кожної організації систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання.
Зведена номенклатура справ організації складається з номенклатур справ структурних підрозділів і містить заголовки усіх справ, заведених в організації. Номенклатура справ кадрової служби є частиною зведеної номенклатури справ.
Облік особових справ працівників
Облік усіх справ, що формуються в діяльності кадрової служби ведеться саме за номенклатурою справ. Але особові справи працівників становлять виняток — їх включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують не за номенклатурою справ, а за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ.
Форму Журналу обліку особових справ організація визначає самостійно. До вашої уваги рекомендована експертами журналу «Кадровик-01» форма Журналу обліку особових справ.
Після реєстрації у Журналі обліку доцільно запровадити індексацію особових справ.
Наприклад, так: індекс особової справи працівника — 03-26/136, де 03-26 — індекс особових справ відповідно до номенклатури справ кадрової служби, 136 — номер особової справи працівника за Журналом обліку особових справ.
Зберігання особових справ
Особові справи містять важливі відомості про працівника та його трудову діяльність, зокрема персональні дані працівника (відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, за якими вона може бути ідентифікована).
Персональні дані є об’єктом захисту (ст. 5 Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI).
Організація, що обробляє персональні дані працівників, повинна забезпечити захист цих даних.
З урахуванням вимог законодавства про захист персональних даних та правил загального діловодства особові справи працівників мають зберігатися в кадровій службі окремо від інших справ. Відповідальність за їх збереження покладається на керівника кадрової служби.
Особові справи працівників мають зберігатися у вертикальному положенні у спеціально оснащених сейфах або металевих шафах, що зачиняються.
Як правило, особові справи розташовують в алфавітному порядку.
Доступ до особових справ має бути обмежено. Його дозволяють лише працівникам кадрової служби.
Після завершення строку поточного зберігання особові справи працівників, звільнених у певному році, формують у зведену справу, оправляють у тверду обкладинку, передають на зберігання до архівного підрозділу організації.
На практиці це роблять на початку діловодного року.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
