Міністерство фінансів України в листі від 21.05.2014 № 31-07250-06-29/12181 надало роз’яснення щодо відшкодування працівнику підприємства витрат на відрядження за кордон.
Щодо правомірності видачі авансу на відрядження за кордон у валюті України
Згідно з пунктом 5 постанови Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. N 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження, забезпечують їх коштами (у разі відрядження за кордон - у валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті) як аванс для здійснення поточних витрат. Аванс може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.
В підпунктах 16.2, 16.4 і 16.6 розділу III «Порядок відрядження за кордон» Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. N 59, із змінами (далі - Інструкція про відрядження), визначено, в яких випадках витрати, здійснені за час проїзду по території України при відрядженні за кордон, відшкодовуються у порядку та за нормами, які встановлені для службових відряджень у межах України (тобто у валюті України - гривнях).
Якщо при вибутті у відрядження за кордон передбачається здійснення витрат на території України, це має бути враховано при складанні кошторису витрат на відрядження.
Відряджений за кордон працівник повинен забезпечуватися авансом відповідно до наведених в кошторисі витратами: в гривнях - для здійснення видатків за час проїзду по території України, в іноземній валюті - для здійснення необхідних витрат за кордоном.
Щодо правомірності повернення працівником підприємства здебільшого не витраченого під час відрядження за кордон авансу в валюті України по курсу НБУ на дату розрахунку, а не в «інвалюті авансу»
Згідно з пунктом 17 Інструкції про відрядження після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження.
Сума залишку коштів понад суми, витраченої згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження, підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку.
Щодо можливості виплати працівникові додаткових коштів в іноземній валюті для остаточного розрахунку за відрядження
Пунктом 19 розділу III Інструкції про відрядження встановлено, що, якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата здійснюється в валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день погашення заборгованості. Виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження.
