Сканування трудових книжок: у ПФУ відповіли на запитання від роботодавців (перелік)

Пенсійний фонд оприлюднив добірку запитань, які надходять від громадян стосовно роботи з електронними трудовими книжками, та надав відповіді на них.

Як сканувати трудові книжки й передати до ПФУ

Наводимо цей перелік.

Чи залишається дійсною паперова трудова книжка після переходу на електронний формат?

Паперова трудова книжка після оцифрування залишається дійсною, але стає додатковим документом, що зберігається у працівника.

Як перевірити загальний список працівників, у яких трудова книжка оцифрована або подана на оцифрування?

Потрібно зайти на вебпортал електронних послуг ПФУ (кабінет роботодавця), обрати «Комунікації з ПФУ» → «Сформувати запит на отримання електронних документів». У коментарях буде зазначено, чи всі періоди оцифровані та зараховані (оцифрування не означає, що період автоматично буде зараховано до страхового стажу).

Чому період роботи може бути не зараховано до страхового стажу після оцифрування?

Причина може полягати у поганій якості копій (нечіткі цифри, букви), у неправильному оформленні паперової трудової або у відсутності документів, що уточнюють інформацію.

Відповідаємо на запитання

• Чи робити електронний запис про прийняття, якщо трудову книжку не оцифрували

Які ще документи потрібно відсканувати разом із трудовою книжкою?

Наприклад, це можуть бути:

• диплом про здобуття вищої освіти (якщо в ньому не вказано період початку та закінчення навчання – тоді сканувати і додаток до диплома);
• свідоцтво про шлюб / розірвання шлюбу (у разі зміни прізвища);
• свідоцтва про народження дітей (для зарахування жінкам періоду відпустки для догляду дитини);
• військовий квиток (для зарахування періоду служби в армії).

Під час подання документів потрібно правильно обрати з випадного списку, який саме документ прикріпляєте.

Чи буде продовжено термін подання сканкопій для оцифрування?

Неподання копій вчасно не призведе до втрати стажу: періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 року зараховуються до страхового стажу за записами у паперовій трудовій. Коли людина звернеться до сервісного центру для оформлення пенсії чи соціальної допомоги, паперову книжку буде оцифровано.

Чи потрібно подавати сканкопію трудової книжки пенсіонера, який працює?

Тим громадянам, яким пенсію призначали після 2021 року, Фахівці ПФУ оцифрували трудові книжки автоматично (тоді було запроваджено перехід на облік трудової діяльності в електронній формі). Цим пенсіонерам не потрібно знову подавати сканкопії. Якщо особа продовжує працювати, актуальні відомості надходять до Реєстру застрахованих осіб за звітами роботодавця про сплату єдиного соціального внеску.

Зверніть увагу: якщо пенсію призначено до 2021 року, варто подати трудову книжку для оцифрування.

Читайте також

• Як перевірити, чи відсканована трудова книжка працівника

Як подати документи з-за кордону?

Подати трудову книжку можна через вебпортал ПФУ, з використанням кваліфікованого електронного підпису.

Чи можна подати сканкопії трудової книжки жінки, яка перебуває у відпустці для догляду дитини?

Жінка має зробити це самостійно, оскільки роботодавець не подає за неї звіт про сплату єдиного соціального внеску.

Чи буде помилкою зберігати паперові трудові книжки в організації?

Чинним законодавством передбачено, що працівник може зберігати трудову книжку в себе. Також, за його бажанням, кадрова служба може вносити інформацію до паперової трудової книжки та видавати під підпис працівникові знову. Паперову трудову книжку можна вести параллельно з електронною.

Коли трудова книжка вважається оцифрованою: після статусу «Виконано» чи тільки після повідомлення «Ваші документи оцифровано»?

Статус «Виконано» означає, що трудова книжка оцифрована. Тоді варто перевірити, чи зараховані всі періоди до страхового стажу (за потреби, усунути неточності).

Де побачити після оцифрування трудової книжки, чи всі періоди зараховані до стажу?

Результат оцифрування трудової книжки та інших документів, що підтверджують стаж, відображає вкладка «Відцифрована ЕТК» → «Дані ЕТК» → «Електронна трудова книжка».

За інформацією Головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області