Відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал електронних послуг ПФУ у вигляді скан-копій передбачених законодавством документів, з обов’язковим накладанням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису.
Як підготуватися до переходу на електронні трудові книжки
Подати документи може як сам працівник, так і його роботодавець:
- якщо працівник делегує повноваження щодо оцифрування документів, то такий працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яку укладають у довільній формі. Сканована копія цієї згоди є невід’ємною складовою відомостей, поданих страхувальником;
- якщо працівник це робить особисто, то скан-копія згоди не потрібна.
Скачайте зразок від редакції Експертус Кадри
Окрім того, перед скануванням трудових книжок необхідно провести їх ретельний аудит.
За інформацією ГУ ПФУ у Вінницькій області
Останній шанс підписатись на улюблений журнал
Фіксувати в трудовій книжці нагородження і заохочення зобов’язує пункт 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58). Що і як писати — визначає підрозділ «г» розділу 2 Інструкції № 58.
Під час оформлення на роботу всі працівники зобов’язані подавати на підприємство трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (витяг з електронної трудової книжки).
Коли фізична особа — підприємець починає використовувати найману працю, він автоматично стає роботодавцем. Саме з цього моменту виникає безліч запитань. Чи має ФОП заповнювати трудові книжки працівників у 2025 році? Що робити, якщо підприємець не має печатки? Чи оформлює ФОП трудову книжку особі, яка працевлаштовується вперше?
Виявили, що трудової немає? З’ясуйте в працівника, чи не видавали йому трудову книжку та не зафіксували цей факт
З часом, внаслідок значної кількості записів, до трудової книжки нові записи вносити нікуди. У такому разі трудову книжку доповнюємо вкладишем.
