Продовжуємо підготовку до оцифрування трудових книжок.
Аудит трудових книжок перед скануванням
До розділу «Відомості про роботу» вносяться:
- відомості про роботу, в тому числі і про роботу за сумісництвом;
- відомості про переведення на іншу роботу/посаду;
- відомості про присвоєння нового розряду/рангу тощо;
- відомості про звільнення.
Правила помилок та виправлень записів в трудових книжках:
Правило 1 | Стягнення до трудової книжки не заносяться. |
Правило 2 | Записи виконуються акуратно, будь-які закреслення чи виправлення в трудовій книжці робити заборонено. |
Правило 3 | Якщо під час аудиту трудові книжки було виявлено виправлення чи закреслення – виправте порушення перед тим, як сканувати. Виправляє помилку роботодавець, який її припустився. Роботодавець за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу. |
Правило 4 | Якщо підприємство, яке зробило неправильний чи неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником, а в разі його відсутності – архівом. Якщо помилки припустились на вашому підприємстві, виправіть її правильно. |
- У разі необхідності внесення зміни або визнання недійсним запис, наприклад, про прийняття, переведення, звільнення чи підставу звільнення, потрібно після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 записати: «Запис за № … недійсний. Прийнятий за такою-то професією (посадою)», «Запис за № … недійсний. Переведений на таку-то посаду», «Запис за № … є недійсним, поновлений на попередній роботі», «Запис за № … є недійсним, звільнений за … (зазначаєте нове формулювання)». У графі 4 робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причин звільнення.
- В ході аудиту виявили відсутні записи про звільнення з попередніх місць роботи? Якщо в трудовій книжці є «незакриті» записи про роботу раніше, це не заважає новому роботодавцю зробити запис про прийняття на роботу, але якщо передасте таку скан-копію до Пенсійного фонду, її не приймуть. Краще повідомте про неї працівнику та запропонуйте звернутися до колишнього роботодавця, щоб отримати довідку про роботу з датами прийняття, переведення та звільнення та реквізитами наказів або до місцевого трудового архіву, якщо підприємство ліквідоване.
За матеріалами ГУ ПФ у Вінницькій області
