ПФУ постановою Правління від 12.03.2021 № 11-1 затвердив Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі — Порядок № 11-1).
Відомості про трудову діяльність працівника подають до ПФУ через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі. Обов’язкова умова — кваліфікований електронний підпис страхувальника або працівника, які подають інформацію. Способи передачі інформації на портал ПФУ:
- у вигляді сканованих копій документів;
- в оцифрованому вигляді — створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на порталі ПФУ, до якого додають скановані копії документів, на підставі яких створено запис.
Порядок № 11-1 визначає вимоги до скан-копії трудових книжок, які роботодавець або сам працівник передаватиме на портал ПФУ:
- скан-копія повинна бути кольоровою та містити всі сторінки трудової книжки у хронологічному порядку та поля відповідних документів, що придатні для сприйняття їх змісту, зокрема дані про серію та номер бланків документів;
- рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi;
- формат зображення має бути jpg або pdf;
- розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Такі ж вимоги ПФУ і раніше висував до скан-копій трудових книжок на своїх офіційних сайтах.
Електронний запис складається з переліку відомостей про трудову діяльність працівника:
- найменування роботодавця або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та/або номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- періоди: роботи, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва;
- переведення з посади на іншу посаду або іншу роботу;
- найменування посади, професія, спеціальність, кваліфікація, вид виконуваної роботи, структурний підрозділ;
- причина припинення трудових відносин, навчання, практики, проходження служби, відносин за договорами цивільно-правового характеру, догляду, безробіття, виправних робіт (пункт, частину, статтю закону);
- вид документа, його номер і дата, на підставі якого внесли запис про початок та/або припинення: трудових відносин, навчання, практики, служби, догляду, безробіття, стажування, відносин за договорами цивільно-правового характеру, виправних робіт, сумісництва.
Якщо електронний запис створили з помилками та відправили, необхідно формувати новий електронний запис.
Подані відомості про трудову діяльність працівника повинні містити повну та достовірну інформацію.
На жаль, ПФУ не затвердив форму згоди на обробку персональних даних, скан-копію якої роботодавець повинен додавати до сканованої копії трудової книжки. Нагадаємо, що таку вимогу містить постанова КМУ «Про запровадження обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 27.11.2019 № 1084. Тож і надалі роботодавці додаватимуть скан-копію згоди на обробки персональних даних, оформленої у довільному порядку. Можете скористатися формою Згоди на обробку персональних даних для передання скан-копії трудової книжки до ПФУ, що розробили експерти Експертус: Кадри.
Порядок № 11-1 набуде чинності через десять днів з дня її офіційного опублікування.
провідний експерт Експертус Кадри
За правильними відповідями ми зарахуємо частину курсів, і програма скоротиться
⚡ ТОП-5 консультацій ⚡
- Класифікатор професій
- Відсторонення невакцинованого працівника
- Зразок оформлення наказу за ДСТУ 4163:2020
- Звіт про квоту 2022
- Трудовий договір
