Наказом Міністерства юстиції України від 23.01.2015 № 89/5 (зареєстровано в Мін’юсті 23.01.2015 за № 80/26525) визначено механізм здійснення Укрдержархівом планових (позапланових) комплексних, тематичних, контрольних перевірок стану архівної справи державних архівів областей, міста Києва, галузевих архівів, архівних відділів райдержадміністрацій, архівних відділів міських рад.
Основними завданнями перевірки є:
- організація і вдосконалення роботи архівних установ, надання їм організаційно-методичної допомоги;
- оцінка діяльності архівних установ щодо їх функціонування, виконання основних показників розвитку архівної справи;
- своєчасне попередження, виявлення та припинення дій, які містять ознаки порушення законодавства у сфері архівної справи та діловодства, усунення причин виникнення цих порушень і умов, що їх спричиняють.
Порядком затверджено запитальники до комплексної перевірки стану архівної справи в державних архівах областей, міста Києва та в галузевих державних архівах України, якими охоплюється коло питань, що підлягають перевірці.
Рішення щодо проведення перевірки приймається Головою Укрдержархіву та оформлюється наказом, у якому визначаються строки її проведення, затверджується склад робочої групи. Результати перевірки оформляються довідкою, що складає керівник робочої групи, на підставі якої готують проект рішення колегії Укрдержархіву. Керівництво архівної установи, яка перевірялась, розглядає підсумки проведеної перевірки на засіданні колегії (дирекції) архівної установи, складає та затверджує план заходів з усунення недоліків, який у визначений колегією (дирекцією) строк направляється до Укрдержархіву для здійснення контролю за ходом його виконання.
Наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
