Перш ніж безпосередньо відповісти на запитання, з’ясуймо, яке формулювання слід застосовувати при підготовці кадрових документів у разі смерті працівника: звільнення з роботи чи припинення трудового договору? Такі запитання часто виникають у кадровиків, яким довелося документувати цю непросту ситуацію, а Кодекс законів про працю України (КЗпП) не містить зазначених підстав для припинення трудових відносин.
У літературі, у судовій практиці і навіть в актах законодавства широко використовується термін «звільнення з роботи», хоча він не є тотожним терміну «припинення трудового договору».
Термін «припинення трудового договору» характеризує стан трудового договору між працівником і власником, а «звільнення з роботи» — стан працівника. Трудовий договір укладають, змінюють, припиняють. Працівника приймають на роботу, переводять на іншу роботу, звільняють з роботи. У разі смерті працівника трудовий договір припиняють, але звільнення з роботи при цьому не відбувається (не можна звільнити з роботи особу, яка померла).
Таким чином, у разі смерті працівника йдеться саме про припинення трудового договору.
Поширена практика, коли у разі смерті працівника у наказі застосовують формулювання «виключити зі списків». Таке формулювання є неправильним, оскільки кадрова процедура, яка завершує трудову діяльність працівника в організації, є діаметрально протилежною кадровій процедурі, яка таку діяльність розпочинає (трудовий договір уклали — припинили (розірвали); працівника на роботу прийняли — звільнили з роботи). Таким чином, для того щоб працівника «виключити зі списків», його спочатку слід було «включити у списки». Але ж таку процедуру при укладенні трудового договору роботодавець не здійснює. Більше того, ані «включення у списки», ані «виключення зі списків» законодавством про працю не передбачені
Припинення трудового договору роботодавець оформлює наказом. Підставою для видання наказу про припинення трудового договору є копія свідоцтва про смерть, виданого державним органом реєстрації актів цивільного стану.
Видати наказ про припинення трудового договору раніше, ніж буде отримано копію свідоцтва про смерть працівника, роботодавець не вправі.
Якщо родичі загиблого нададуть нотаріально засвідчену копію свідоцтва про смерть, то оригінал цього документа подавати не потрібно.
У разі надання оригіналу свідоцтва про смерть виготовити з нього копію і засвідчити її має уповноважений на це працівник організації.
Копію свідоцтва про смерть має засвідчити працівник, у посадовій інструкції якого визначено, що він має право засвідчувати копії особистих документів працівників, наказів з кадрових питань тощо.
При підготовці наказу про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника зверніть увагу, що дата наказу майже завжди не збігається з датою смерті і навіть з датою видачі свідоцтва про смерть, оскільки наказ складають, коли свідоцтво про смерть (або його нотаріально засвідчену копію) передадуть в організацію, де працював померлий.
Датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, незалежно від дати видання наказу та від того, працював у цей день померлий чи ні (наприклад, був увільнений від роботи у зв’язку з призовом за мобілізацією).
Відповідно до пункту 2.26 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58), днем звільнення вважається останній день роботи.
У наказі про припинення трудового договору слід зазначити кількість днів невикористаної щорічної (основної та додаткової) відпустки та відпустки працівникам, які мають дітей.
Нагадуємо, що відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки у разі смерті працівника не провадять (частина 3 ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР; далі — Закон про відпустки).
Згідно з частиною шостою статті 24 Закону про відпустки у разі смерті працівника грошова компенсація за невикористані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, виплачується спадкоємцям.
Відповідно до пункту 4.3 Інструкції № 58 у трудову книжку померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» вносять такі записи:
у графі 1 проставляємо порядковий номер запису, що вноситься;
у графі 2 зазначаємо дату припинення трудового договору (тобто дату смерті);
у графі 3 вказуємо: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю»;
у графі 4 зазначаємо дату і номер наказу про припинення трудового договору.
У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу (п. 4.3 Інструкції № 58).
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
