Застерігаємо: пропонована примірна номенклатура — не догма, а, радше, керівництво до дії. Не всі перелічені справи створюватимуться у діловодстві саме вашої кадрової служби, а специфіка діяльності вашого підприємства, установи, організації (далі — підприємства) може обумовити необхідність формування інших, не вказаних у зразку справ.
Примірну номенклатуру розроблено для підприємства, яке створює документи Національного архівного фонду (є джерелом формування НАФ), що мають культурне (наукове, народногосподарське, соціальне, історичне) значення.
На таких підприємствах формування у справи і знищення документів має певну специфіку, тож і номенклатуру розробляти складніше.
Державні і комунальні організації — джерела формування НАФ — передають документи НАФ на постійне зберігання до держархівів або архівних відділів міськрад обов’язково.
Вказаний у примірній номенклатурі справ строк зберігання «Постійно» означає, що відповідні документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню, а позначка «ЕПК» поряд зі строком зберігання деяких видів документів застерігає, що для підприємств — джерел формування НАФ рішення про внесення до НАФ або знищення документів приймають експертно-перевірні комісії держархіву.
Щоб дізнатися, чи створюються у діяльності вашого підприємства документи НАФ, зверніться до держархівної установи, у зоні комплектування якої перебуває підприємство, — держархіву міста, держархіву області, відомчого архіву та ін.
До підприємств, що не створюють документи НАФ, належать підприємства недержавного сектору економіки, фізичні особи — суб’єкти підприємницької діяльності, а також підприємства, діяльність яких має допоміжний (господарський) характер (готелі, житлово-експлуатаційні контори та об’єднання, будівельні підприємства, автогосподарства) або їх діяльність на певній території (міста, району, області) має типовий характер (школи, лікарні, дитячі дошкільні заклади, професійно-технічні заклади освіти тощо). Ці підприємства вносять до Списку № 3, який складають у держархівах. Від таких підприємств документи до держархівів на зберігання не надходять, натомість зберігаються в архівах підприємств. Лише у разі ліквідації без правонаступництва частина документів цих підприємств, зокрема, з кадрових питань, передається на державне зберігання.
СКАЧАТИ
зразок Номенклатури справ кадрової служби
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
