Автоматизовані системи обліку робочого часу
Останнім часом великої популярності набули різноманітні автоматизовані системи контролю доступу: турнікети на прохідній, зчитувачі-дисплеї, електронні чипи в різних частинах офісних чи виробничих приміщень. Основне призначення подібних автоматизованих систем — звичайно не «шпигувати» за персоналом. Навпаки, вони є складовою системи безпеки організації.
Читайте також: Робочий час та його тривалість
Установлення подібної системи відкриває широкі можливості для контролю службою безпеки за переміщеннями по території, доступу будь-яких осіб в організацію або до певних приміщень залежно від часу доби і дня тижня, дозволяє управляти віддаленим блокуванням і розблокуванням дверей за допомогою встановлених на них електричних замикаючих пристроїв. Деякі системи дають змогу здійснювати ідентифікацію осіб, що перебувають на території, порівнювати зовнішність особи, яка проходить в організацію, з фотографією з облікового запису.
Однак інформація, яку отримує служба безпеки, є важливою та цінною і для роботи кадрової служби.
Деякі із сучасних автоматизованих систем контролю доступу мають надзвичайно широкі функціональні можливості, зокрема:
- реєстрація факту і часу, коли працівник прийшов на роботу і пішов з неї (за висновками реєстрацій входів/виходів накопичується інформація про кількість часу перебування в організації та поза її межами кожним працівником; за необхідності може враховуватися надурочна робота та робота у вихідні, святкові й неробочі дні; деякі системи дають змогу враховувати дотримання часу перерви і навіть час «перекурів»);
- облік відряджень (зокрема, місцевих), «лікарняних», відгулів;
- формування звітів за різними параметрами (загальна кількість присутніх; список відсутніх; список працівників, які запізнилися на роботу або пішли з роботи раніше встановленого часу; перелік усіх реєстрацій за день по кожному працівнику тощо).
Отже, автоматизовані системи — ці блага науково-технічного прогресу — здатні виконувати безліч корисних операцій. Системи контролю доступу сьогодні можуть бути змонтовані в будь-якій організації, незалежно від його розміру і чисельності працівників. Майже всі такі системи містять підсистему обліку робочого часу і, окрім основного завдання (обмеження доступу), автоматично виконують завдання реєстрації часу приходу й виходу працівників, а інколи ще дають змогу оцінювати ефективність використання робочого часу. При цьому за рівнем своєї функціональності автоматизовані системи контролю дуже різняться.
Читайте також: Вихідний, святковий, неробочий день: у чім відмінність
Термінальні системи
У невеликих організаціях, де кількість працівників невелика, зазвичай досить поставити зчитувач на вході (існують термінали, розраховані навіть на організації із чисельністю працюючих до 25 осіб). Функціональні можливості терміналів — від реєстрації прибуття на роботу та виходу з роботи до формування численних звітів. Це буде впливати на особливості встановлення та експлуатації і звичайно… ціну.
Основною особливістю найпростіших терміналів обліку робочого часу є те, що для запуску системи необхідно лише змонтувати в необхідному місці термінал, підключити живлення і роздати картки працівникам, тобто не потрібно робити жодних додаткових підключень чи прокладати кабелі. Також існує можливість підключення додаткових функцій (наприклад, електрозамок для керування дверима).
Читайте також: Неповний робочий час: що це таке і як його запровадити
Біометричні термінали
В деяких організаціях використовують біометричні термінали, які гарантують, що ніхто не зможе зареєструвати працівника, окрім нього самого. Ідентифікація особи такою системою відбувається менше ніж за одну секунду. Оскільки кожна людина за біометричними параметрами унікальна (рука, відбиток пальця, око, обличчя), то такі термінали виключають можливість фальсифікацій. Ситуація, коли один працівник «прикриває» іншого, реєструючись замість нього з використанням його картки, або прохід на територію сторонньої особи стають просто неможливими.
Аналізуючи рекламні пропозиції, можна побачити, що вартість біометричних терміналів складає приблизно 10% від загальної вартості системи обліку та контролю робочого часу. Організації інколи встановлюють декілька терміналів, розміщуючи їх на головному вході, вході в адміністративні та складські приміщення. Термінали можуть підключатись до локальної комп’ютерної мережі організації, що спрощує процес їх адміністрування.
Водночас, слід враховувати, що згідно із законодавством у сфері захисту персональних даних обробка біометричних даних вважається такою, що становить особливий ризик для прав і свобод громадян. З урахуванням цього:
- в організації, де обробляються біометричні дані, має бути визначено особу (підрозділ), що відповідатиме за організацію роботи із захисту персональних даних;
- про таку обробку та визначену відповідальну особу (підрозділ) володілець персональних даних повинен письмово повідомити Уповноваженого Верховної Ради з прав людини за затвердженою формою;
- порядок обробки, у т. ч. використання, знищення біометричних даних має бути чітко прописаний у внутрішніх документах, що регламентують діяльність володільця персональних даних (наприклад, у Положенні про обробку персональних даних працівників та контрагентів) (ст. 7 , 9 , 24 Закону про ЗПД , Типовий порядок обробки персональних даних і Порядок повідомлення Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про обробку персональних даних, яка становить особливий ризик для прав і свобод суб’єктів персональних даних, про структурний підрозділ або відповідальну особу, що організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, а також оприлюднення вказаної інформації, затверджені наказом Уповноваженого з прав людини від 08.01.2014 № 1/02-14 ).
Читайте також: Скорочена тривалість робочого часу: яким категоріям працівників установлюється
Переваги й недоліки автоматизованих систем
У цілому, функціональні можливості систем контролю та обліку робочого часу, що входять до складу систем контролю доступу, визначаються побажаннями замовника (існують навіть мобільні пристрої, що дозволяють контролювати використання робочого часу працівниками, які працюють на об’єктах за межами офісу) і його фінансовими можливостями. Однак розробники такого устаткування та компанії, що здійснюють його продаж і встановлення, стверджують: витрати, пов’язані із запізненнями, прогулами та нераціональним використанням працівниками робочого часу значно більші, ніж ті, які необхідні для встановлення відповідної апаратури.
Незважаючи на велику кількість переваг автоматизованих систем контролю та обліку робочого часу, безумовно існують недоліки, основним з яких є недоступність таких систем для багатьох організацій у зв’язку з відсутністю фінансової можливості придбати систему, особливо зараз, в умовах кризи. Крім того, ніхто не застрахований від комп’ютерних збоїв та вимкнення електроструму.
Читайте також: Святкові та неробочі дні в Україні
Журнальна форма реєстрації перебування на робочому місці
Що ж робити, якщо придбання автоматизованої системи — недосяжна мрія? У таких випадках можна використовувати журнальну реєстрацію приходу на роботу та виходу з роботи.
Якщо час приходу на роботу не є принциповим
У разі, коли час приходу на роботу не є принциповим (головне — кількість відпрацьованого часу), записи вносяться протягом робочого дня, потім проводяться нескладні підрахунки.
Якщо час приходу на роботу чітко визначено для всіх
За умови початку роботи в один і той же час для всіх категорій працівників існує декілька варіантів організації обліку.
Інколи реєстрація ведеться до встановленого часу (наприклад, до 9-ї години ранку), а потім журнал передається працівнику, на якого покладено обов’язки з обліку, і той, хто спізнився мусить йти і особисто реєструватись, а, можливо, й одразу писати пояснювальну записку з цього приводу. Звичайно, це вимагатиме часу, але погодьтесь, що і процедура досить неприємна, а декому вона може здатись навіть принизливою. Практика свідчить, що кількість недисциплінованих працівників вже через тиждень стає мінімальною. При цьому необов’язково одразу застосовувати до порушників дисциплінарні заходи, оскільки сама процедура вже має відповідний психологічний вплив.
Коли контроль за дотриманням трудової дисципліни не надто суворий, то реєстрація може здійснюватись протягом дня, а наступного дня (або за результатами робочого тижня) готується звіт і вживаються відповідні заходи дисциплінарного впливу.
«Червона» риска
Інколи після збігу встановленого часу в журналі реєстрації проводять червону розмежувальну риску, яка відділяє дисциплінованих працівників від порушників трудової дисципліни. Однак ступінь психологічного впливу знижується порівняно з варіантом, що передбачає особисту реєстрацію у особи, відповідальної за облік робочого часу (відчуття невідворотності покарання у цьому разі значно гостріше).
Якщо час приходу на роботу різний для різних категорій працівників
Якщо час приходу на роботу розрізняється, то реєстрація може проводитися в різних журналах, а відповідний алгоритм дій буде таким, як описано вище (можна порадити і варіант, коли реєстрація відбувається в одному журналі, а наступного дня інформація обробляється з урахуванням графіка роботи різних категорій працівників).
Інші варіанти контролю робочого часу
Карткова форма контролю робочого часу
Досить часто на практиці застосовують таке: в холі ставиться дошка (або коробка) з окремими відділеннями («кишеньками»), структурованими, наприклад, за алфавітним принципом, по відділах або за іншим критерієм поділу. При вході в будівлю працівники залишають у відповідних відділеннях свої перепустки (бейджі, роздруковані на картоні картки тощо), а при виході з будівлі забирають їх. Це дає змогу особі, відповідальній за облік, перевірити, чи присутній працівник на роботі.
У певний час картки можна виймати і здійснювати реєстрацію присутніх, те ж саме можна робити й наприкінці робочого дня. За необхідності таку процедуру можна проводити частіше або час від часу, контролювати відповідність кількості карток кількості присутніх на робочих місцях.
Якщо кабінет працівника, на якого покладено обов’язки з обліку, знаходиться на першому поверсі, реєстрація може відбуватись і там. Реєструватись можна, зателефонувавши по внутрішньому телефону, однак не можна забувати про те, що деякі внутрішні АТС мають розширені можливості, які дають змогу зателефонувати з міста на телефон одного з колег, а той, у свою чергу, «переключає» дзвінок по внутрішній лінії, створюючи ефект присутності.
Періодичний контроль
Нарешті, найдешевшим способом і з фінансової, і з точки зору витрат робочого часу є періодичний контроль шляхом проходження відповідальної особи по підрозділах і фіксації відсутності працівників на робочих місцях. Існує практика, коли керівник організації особисто, наприклад, раз на місяць, зустрічає порушників трудової дисципліни при вході до приміщення. (Пам’ятаєте, як старий у відомій казці про козу-дерезу?) Ефект гарантований.
Насамкінець...
У будь-якому разі жоден із запропонованих способів контролю використання робочого часу навряд чи можна вважати універсальним, але можна досягти непоганого ефекту за рахунок їх комбінації, поєднання, ускладнення або спрощення, адаптації відповідно до потреб конкретної організації. Якщо ж у вас виникатимуть сумніви щодо достовірності інформації, яка отримується, тоді «заплющуйте очі» на розмір фінансових затрат і запроваджуйте автоматизовані системи обліку.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
