Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59, передбачає, що працівників направляють у відрядження на підставі наказу керівника установи або його заступника. У наказі про відрядження зазначають пункт призначення, найменування підприємства, в яке відряджено працівника, строк та мета відрядження.
Суму добових визначаєте згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами (наказ Мінфіну від 17.03.2011 № 362). За відсутності наказу добові витрати не виплачують.
Документами, що засвідчують вартість понесених витрат, є розрахункові документи. Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюють правила внутрішнього трудового розпорядку.
Якщо на підприємстві використовуєте посвідчення про відрядження, то його можна вважати одним із підтвердних документів для виплати добових.
Відповідальність працівника за невчасний звіт про відрядження
Трудова дисципліна на підприємствах, в установах, організаціях (далі — організація) забезпечується створенням необхідних організаційних та економічних умов для нормальної високопродуктивної роботи (ч. 1 ст. 140 КЗпП ). Тому для забезпечення трудової дисципліни працівниками, що направляються у відрядження, а також урегулювання організаційних та фінансових питань, пов’язаних із відрядженнями, радимо розробити Положення про відрядження (далі — Положення). У Положенні, зокрема, визначте термін, протягом якого працівник після повернення з відрядження зобов’язаний надати звіт про використання виданих на відрядження коштів, а також (за потреби) посвідчення про відрядження з необхідними відмітками.
До відома!
Ця умова не стосується працівників організацій, що повністю або частково фінансуються з державного бюджету. Зазначене питання регулює пункт 11 розділу ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59.
Неподання працівником у термін, визначений Положенням, звіту про використані кошти під час відрядження та посвідчення про відрядження з необхідними відмітками можна класифікувати як порушення трудової дисципліни.
За порушення трудової дисципліни до працівника можна застосувати тільки один з таких заходів стягнення:
Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплінарні стягнення (ст. 147 КЗпП).
Варто пам’ятати, що дисциплінарне стягнення роботодавець застосовує безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не можна накласти пізніше шести місяців з дня вчинення проступку (ст. 148 КЗпП).
Якщо роботодавець має сумнів щодо належного виконання працівником посадових обов’язків під час відрядження, рекомендуємо провести службове розслідування. За його результатами роботодавець зможе об’єктивно оцінити ситуацію та прийняти рішення про притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності.
Роботодавець має право одноосібно, не створюючи комісію, прийняти рішення про притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності на підставі документів, зокрема, пояснень працівника та встановлених фактів.
