Незабаром дедлайн, а ви й досі шукаєте зразок наказу про затвердження номенклатури справ вашого структурного підрозділу? Тоді дослухайтеся до аргументів цієї статті, щоб полегшити собі роботу
Відділ кадрів, як і інші підрозділи, має скласти номенклатуру справ 2025 до 15 листопада поточного року (п. 8 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Нагадуємо, що номенклатуру:
- підписує керівник відділу кадрів,
- візує керівник архіву підприємства.
На практиці часто на підприємствах немає керівника архіву, тож візує в такому випадку — особа, відповідальна за архів.
Пам’ятайте, що в номенклатурі обов’язково мають бути дата візування та підписання.
Підписані й завізовані номенклатури справ структурних підрозділів наказом не затверджують. Тож, якщо не знайшли зразок наказу про затвердження номенклатури справ відділу кадрів, не переймайтеся. Такий документ не потрібен.
А ось зведену номенклатуру справ підприємства затверджують наказом, тільки якщо потрібно дати додаткові доручення щодо її упровадження.
СКАЧАТИ
Не існує нормативно-правових актів, які б вимагали видавати розпорядчий документ, щоб затвердити номенклатуру. Керівник підприємства, затверджуючи номенклатуру, бажає дати додаткові доручення щодо її впровадження або контролю за формування справ відповідно до затвердженої номенклатури, приміром, структурним підрозділам, службі діловодства. У такому випадку видайте розпорядчий документ — наказ з адміністративно-господарських питань, першим пунктом якого буде управлінська дія щодо затвердження номенклатури справ, а в наступних пунктах — завдання, наприклад:
- провести тренінг з питань впровадження номенклатури справ,
- організувати контроль за дотриманням вимог щодо формування справ,
- провести перевірки цього напряму діяльності та розглянути їх результати на оперативних нарадах в структурних підрозділах і на підприємстві в цілому тощо.
Номенклатури справ структурних підрозділів, зокрема відділу кадрів, створюють у двох примірниках. Один — залиште в підрозділі, інший — передайте службі діловодства для складання зведеної номенклатури справ. Так скеровує пункт 18 глави 1 розділу IV № 1000/5.
Номенклатуру справ, як внутрішній документ, реєструє служба діловодства.
