Наказ про затвердження номенклатури справ 2024: потрібен чи ні

Автор
керівник експертної групи Експертус Кадри
Незабаром дедлайн, а ви й досі шукаєте зразок наказу про затвердження номенклатури справ вашого структурного підрозділу? Тоді дослухайтеся до аргументів цієї статті, щоб полегшити собі роботу

Відділ кадрів, як і інші підрозділи, має скласти номенклатуру справ 2024 до 15 листопада поточного року (п. 8 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Нагадуємо, що номенклатуру:

  • підписує керівник відділу кадрів,
  • візує керівник архіву підприємства.

На практиці часто на підприємствах немає керівника архіву, тож візує в такому випадку — особа, відповідальна за архів.

Пам’ятайте, що в номенклатурі обов’язково мають бути дата візування та підписання.

Підписані й завізовані номенклатури справ структурних підрозділів наказом не затверджують. Тож, якщо не знайшли зразок наказу про затвердження номенклатури справ відділу кадрів, не переймайтеся. Такий документ не потрібен.

А ось зведену номенклатуру справ підприємства затверджують наказом, тільки якщо потрібно дати додаткові доручення щодо її упровадження.

Номенклатура справ відділу кадрівНоменклатура справ відділу кадрів

Номенклатура справ відділу кадрів 2024

Не існує нормативно-правових актів, які б вимагали видавати розпорядчий документ, щоб затвердити номенклатуру. Керівник підприємства, затверджуючи номенклатуру, бажає дати додаткові доручення щодо її впровадження або контролю за формування справ відповідно до затвердженої номенклатури, приміром, структурним підрозділам, службі діловодства. У такому випадку видайте розпорядчий документ  — наказ з адміністративно-господарської діяльності, першим пунктом якого буде управлінська дія щодо затвердження номенклатури справ, а в наступних пунктах — завдання, наприклад:

  • провести тренінг з питань впровадження номенклатури справ,
  • організувати контроль за дотриманням вимог щодо формування справ,
  • провести перевірки цього напряму діяльності та розглянути їх результати на оперативних нарадах в структурних підрозділах і на підприємстві в цілому тощо.

Номенклатури справ структурних підрозділів, зокрема відділу кадрів, створюють у двох примірниках. Один — залиште в підрозділі, інший — передайте службі діловодства для складання зведеної номенклатури справ. Так скеровує пункт 18 глави 1 розділу IV № 1000/5.

Номенклатуру справ, як внутрішній документ, реєструє служба діловодства.

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на святковий Вебінар до Дня кадровика, який відбудеться 26 квітня. Спікери: Ірина Житкова, Ірина Матійко, Ольга Догадіна, Олена Петровська, а також Юлія Видиборець з інформацією про новий мобілізаційний закон — головні зміни. Ще у програмі — накопичення щорічної відпустки мобілізованому, оплата лікарняного суміснику, виплата лікарняного по вагітності та пологах при ускладнених пологах, обчислення спеціального стажу медикам. Також експерти розкажуть про альтернативні способи обміну кадровими документами під час воєнного стану, як вивести на роботу працівників, звільнених зі строкової військової служби та дадуть відповіді на гарячі питання персонального військового обліку

Щоб переглянути святковий вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

Вебінар до дня кадровика

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді