Проекти деяких наказів організаційного характеру (наприклад, про організацію підвищення кваліфікації працівників, затвердження положення про оплату праці, про організацію роботи з підготовки проекту колективного договору) можуть готуватися кадровою службою. Оригінали таких наказів зберігатимуться у справі з наказами з основної діяльності у службі діловодства (в бухгалтерії), а служба кадрів отримуватиме та зберігатиме копії наказів у справі, передбаченій номенклатурою справ кадрової служби.
Накази з основної діяльності видаються з таки питань:
- утворення, реорганізація, удосконалення структури, ліквідація, перейменування, зміна діяльності підприємства або його структурних підрозділів, постійно діючих та тимчасових колегіальних органів і комісій (наприклад, про створення ліквідаційної комісії; про зміни у складі дирекції; про делегування представників адміністрації до комісії із соціального страхування);
- організація розпорядчої діяльності, планування, фінансування, ціноутворення, звітність, організація праці, встановлення правил експлуатації основних засобів, виробнича діяльність тощо;
- зміна графіка роботи підприємства, зміна істотних умов праці на підприємстві в цілому або для окремих категорій працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці;
- оформлення результатів роботи колегіальних органів, комісій; затвердження локальних нормативних актів підприємства (положення, порядки, інструкції тощо), введення їх в дію, внесення змін до них (наприклад, наказ про затвердження та введення в дію інструкції з кадрового діловодства у ТОВ «Райдуга»; наказ про затвердження Положення про порядок обробки та захисту персональних даних);
- розподіл функцій між працівниками (наприклад, наказ про перерозподіл обов’язків між керівництвом підприємства);
- делегування повноважень (наприклад, наказ про делегування права підпису наказів про короткострокові відрядження по Україні першому заступнику директора);
- призначення відповідальних (наприклад, наказ про призначення відповідального за організацію роботи із захисту персональних даних на підприємстві);
- скасування попередніх наказів з основної діяльності у зв’язку із завершенням строку їх дії, звільненням або переведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо;
- інші питання, що потребують правового оформлення.
Строк зберігання наказів з основної діяльності:
- постійно — на підприємствах, в організаціях, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (НАФ);
- до ліквідації організації — на підприємствах, в організаціях, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Усі накази реєструють у окремих реєстраційних формах, залежно від того, до якої групи наказів належить той чи той наказ.
Тобто накази з основної діяльності мають бути зареєстровані з Журналі реєстрації наказів з основної діяльності (скачати шаблон)
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
