Як скласти спільний службовий лист

Коли підприємства порушують й хочуть розв’язати однакові питання, вони створюють спільний службовий лист. Такий лист готують декілька підприємств-авторів, тож потрібно бути особливо уважним, щодо його змісту та оформлення.

Спільні службові листи надсилають до таких адресатів:

  • центральних органів виконавчої влади,
  • місцевих органів виконавчої влади,
  • інших державних підприємств,
  • підприємств свого рівня.
Документи, що створені від імені кількох підприємств, оформлюють не на бланках, а на чистих аркушах паперу (

п. 8 гл. 2 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях

, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.)

Увага!

У спільних листах зазначають найменування підприємств-авторів, проте не відтворюють зображення Державного Герба, емблем, товарних знаків (знаків обслуговування).

Готують один оригінал спільного листа, який підписують і надсилають адресатові, а також на кожному підприємстві-авторі листа — ще по одному примірнику, на яких проставляють візи посадові особи відповідного підприємства. Перелік осіб, що візують листа, визначають власні інструкції з діловодства кожного підприємства.

Під назвами підприємств на спільному листі зазначають його дату та реєстраційний індекс (номер). Реєстраційний індекс має послідовно містити індекси кожного підприємства-автора листа.

У реквізиті «Адресат» вказують назву підприємства (назви підприємств) або назву посади конкретної посадової особи, якщо відомо, хто саме розглядатиме листа.

Зразок спільного службового листа

Як скласти службовий лист?

СКАЧАТИ зразок ➤

Обов'язковим реквізитом є заголовок до тексту, а сам текст складається з двох частин:

При складанні спільних листів, дотримують письмового ділового етикету. За потреби використовують звертання.

Листи підписують керівники однакових посад. Бажано робити це протягом одного робочого дня одного робочого дня, щоб дотримати правила реєстрації документа в день його підписання.

На лицьовому боці у нижньому лівому куті останнього аркуша листа розміщують реквізит«Відмітка про виконавця і номер його телефону».

Спільний лист готують кілька підприємств, а тому і виконавців буде стільки, скільки підприємств-авторів. Розмір шрифту, яким оформлюють цей реквізит, роблять відмінним від основного тексту документа.


Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"

зміст

Рекомендація місяця від редакції порталу «Кадровик-01»

Запрошуємо на вебінар «10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві», який відбудеться 7 березня. Спікер — юрист, сертифікований експерт з військового обліку Юлія Видиборець. У програмі — обов’язки відповідального за ведення військового обліку, оповіщення про виклик до ТЦК працівників, які відсутні через відрядження, відпустку, хворобу, призупинення трудового договору. Також відповіді на важливі питання: як вести списки персонального військового обліку: сумісники, працівники, яким виповнилося 27 років, працівники, які відмовляються надати інформацію, як роботодавцям реагувати на вимоги ТЦК та СП, який документ підтверджує, що працівник був у ТЦК, чи вимагати його від працівника.

Щоб переглянути вебінар та отримати сертифікат, реєструйтеся Система «Експертус Кадри» святкує День народження

10 кейсів з військового обліку, на які не знайдете відповідь у законодавстві

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді