Спільні службові листи надсилають до таких адресатів:
- центральних органів виконавчої влади,
- місцевих органів виконавчої влади,
- інших державних підприємств,
- підприємств свого рівня.
Готують один оригінал спільного листа, який підписують і надсилають адресатові, а також на кожному підприємстві-авторі листа — ще по одному примірнику, на яких проставляють візи посадові особи відповідного підприємства. Перелік осіб, що візують листа, визначають власні інструкції з діловодства кожного підприємства.
Під назвами підприємств на спільному листі зазначають його дату та реєстраційний індекс (номер). Реєстраційний індекс має послідовно містити індекси кожного підприємства-автора листа.
У реквізиті «Адресат» вказують назву підприємства (назви підприємств) або назву посади конкретної посадової особи, якщо відомо, хто саме розглядатиме листа.
Зразок спільного службового листа
Обов'язковим реквізитом є заголовок до тексту, а сам текст складається з двох частин:
- перша частина —обґрунтування;
- друга частина —висновки.
При складанні спільних листів, дотримують письмового ділового етикету. За потреби використовують звертання.
Листи підписують керівники однакових посад. Бажано робити це протягом одного робочого дня одного робочого дня, щоб дотримати правила реєстрації документа в день його підписання.
На лицьовому боці у нижньому лівому куті останнього аркуша листа розміщують реквізит«Відмітка про виконавця і номер його телефону».
Спільний лист готують кілька підприємств, а тому і виконавців буде стільки, скільки підприємств-авторів. Розмір шрифту, яким оформлюють цей реквізит, роблять відмінним від основного тексту документа.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Кадровик-01"
