Учасники наради: кого і як запрошувати

Список учасників як базовий документ наради за участі сторонніх організацій

Оптимальна кількість учасників для проведення наради — 5-7 осіб, прийнятна — 10, гранична — 12. Збільшення числа запрошених різко знижує середній коефіцієнт участі (або активності) присутніх.

Основні критерії добору учасників наради:

• компетентність в обговорюваному питанні;
• безпосередній зв’язок діяльності учасника з питанням, що розглядається на нараді;
• здатність зробити істотний вклад у вирішення проблеми;
• уміння співпрацювати з іншими учасниками і враховувати їх інтереси при прийнятті рішень;
• відповідальність за належне виконання рішень.

Якщо для участі в нараді запрошуються представники сторонніх організацій, рекомендуємо скласти список учасників наради у формі таблиці і передбачити графи для такої інформації:

• прізвище, ім’я, по батькові учасника наради;
• яку організацію представляє;
• дата і спосіб направлення запрошення на нараду;
• підтвердження одержання запрошення (дата);
• згода взяти участь у нараді;
• чи передбачається виступ (тема виступу і регламент);
• чи має потребу в готелі;
• чи потрібні квитки на дорогу назад (дата, вид транспорту);
• відмітка про прибуття на засідання.

За необхідності дану таблицю можна доповнити іншими відомостями.

Якщо є необхідність бронювання місць для проживання, варто пам’ятати: розрахунок у готелях здійснюється о 12-й годині дня. Тож треба узгодити час прибуття учасників і час їх поселення. Далі визначаємо час і місце проведення наради.

На тому ж місці, в той же час…

Відмітку про прибуття на нараду проставляють при реєстрації учасників. Звичайно, немає необхідності у детальному списку учасників, коли йдеться про оперативні наради (куди запрошують, як правило, працівників, відповідальних за ті чи інші питання).

Проведення нарад бажано запланувати на відповідний день тижня (за винятком позапланових, екстрених засідань), на початку або наприкінці робочого дня, щоб не порушувати ритм роботи, не змушувати людей переключатися з одного виду діяльності на інший.

Для вирішення складних і конфліктних ситуацій психологи рекомендують призначати наради на четвер. Це викликано тим, що у кривій працездатності відбувається помітний спад активності на початку і наприкінці тижня.

Також необхідно подбати про місце проведення наради. Засідання постійно діючих колегіальних органів (комісій, рад), як правило, відбуваються у призначених для цього приміщеннях (залах засідань). Оперативні наради з невеликою кількістю учасників, як правило, проводяться в кабінеті керівника.

Якщо треба провести нараду в розширеному складі, необхідно подбати про підготовку спеціального приміщення: його вибирають ще до того, як надсилатимуть запрошення, щоб можна було повідомити місце проведення наради.

Лист-запрошення до участі в нараді

Сповістити всіх учасників  доцільно після того, як сформульовано порядок денний наради, складено список запрошених, визначено час і місце проведення наради. Зробити це потрібно завчасно.

Порядок денний наради розсилають за кілька днів до її початку (за 3-5 днів), аби була можливість підготуватися. До нього іноді додають матеріали, що підлягають обговоренню (проекти доповідей з кожного питання, інформаційні матеріали, подані відповідальними виконавцями).

Супровідну документацію можна надіслати не разом з порядком денним, а трохи пізніше — за 1-2 дні до зустрічі. У такому випадку треба враховувати реальне співвідношення обсягу інформації (з яким необхідно ознайомитися) і часу, що залишився до початку наради. Якщо в нараді бере участь велика кількість осіб: керівники філій, дочірніх компаній або представники сторонніх організацій, то розсилаються листи-запрошення (повідомлення) на нараду.

Як правило, такий документ містить:

• звертання;
• інформацію про дату, місце і час проведення наради;
• порядок денний;
• пропозицію взяти участь;
• прохання про підтвердження участі в нараді.

Якщо учасник наради є доповідачем або йому надсилаються додаткові матеріали (проекти рішень), то про це необхідно зазначити в тексті запрошення. Про те, що учасник наради має підготувати доповідь, бажано сповістити за 1,5-2 тижні до запланованого заходу.