Інспектори праці застерегли від нехтування правилами ведення документації після оцифрування трудових книжок

Блок під заголовком новини 1 Підпишіться на Telegram-канал Кадровик-01. Новини! Тримаємо руку на пульсі усіх змін без паніки та зайвої води

Ми вже відібрали головне для вас
Автор
редактор стрічки новин порталу «Кадровик-01»
Роботодавцям і працівникам надали поради щодо поводження з документами

Інспектори праці застерегли від нехтування правилами ведення документації після оцифрування трудових книжок

В Україні завершився п'ятирічний перехідний період, відведений на оцифрування трудових книжок працівників. У зв'язку з цим інспектори праці надали поради роботодавцям щодо того, як слід діяти після сканування документів та передачі даних до Пенсійного фонду:

  • перевірити повноту відомостей (особливу увагу слід звернути на періоди роботи до 2004 року);
  • повернути працівникові його паперову трудову книжку.

Після цього кадрову документацію слід вести, як раніше, належно оформлюючи наказами прийняття, переведення, присвоєння рангу, нагородження, звільнення.

Працівникам після повернення паперової трудової книжки також радять перевірити коректність внесеної інформації через особистий кабінет на порталі ПФУ та, за потреби, звернутись до роботодавця для виправлення неточностей. Що ж до паперової трудової книжки, то навіть у разі коректного внесення даних її радять дбайливо зберігати, оскільки вона може знадобитися для підтвердження спеціального стажу, нагород, служби в окремих органах, права на пільги тощо.

Інспектори праці також звернули увагу роботодавців на деякі нюанси щодо внесення даних. Так, наприклад, у разі переведення на вищу посаду (оформлюється наказом роботодавця) дані мають підтверджуватися кадровими документами — навіть якщо паперова трудова вже у працівника. Так само документальне підтвердження необхідне у разі призначення чергового рангу, що теж здійснюється наказом. На прохання працівника відповідний запис може бути відображений у трудовій книжці.

Що ж до нагороджень і заохочень, то після оцифрування такі дані мають залишатися у кадрових документах. Як пояснюють в Інспекції праці, електронний реєстр не завжди відображає їх як окремі записи.

За інформацією Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради

додаток

Аналіз судової практики з трудових спорів 2025-2026

Статті за темою

Усі статті за темою

Як зробити запис про звільнення за власним бажанням з поважної причини в трудову книжку

Надзвичайно важливим як для працівника, так і для роботодавця є правильне оформлення запису до трудової книжки про звільнення. Відтак, чіткий, коректно сформульований запис до трудової книжки про звільнення за власним бажанням з поважної причини дозволяє уникнути непорозумінь у подальшому працевлаштуванні та підтверджує законність припинення трудових відносин
30134

Оформлення запису в трудовій про прийняття строковика на час відпустки з вагітності та пологів основної працівниці

Буде помилкою вказати у трудовій, що працівницю прийняли за строковим трудовим договором на час відпустки з вагітності та пологів. Як тоді зробити правильний запис?
24261

Як зробити запис в трудовій книжці про звільнення за власним бажанням

Запис про звільнення за власним бажанням в трудовій книжці повинен відображати точне формулювання законодавчої норми про звільнення з цієї причини. Які варіанти запису про звільнення за власним бажанням можуть бути та зразки таких записів, — у статті.
192550

Що входить до страхового стажу?

Страховий стаж — це один із ключових факторів, який впливає на право людини на пенсійне забезпечення, соціальні виплати та інші пільги. Адже, в Україні саме страховий стаж, а не просто трудовий стаж, визначає право на пенсію та її розмір. Тому перед роботодавцями та працівниками постає низка питань щодо його врегулювання. Що входить до страхового стажу для пенсії? Як зараховується стаж та чи зараховується навчання в трудовий стаж? Відповіді на ці та інші питання про трудовий стаж для виходу на пенсію — у статті.
80262

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді