Чи потрібна номенклатура справ малому підприємству без структурних підрозділів

Винятків залежно від кількості працівників законодавство не передбачає. Тож навіть підприємству зі штатом у 15 осіб необхідно мати номенклатуру справ.

Чи складає ФОП номенклатуру справ

Номенклатура справ — це систематизований перелік справ, які створюють на підприємстві протягом року, із зазначенням строків їх зберігання.

Якщо структурних підрозділів на підприємстві немає, номенклатуру формують за функціональним принципом. Розділи можна побудувати за напрямами діяльності: організація роботи, планування та прогнозування, фінансування й облік, кадрові питання, адміністративно-господарське забезпечення.

Форма номенклатури визначена Правилами № 1000/5. Для кожної справи зазначають індекс, конкретний заголовок, кількість томів, строк зберігання та примітки. Кількість томів заповнюють наприкінці року, а строки зберігання визначають за Переліком № 578/5.

Особливу увагу варто приділити назвам справ. Замість загальних формулювань на кшталт «Матеріали щодо відпусток» слід конкретизувати зміст документів, наприклад: «Документи (графіки, заяви, довідки) про надання щорічних і соціальних відпусток за 2026 рік».

Номенклатуру візує особа, відповідальна за діловодство чи архів, а затверджує керівник підприємства. Отже, відсутність окремої кадрової служби, архіву чи структурних підрозділів не скасовує необхідності складати номенклатуру справ.

За інформацією Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради