Типовою Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженою постановою КМУ від 19.10.2016 № 736 (далі — Інструкція № 736), передбачено створення в державному органі комісії з питань роботи із службовою інформацією (далі — Комісія), яка постійно діятиме, положення про яку та склад якої необхідно затвердити відповідним актом установи. Інструкцією № 736 визначено перелік завдань Комісії, а також перелік структурних підрозділів державного органу, працівники яких обов’язково включаються до її складу.
Окрім того, Інструкцією № 736 унормовано порядок:
- приймання та реєстрації документів з грифом «ДСК»;
- обліку видань з грифом «ДСК»;
- обліку електронних носіїв інформації;
- друкування і розмноження документів;
- надсилання документів;
- формування виконаних документів у справи;
- користування документами;
- перегляду документів з грифом «ДСК»;
- підготовки справ до передачі на архівне зберігання та знищення;
- забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності;
- охорони службової інформації під час міжнародного співробітництва.
Зауважимо, що особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.
Ольга Савченко,
експерт Експертус: Кадри
Від редакції
Детальніше про нові вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, — в найближчих номерах журналу «Довідник секретаря та офіс-менеджера».
