НАДС наказом від 19.05.2020 № 77-20 (далі — Наказ № 77-20) змінило форму особової картки державного службовця.
НАДС зазначає (лист-роз’яснення від 25.06.2020 № 99-р/з), що з форми особової картки вилучили інформацію, яку не використовують при проходженні державної служби держслужбовцем. Також НАДС оптимізував структуру особової картки. Відомості, які постійно доповнюються, винесли в окремі додатки.
В новій формі особової картки відсутня інформація про:
- сімейний стан;
- рівень володіння іноземними мовами;
- рік вступу і закінчення вищого навчального закладу;
- науковий ступінь чи вчене звання;
- наявність наукових праць чи винаходів.
НАДС повідомляє, що особові картки державних службовців, заповнені за формами, що діяли до набрання чинності Наказом № 77-20, оновлювати не потрібно. Утім, якщо в державному органі функціонує інформаційна система управління людськими ресурсами (Картка, Кадри WEB та інші), за потреби можна оновити особові картки всіх державних службовців.
НАДС звертає увагу, що нову форму особової картки можна вести лише в електронному вигляді. Умови — наявність інформаційної системи управління людськими ресурсами та кваліфікованого електронного підпису.
Якщо в держоргані відсутня інформаційна система управління людськими ресурсами, особову картку заповнюють на комп’ютері. Заповнюйте особову картку шрифтом Times New Roman, розмір шрифту 12, міжрядковий інтервал 1. Заповнену особову картку роздрукуйте, підпишіть та зберігайте в особовій справі.
Щоб оновити особову картку або доповнити її новими відомостями можете повторно її заповнити, роздрукувати необхідні сторінки та замінити їх в особовій справі державного службовця.
НАДС підготувала також відповіді на поширені запитання служби управління персоналом державного органу.
В рамках спецперевірки направляють копію автобіографії. Новою формою особової картки не передбачено її подання!
Нова форма Особової картки державного службовця передбачає відмову від інформації, яку не використовують при проходженні державної служби, зокрема, автобіографії. Однак, механізм проведення спецперевірок та документів необхідних для такої перевірки передбачений постановою КМУ від 25.03.2015 № 171. Якщо перед призначенням на посаду держслужбовець повинен пройти спецперевірку, він обов’язково заповнює автобіографію.
Як призначати держслужбовців під час карантину
НАДС роз’яснив, що особові картки працюючих державних службовців, які заповнені за формами, що діяли раніше, оновлювати не потрібно. Яким чином обліковувати кредити ЄКТС та вносити їх до особової картки?
Наразі НАДС готує роз’яснення по цьому питанню, які будуть опубліковані на сайті.
Як нумерувати сторінки особової справи, якщо роздруковувати щоразу після внесення змін?
Яким чином, де зберігати особову картку в електронному вигляді з урахування вимог щодо захисту інформації?
Яким чином вносити зміни до електронної форми картки, а потім до паперової: терміни, уникнення дублювання роботи, особливо в багаточисленних колективах.
До Особової картки державного службовця та додатків до неї за потреби можна додавати необхідну кількість рядків та сторінок (наказ НАДС від 19.05.2020 № 77-20). Це дозволяє доповнювати або оновлювати інформацію не порушуючи існуючої нумерації та опису документів. Перед друком заповненої Особової картки передбачте і додайте ту кількість рядків та сторінок, які потрібні для подальшого належного ведення Особової картки.
За відсутності у державному органі інформаційної системи управління людськими ресурсами заповнену Особову картку роздрукуйте та зберігайте в особовій справі (з використанням власноручного підпису) у паперовому вигляді.
Якщо у державному органі наявна інформаційна система управління людськими ресурсами Особову картку зберігайте в особовій справі у такій інформаційній системі (з проставленням кваліфікованого електронного підпису). Такий порядок дозволяє зберігати Особову картку в особовій справі в інформаційній системі управління людськими ресурсами без необхідності ведення її паперового примірника.
Наразі НАДС розробляє зміни до наказу «Про затвердження Порядку ведення та зберігання особових справ державних службовців» від 22.03.2016 № 64, щоб привести у відповідність до сучасних облікових процесів, які застосовують в умовах діджиталізації державної служби.
Як надавати додаткову відпустку державним службовцям
Чи потрібно заповнювати особову картку для працюючих державних службовців?
Особові картки державних службовців, які вже були заповнені у державному органі за формами, що діяли до набрання чинності наказом НАДС від 19.05.2020 № 77-20, не потрібно оновлювати відповідно до нової форми (роз’яснення НАДС від 25 червня 2020 року № 99-р/з).
Від руки вже не заповнюємо картку, кожного разу друкуємо (наприклад відпустки, підвищення кваліфікації) і залучаємо в справу?
Щоб оновити або доповнити інформацію, яку зазначають у додатках 1-7 до Особової картки державного службовця, змініть відомості в Особовій картці в інформаційній системі управління людськими ресурсами або замініть відповідні сторінки в роздрукованій формі.
провідний експерт Експертус: Кадри
