Особова справа державного службовця

Формування особових справ державних службовців визначає Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом НАДС від 22.03.2016 № 64 (далі — Порядок № 64).

Опис документів в особовій справі державного службовця

Порядок № 64 не лише визначає перелік документів в особовій справі державного службовця, а й послідовність розміщення цих документів в особовій справі.

Особову справу для держаних службовців формують з таких документів і в такій послідовності (п. 2 розд. ІІ Порядку № 64):

• особова картка державного службовця встановленого зразка;
• текст Присяги державного службовця, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);
• копія паспорта державного службовця;
• копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
• копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
• копія трудової книжки (за наявності);
• копія військового квитка (за наявності);
• копії документів про надані пільги (за наявності);
• довідка (або її копія) про результати проведення спеціальної перевірки (у разі її проведення) відповідно до Закону України «Про запобігання корупції» від 14.10.2014 № 1700-VII (далі — Закон № 1700);
• довідка (або її завірена в установленому порядку копія) про результати проведення перевірки відповідно до Закону України «Про очищення влади» від 16.09.2014 № 1682-VII;
• заява про призначення на посаду (оформлюють власноруч і підписують із зазначенням дати (п. 6 розд. IV Порядку № 64);
• копія акта про призначення на посаду;
• витяг із протоколу засідання конкурсної комісії в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;
• копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);
• погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців.

Як вести особові картки державних службовців

Надалі в хронологічному порядку до особової справи за часом надходження додають такі документи:

• копії актів про зміни анкетних даних;
• копії документів про підвищення рівня професійної компетентності;

• біографічна довідка (за необхідності);
• матеріали оцінювання результатів службової діяльності;
• дисциплінарна справа.

Копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання та інші копії актів додають до особової справи за необхідності. Відповідну інформацію вносить працівник служби управління персоналом до особової картки державного службовця (п. 4 розд. ІІ Порядку № 64).

До особових справ держслужбовців не обов’язково додавати:

• заяву про переведення на іншу посаду в межах одного державного органу;
• наказ (розпорядження) про переведення на іншу посаду;
• наказ, розпорядження, копії указів, розпоряджень, постанови про присвоєння рангу державного службовця та заохочення.

Згідно з Постановою № 64 аркуші всіх документів в особових справах необхідно пронумерувати (п. 5 розд. ІІ Порядку № 64). Адже форма опису документів, вміщуваного на початку особової справи, передбачає зазначення номера початкової сторінки кожного документа.

Зразок опису документів особової справи держслужбовця

СКАЧАТИ

Кожну особову справу підшивають в окрему папку формату А4, на якій зазначають прізвище, ім’я, по батькові державного службовця, порядковий номер особової справи.

Облік особових справ державних службовців

Особову справу потрібно зареєструвати у Журналі обліку особових справ державних службовців (далі — Журнал) не пізніше тижневого строку з дня призначення на посаду.

Порядком № 64 було змінено форму Журналу. Зокрема, в Журналі фіксують дати початку та закінчення ведення особової справи державного службовця.

Систематизація особових справ

Систематизують особові справи у державних установах за одним із варіантів:

• в алфавітному порядку;
• за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису;
• за порядковими номерами відповідно до реєстрації у журналі обліку особових справ державних службовців (п. 9 розд. ІІ Порядку № 64).

 Відпустка частинами

Оскільки особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом, вимоги до їх зберігання — посилені.