Особова справа державного службовця

Формування особових справ державних службовців визначає Порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців, затверджений наказом НАДС від 22.03.2016 № 64 (далі — Порядок № 64).

Опис документів в особовій справі державного службовця

Порядок № 64 не лише визначає перелік документів в особовій справі державного службовця, а й послідовність розміщення цих документів в особовій справі.

Як складати накази

Опануєте правила, як складати різні види наказів, витяги з наказів і додатки до них, організуєте роботу з наказами. За прикладами внесете зміни до наказів

Ґайд для кадровика

Особову справу для держаних службовців формують з таких документів і в такій послідовності (п. 2 розд. ІІ Порядку № 64):

• особова картка державного службовця встановленого зразка;
• текст Присяги державного службовця, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);
• копія документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України;
• копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
• копії документів про вищу освіту, науковий ступінь (у разі наявності), вчене звання (у разі наявності);
• копія трудової книжки (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
• копія військово-облікового документа (у разi наявності);
• копії документів, які підтверджують належність державного службовця до категорії громадян, які мають додаткові гарантії (у разі наявності);
• довідка про результати проведення спецiальної перевiрки (у разі її проведення) вiдповiдно до Закону України «Про запобiгання корупцiї» від 14.10.2014 № 1700-VII або копія відповідної довідки;
• копії інших документів, необхідних для проходження служби, зокрема, відомості про склад сім’ї для дипломатичних службовців;
• довідка про результати проведення перевiрки вiдповiдно до Закону України «Про очищення влади» від 16.09.2014 № 1682-VII або її завірена в установленому порядку копія;
• заява про призначення на посаду;
• копія акта про призначення на посаду;
• витяг із протоколу засідання конкурсної комісії в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;
• копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду (у випадках, передбачених законодавством);
• погодження відповідних органів, передбачені законодавством для призначення на посади державних службовців;
• копія державного сертифіката про рівень володіння державною мовою (витяг з реєстру державних сертифікатів про рівень володіння державною мовою), що підтверджує рівень володіння державною мовою, визначений Національною комісією зі стандартів державної мови (у випадках, передбачених законодавством);
• примірник контракту про проходження державної служби (у разі укладення);
• оригінал особистого розпорядження відповідно до частини четвертої статті 1 Закону України «Про одноразову грошову допомогу за шкоду життю та здоров’ю, завдану працівникам об’єктів критичної інфраструктури, державним службовцям, посадовим особам місцевого самоврядування внаслідок військової агресії Російської Федерації проти України» (у разі складення).

Як вести особові картки державних службовців

Надалі в хронологічному порядку до особової справи за часом надходження додають такі документи:

• копії актів про зміни анкетних даних;

• біографічна довідка (за необхідності);
• матеріали оцінювання результатів службової діяльності (у разі потреби);
• завдання на строк випробування та звіт про їх виконання (у разі їх складання);
• акт передачі справ і майна (у разі звільнення з посади чи переведення на іншу посаду);
• копії розпорядчих документів про переведення на іншу посаду, про продовження строку перебування на державній службі та про припинення служби;
• дисциплінарна справа.

Копії документів про надання відпусток, заохочення, нагороди, почесні звання та інші копії актів додають до особової справи за необхідності. Відповідну інформацію вносить працівник служби управління персоналом до особової картки державного службовця (п. 4 розд. ІІ Порядку № 64).

До особових справ держслужбовців не обов’язково додавати:

• наказ, розпорядження, копії указів, розпоряджень, постанови про присвоєння рангу державного службовця та заохочення.

Згідно з Постановою № 64 аркуші всіх документів в особових справах необхідно пронумерувати (п. 5 розд. ІІ Порядку № 64). Адже форма опису документів, вміщуваного на початку особової справи, передбачає зазначення номера початкової сторінки кожного документа.

Зразок опису документів особової справи держслужбовця

СКАЧАТИ

Кожну особову справу підшивають в окрему папку формату А4, на якій зазначають прізвище, ім’я, по батькові державного службовця, порядковий номер особової справи.

Облік особових справ державних службовців

Особову справу потрібно зареєструвати у Журналі обліку особових справ державних службовців (далі — Журнал) не пізніше тижневого строку з дня призначення на посаду.

Порядком № 64 було змінено форму Журналу. Зокрема, в Журналі фіксують дати початку та закінчення ведення особової справи державного службовця.

Систематизація особових справ

Систематизують особові справи у державних установах за одним із варіантів:

• в алфавітному порядку;
• за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису;
• за порядковими номерами відповідно до реєстрації у журналі обліку особових справ державних службовців (п. 9 розд. ІІ Порядку № 64).

 Відпустка частинами

Оскільки особові справи державних службовців є документами з обмеженим доступом, вимоги до їх зберігання — посилені.