Ведение личных дел государственных служащих

Формирование личных дел государственных служащих определяет Порядок ведения и хранения личных дел государственных служащих, утвержденный приказом НАГС от 22.03.2016 № 64 (далее — Порядок № 64).

Состав документов личного дела государственного служащего

Порядок № 64 не только определяет перечень документов по личному делу государственного служащего, но и последовательность размещения этих документов по личному делу.

Личное дело для служащих формируют из таких документов и в такой последовательности (п. 2 разд. II Порядка № 64):

• личная карточка государственного служащего установленного образца;
• текст Присяги государственного служащего, скрепленный подписью государственного служащего (для лиц, впервые принятых на государственную службу);
• копия паспорта государственного служащего;
• копия учетной карточки налогоплательщика (кроме физических лиц, которые через свои религиозные убеждения отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
• копии документов об образовании, ученая степень, ученое звание;
• копия трудовой книжки (при наличии);
• копия военного билета (в случае наличия);
• копии документов о предоставленных льготах (в случае наличия);
• справка (или ее копия) о результатах проведения специальной проверки (в случае ее проведения) в соответствии с Законом Украины «О предотвращении коррупции» от 14.10.2014 № 1700-VII (далее — Закон № 1700);
• справка (или заверенная в установленном порядке копия) о результатах проведения проверки в соответствии с Законом Украины «Об очищении власти» от 16.09.2014 № 1682-VII;
• заявление о назначении на должность (оформляют собственноручно и подписывают с указанием даты (п. 6 разд. IV Порядка № 64);
• копия акта о назначении на должность;
• выписка из протокола заседания конкурсной комиссии в случае, если назначение осуществляется по результатам конкурса;
• копия акта органа высшего уровня о назначении на должность (в случаях, предусмотренных законодательством);
• согласование соответствующих органов, предусмотренных законодательством для назначения на должности государственных служащих.

Як вести особові картки державних службовців

По времени поступления к личному делу госслужащего необходимо добавлять следующие документы:

• копии актов об изменениях анкетных данных;
• копии документов о повышении уровня профессиональной компетентности;
• биографическая справка (по необходимости);
• материалы оценки результатов служебной деятельности;
• дисциплинарное дело.

Копии документов о предоставлении отпусков, поощрения, награды, почетные звания и другие копии актов прилагаются к личному делу при необходимости. Соответствующую информацию вносит работник службы управления персоналом в лицевую карточку государственного служащего (п. 4 разд. ІІ Порядка № 64).

К личному делу госслужащего не обязательно прилагать такие документы, как:

• заявление о переводе на другую должность в пределах одного государственного органа;
• приказ (распоряжение) о переводе на другую должность;
• приказ, распоряжение, копии указов, распоряжений, постановления о присвоении ранга государственного служащего и поощрение.

Все листы личного дела госслужащего необходимо нумеровать (п. 5 разд. ІІ Порядка № 64). Поскольку в форме описи документов, помещенной в начале личного дела, нужно указание номер начальной страницы каждого документа.

Образец описания документов личного дела госслужащего

СКАЧАТЬ

Каждое личное дело подшивают в отдельную папку формата А4, на которой указывают фамилию, имя, отчество государственного служащего, порядковый номер личного дела.

Учет личных дел государственных служащих