керівник експертної групи «Експертус Кадри» Цифрового видавництва Експертус, Київ
Служба управления персоналом государственного органа уделяет много времени работе с личными делами государственных служащих. Чтобы сэкономить время кадровикам, мы подготовили список документов и порядок ведения личных дел госслужащих.
Состав документов личного дела государственного служащего
Порядок № 64 не только определяет перечень документов по личному делу государственного служащего, но и последовательность размещения этих документов по личному делу.
Опануєте правила, як складати різні види наказів, витяги з наказів і додатки до них, організуєте роботу з наказами. За прикладами внесете зміни до наказів
текст Присяги государственного служащего, скрепленный подписью государственного служащего (для лиц, впервые принятых на государственную службу);
копия документа, удостоверяющего личность и подтверждающего гражданство Украины;
копия учетной карточки налогоплательщика (кроме физических лиц, которые через свои религиозные убеждения отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
копии документов о высшем образовании, ученой степени (при наличии), ученом звании (при наличии);
копия трудовой книжки (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования;
копия военно-учетного документа (при наличии);
копии документов, подтверждающих принадлежность государственного служащего к категории граждан, имеющих дополнительные гарантии (при наличии);
выписка из протокола заседания конкурсной комиссии в случае, если назначение осуществляется по результатам конкурса;
копия акта органа высшего уровня о назначении на должность (в случаях, предусмотренных законодательством);
согласование соответствующих органов, предусмотренных законодательством для назначения на должности государственных служащих;
копия государственного сертификата об уровне владения государственным языком (выписка из реестра государственных сертификатов об уровне владения государственным языком), что подтверждает уровень владения государственным языком, определенный Национальной комиссией по стандартам государственного языка (в случаях, предусмотренных законодательством);
экземпляр контракта о прохождении государственной службы (при заключении);
По времени поступления к личному делу госслужащего необходимо добавлять следующие документы:
копии актов об изменениях анкетных данных;
биографическая справка (по необходимости);
материалы оценки результатов служебной деятельности (по необходимости);
задание на срок испытания и отчет об их выполнении (при их составлении);
акт передачи дел и имущества (в случае освобождения от должности или перевода на другую должность);
копии распорядительных документов о переводе на другую должность, о продлении срока пребывания на государственной службе и о прекращении службы;
дисциплинарное дело.
Копии документов о предоставлении отпусков, поощрения, награды, почетные звания и другие копии актов прилагаются к личному делу при необходимости. Соответствующую информацию вносит работник службы управления персоналом в лицевую карточку государственного служащего (п. 4 разд. ІІ Порядка № 64).
К личному делу госслужащего не обязательно прилагать такие документы, как:
Порядок № 64 не предусматривает приобщения к личным делам заявления и приказа (распоряжения) об увольнении государственного служащего, хотя этот шаг целесообразный.
Все листы личного дела госслужащего необходимо нумеровать (п. 5 разд. ІІ Порядка № 64). Поскольку в форме описи документов, помещенной в начале личного дела, нужно указание номер начальной страницы каждого документа.
Образец описания документов личного дела госслужащего
Каждое личное дело подшивают в отдельную папку формата А4, на которой указывают фамилию, имя, отчество государственного служащего, порядковый номер личного дела.
