Ведение личных дел государственных служащих

RU UA
Автор
керівник експертної групи Експертус Кадри
Служба управления персоналом государственного органа уделяет много времени работе с личными делами государственных служащих. Чтобы сэкономить время кадровикам, мы подготовили список документов и порядок ведения личных дел госслужащих.

Формирование личных дел государственных служащих определяет Порядок ведения и хранения личных дел государственных служащих, утвержденный приказом НАГС от 22.03.2016 № 64 (далее — Порядок № 64).

Внимание!

Личные дела государственных служащих не подпадают под действие пункта 12 главы 2 раздела IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Состав документов личного дела государственного служащего

Порядок № 64 не только определяет перечень документов по личному делу государственного служащего, но и последовательность размещения этих документов по личному делу.

Личное дело для служащих формируют из таких документов и в такой последовательности (п. 2 разд. II Порядка № 64):

  • личная карточка государственного служащего установленного образца;
  • текст Присяги государственного служащего, скрепленный подписью государственного служащего (для лиц, впервые принятых на государственную службу);
  • копия паспорта государственного служащего;
  • копия учетной карточки налогоплательщика (кроме физических лиц, которые через свои религиозные убеждения отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте);
  • копии документов об образовании, ученая степень, ученое звание;
  • копия трудовой книжки (при наличии);
  • копия военного билета (в случае наличия);
  • копии документов о предоставленных льготах (в случае наличия);
  • справка (или ее копия) о результатах проведения специальной проверки (в случае ее проведения) в соответствии с Законом Украины «О предотвращении коррупции» от 14.10.2014 № 1700-VII (далее — Закон № 1700);
  • справка (или заверенная в установленном порядке копия) о результатах проведения проверки в соответствии с Законом Украины «Об очищении власти» от 16.09.2014 № 1682-VII;
  • заявление о назначении на должность (оформляют собственноручно и подписывают с указанием даты (п. 6 разд. IV Порядка № 64);
  • копия акта о назначении на должность;
  • выписка из протокола заседания конкурсной комиссии в случае, если назначение осуществляется по результатам конкурса;
  • копия акта органа высшего уровня о назначении на должность (в случаях, предусмотренных законодательством);
  • согласование соответствующих органов, предусмотренных законодательством для назначения на должности государственных служащих.

Як вести особові картки державних службовців

По времени поступления к личному делу госслужащего необходимо добавлять следующие документы:

  • копии актов об изменениях анкетных данных;
  • копии документов о повышении уровня профессиональной компетентности;
  • биографическая справка (по необходимости);
  • материалы оценки результатов служебной деятельности;
  • дисциплинарное дело.

Копии документов о предоставлении отпусков, поощрения, награды, почетные звания и другие копии актов прилагаются к личному делу при необходимости. Соответствующую информацию вносит работник службы управления персоналом в лицевую карточку государственного служащего (п. 4 разд. ІІ Порядка № 64).

К личному делу госслужащего не обязательно прилагать такие документы, как:

Внимание!

Порядок № 64 не предусматривает приобщения к личным делам заявления и приказа (распоряжения) об увольнении государственного служащего, хотя этот шаг целесообразный.

Все листы личного дела госслужащего необходимо нумеровать (п. 5 разд. ІІ Порядка № 64). Поскольку в форме описи документов, помещенной в начале личного дела, нужно указание номер начальной страницы каждого документа.

Образец описания документов личного дела госслужащего

Образец описания документов личного дела госслужащего

СКАЧАТЬ

Каждое личное дело подшивают в отдельную папку формата А4, на которой указывают фамилию, имя, отчество государственного служащего, порядковый номер личного дела.

Учет личных дел государственных служащих

Личное дело следует зарегистрировать в Журнале учета личных дел государственных служащих (далее — Журнал) не позднее недельного срока со дня назначения на должность.
Порядком №64 была изменена форма Журнала. В частности, в журнале фиксируют даты начала и окончания ведения личного дела государственного служащего.

Систематизация личных дел

Систематизируют личные дела в государственных учреждениях по одному из вариантов:
  • в алфавитном порядке;
  • за структурными подразделениями в соответствии со штатным расписанием;
  • по порядковым номерам в соответствии с регистрацией в журнале учета личных дел государственных служащих (п. 9 разд. ІІ Порядка № 64).
Поскольку личные дела государственных служащих являются документами с ограниченным доступом, требования к их хранению усилены.


зміст

Як скласти номенклатуру справ кадрової служби на 2025 рік

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді