ФСС з ТВП в листі від 02.06.2014 № 5.2-32-1264 роз’яснив, як має діяти роботодавець у разі втрати листка непрацездатності внаслідок форс-мажорних обставин після оплати та хто несе відповідальність за втрату первинної документації по халатності.
Відповідно до пункту 21 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 № 1266, якщо застрахована особа працює за сумісництвом, страхові виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами та оплата перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця здійснюються на підставі копії листка непрацездатності, виданого в установленому порядку, завіреної підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи та довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи.
Якщо застрахована особа працює на кількох роботах за сумісництвом, для призначення страхової виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця додатково до документів, зазначених в абзаці першому цього пункту, додаються довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом.
Якщо листок непрацездатності загублений внаслідок форс-мажорних обставин після оплати, то дії суб'єкта господарювання у разі втрати первинної документації визначені в пункті 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі - Положення № 88). Так, у випадку втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх втрати або знищення.
З метою відновлення первинної документації, загубленої в результаті форс-мажорних обставин, необхідно отримати офіційні довідки відповідних органів про настання таких обставин та звернутися із заявою до свого відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі - Фонд) з проханням надати копії всіх втрачених звітів. До заяви доцільно додати підтверджуючі документи, зокрема, наприклад, довідку органу пожежної служби та акт комісії з переліком втрачених документів із зазначенням причин їх втрати.
Оскільки відповідно до пункту 1.14 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров'я України від 13.11.2001 № 455, новий листок непрацездатності з позначкою «дублікат» видається тільки на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги по тимчасовій непрацездатності не здійснювалася, то від медичного закладу, за відповідно оформленим запитом, можна отримати тільки реєстр виданих документів, який засвідчить тимчасову непрацездатність (вагітність та пологи) працівників підприємства.
На підставі отриманих копій документів підприємство повинне відновити оригінали власних вихідних первинних документів; сформувати журнали господарських операцій та регістри бухгалтерського обліку.
Чинне законодавство не передбачає механізмів відновлення листка непрацездатності внаслідок втрати через недбалість посадових осіб після його оплати, але передбачає правила і терміни зберігання первинних документів і відповідальність посадових осіб з причини їх втрати.
Відповідно до пункту 6.2 Положення № 88 первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх збереження.
Відповідно до наказу від 15.04.2005 № 162 Міністерства охорони здоров'я України «Про забезпечення бланками листків непрацездатності» листки непрацездатності необхідно зберігати як бланки суворої звітності.
За порушення процедури зберігання та знищення бухгалтерських документів чинним законодавством передбачена адміністративна та кримінальна відповідальність.
Отже, відновлення листка непрацездатності після його оплати в результаті втрати через недбалість посадових осіб чинним законодавством не передбачено, і відповідальність за недбалість, згідно з чинним законодавством, несуть посадові особи підприємства.
Підготувала Марина Маслюк,
головний редактор газети «Ранкові Новини Кадровика» «Експертус Кадри», провідний редактор порталу prokadry.com.ua
