Державну реєстрацію смерті проводить орган державної реєстрації актів цивільного стану на підставі:
- документа про смерть встановленої форми, виданого закладом охорони здоров’я або судово-медичною установою;
- рішення суду про встановлення факту смерті особи в певний час або про оголошення її померлою (ст. 17 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану»).
Як визначають Правила державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 жовтня 2000 року № 52/5 (далі –– Правила), здійснити державну реєстрацію смерті можна на підставі документів:
- лікарське свідоцтво про смерть –– форма № 106/о;
- фельдшерська довідка про смерть –– форма № 106-1/о;
- лікарське свідоцтво про перинатальну смерть –– форма № 106-2/о;
- рішення суду про оголошення особи померлою;
- рішення суду про встановлення факту смерті особи в певний час;
- повідомлення державного архіву або органів Служби безпеки України у разі реєстрації смерті осіб, репресованих за рішенням несудових та судових органів;
- повідомлення установи виконання покарань або слідчого ізолятора, надіслане разом з лікарським свідоцтвом про смерть (п. 1 гл. 5 розд. III Правил).
Державну реєстрацію факту смерті, що відбулася на території, на якій введений воєнний чи надзвичайний стан, або на тимчасово окупованій території України, що визначена такою відповідно до законодавства, проводять органи ДРАЦС на підставі рішення суду про встановлення факту смерті на такій території. Рішення має бути винесене в порядку окремого провадження за спрощеною процедурою, передбаченою статтею 317 Цивільного процесуального кодексу України (ЦПК).
Якщо родичі померлого мешкають у регіоні, де не мають можливості звернутися до відділів ДРАЦС, тобто на території, де державні органи не здійснюють своїх повноважень через військові дії, вони можуть звернутися через представника, що має повноваження відповідно до нотаріально посвідченій довіреності (ст. 244 Цивільного кодексу України), або адвоката.
Якщо немає підстав для державної реєстрації смерті, зокрема відсутній документ належної форми, відділ державної реєстрації актів цивільного стану складає письмову відмову у проведенні державної реєстрації смерті, де викладає причини, через які не може провести таку реєстрацію –– на прохання заявника. У такому разі зареєструвати смерть на тимчасово окупованій території можна буде на підставі рішення суду про встановлення факту смерті особи.
07 травня 2022 року набрав чинності Закон України від 21 квітня 2022 року № 2217-IX «Про внесення змін до деяких законів України щодо регулювання правового режиму на тимчасово окупованій території України». Відповідно до змін, які він вніс до частини третьої статті 9 Закону України «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території України», будь-який акт (рішення, документ), виданий органами та/або особами, передбаченими частиною другою цієї статті, є недійсним і не створює правових наслідків. Винятком є документи документів, що підтверджують факт народження, смерті, реєстрації (розірвання) шлюбу особи на тимчасово окупованій території, які додають до заяви про державну реєстрацію відповідного акта цивільного стану.
✍️ Зразки документів для кадровикаЗаяву про встановлення факту смерті особи на території, на якій введено воєнний чи надзвичайний стан, або на тимчасово окупованій території України, визначеній такою відповідно до законодавства, можуть подати члени сім’ї померлого, їхні представники або інші заінтересовані особи, якщо встановлення факту смерті особи впливає на їхні права, обов’язки чи законні інтереси (абз. 2 ч. 1 ст. 317 ЦПК). Вони мають звернутися до будь-якого місцевого суду України, що здійснює правосуддя, незалежно від свого місця проживання (перебування).
У заяві про встановлення факту смерті на тимчасово окупованій території потрібно вказати:
- який факт і з якою метою заявник просить встановити;
- причини неможливості одержання або відновлення документів, що посвідчують цей факт;
- докази, що підтверджують факт;
- докази, що підтверджують викладені заявником обставини –– письмові свідчення очевидців, фото з місця поховання, медичні документи про смерть тощо;
- довідка про неможливість відновлення втрачених документів –– письмова відмова органів державної реєстрації актів цивільного стану;
- копія документа, що посвідчує особу та реєстраційний номер облікової картки платника податків (ст. 318 ЦПК).
Доказами, що посвідчують факт смерті, є:
- фото, відео обставин, за яких особа загинула, з місця захоронення особи;
- показання свідків ––– особисті або нотаріально засвідчені;
- виписки зі списку загиблих осіб, які вели органи місцевої влади;
- довідка або відповідь на звернення, що родич/родичка загиблої особи зверталася до МНС із запитом щодо надання невідкладної медичної допомоги;
- витяг з ЄРДР, що містить відомості щодо загибелі особи внаслідок військових дій;
- відповіді з Прокуратури або СБУ –– якщо немає витяга з ЄРДР;
- акт про настання смерті, довідки з військових частин тощо –– у разі загибелі військовослужбовців).
Докази потрібно подати в оригіналі або в копії, засвідченій у встановленому законодавством порядку, із зазначенням особи, яка має оригінал відповідного документу. Такі докази вважаються поданими належним чином (ч. 2, 4, 5 ст. 95 ЦПК). Учасник справи може засвідчити копію письмового доказу своїм підписом, лише якщо його оригінал має учасник справи.
Заяву про встановлення факту смерті особи на тимчасово окупованій території України можна подати через Державну систему електронної ідентифікації «Електронний суд». Її потрібно скріпити електронним підписом заявника чи його представника (КЕП).
Заявники у справах за заявами про встановлення факту смерті, що подані у зв’язку з воєнним, надзвичайним станом; збройною агресією, збройним конфліктом, тимчасовою окупацією території України, надзвичайними ситуаціями природного чи техногенного характеру, звільняються від сплати судового збору під час розгляду справ (п. 21 ч. 1 ст.5 Закону України «Про судовий збір»).
Справи про встановлення факту смерті особи на території, де введений воєнний чи надзвичайний стан, або на тимчасово окупованій території України, що визначена такою відповідно до законодавства, розглядають невідкладно з дня отримання відповідної заяви судом. Утім, з огляду на завантаженість судді чи день подачі заяви термін може бути різним. Здебільшого справу розглядають упродовж 1–5 днів.
За матеріалами Безоплатної правової допомоги
